ERP und CMDB

Viele Unternehmen betrachten interne Prozesse noch immer getrennt. Während eingesetzte ITSM-Werkzeuge ganz auf die IT-Prozesse spezialisiert sind, werden Geschäftsprozesse im ERP-System abgebildet. Das Problem: die Verantwortlichen schreiben dem ERP-System häufig eine höhere Bedeutung zu. Das ist leicht zu verstehen. Von der Buchhaltung über die Kundenverwaltung und das Bestellwesen bis zur Mitarbeiterverwaltung: So gut wie alles wird im ERP-System abgebildet.

Die naheliegende Idee: Aus dem ERP-System eine CMDB machen. Gemeint ist hier in erster Linie der Anwendungsfall des Asset-Managements, also das Verwalten von Software, Lizenzen und Hardware. Der Gedanke ist aus zwei Gründen verlockend. Einerseits würden für diesen Schritt nur einige individuelle Erweiterungen benötigt. Andererseits winkt die Kostenersparnis. Schließlich könnte ein System beide Aufgaben übernehmen. Warum die Idee dennoch nicht so gut ist, wie sie scheint, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Der Unterschied zwischen CMDB und ERP

Grundsätzlich werden beide Systeme effektiv für die Verwaltung von Betriebsmitteln genutzt. Der Schwerpunkt eines ERP-Systems liegt in der Verwaltung von Betriebsmitteln in den Geschäftsprozessen. Dies umfasst – je nach Lösung – das Finanz- und Rechnungswesen, Marketing und Materialwirtschaft, Lieferantenmanagement und Lagerhaltung sowie Personalwirtschaft und Stammdatenverwaltung. Ein ERP-System wird eingesetzt, um die Geschäftsprozesse Einkauf / Verkauf / Lagerung / Büro- und Personalwirtschaft bestmöglich zu unterstützen und abzubilden.

Bei einer CMDB liegt der Schwerpunkt auf dem IT Asset Management und der Verknüpfung von Informationen. Die CMDB ist zuständig für die Dokumentation von Hardware, Software und Lizenzen. Daten zu Verkabelungen sind hier ebenso zu finden. Und die Realisierung eines IP Adress-, Data- und / oder Capacity Managements erfolgt ebenfalls auf Basis der CMDB-Daten. Der technische Fokus der CMDB ist klar zu erkennen.

Beide Systeme speichern Informationen und verknüpfen diese mit anderen Daten. Die Überlegung: Ist es nicht sinnvoll, das reichlich befüllte ERP-System zu einer CMDB zu erweitern und als solche einzusetzen?

Das vorhandene ERP als CMDB nutzen

Die CMDB mit dem ERP verbinden

Aus unternehmerischer Sicht ist die Vorstellung verlockend. Schließlich können die Kosten für ein weiteres System eingespart werden. Aber die Idee ist nicht so gut, wie sie scheint.

Grundsätzliche Funktionen für die Dokumentation von Verträgen, Lieferanten und Assets sind zwar gegeben. Eine CMDB muss jedoch mehr leisten als nur Assets zu erfassen. Sie muss in erster Linie tiefgreifende technische Informationen liefern und verschiedene Konfigurationen eines Assets abbilden. Betrachten wir die Kabelverbindungen von einem Switch im Serverschrank zu verschiedenen Servern. Dieses sehr einfache Szenario, das eine Basisfunktion einer jeden CMDB darstellt, wird im ERP-System zur Mammutaufgabe. 

Nicht nur die Verbindungen müssen dokumentiert werden, sondern auch die Konfigurationen der Switchports. Ebenso müssen Sie jede Konfigurationsänderung nachvollziehen können. Ein ERP System stößt hier schnell an seine Grenzen, da es nur mit einfachen logischen Verknüpfungen arbeitet. Ihm fehlen grundlegende technische Dokumentationsfunktionen, da das Einsatzgebiet ein völlig anderes ist. 

Die Erfahrung aus vielen Projekten zeigt: So gut wie alle diese Projekte enden letztlich als Schnittstelle zu einer spezialisierten Software. Denn bereits kurze Zeit nach der Umsetzung wird klar: Die Zahl der Anwendungsfälle geht weit über das hinaus, was zu Beginn des Projektes erwartet wurde. Das ERP-Projekt wird endlos. Es wird zum Budgetfresser, zum Super-GAU beim nächsten Releasewechsel.

Ein weiteres Problem: ERP-Systeme verfügen in der Regel nicht über die notwendigen Schnittstellen, um als vollwertige CMDB genutzt werden zu können. Ein Datenimport aus Netzwerk-Discovery oder Monitoring ist üblicherweise nicht vorgesehen, weil ERP-Systeme für diese Szenarien nicht konzipiert wurden.

Möchten Sie einen hohen Grad der Automatisierung erreichen, ist eine Anbindung dieser Systeme jedoch nicht zu umgehen. Wenn Sie sich mit der Idee einer ERP-CMDB angefreundet haben, sind das keine guten Nachrichten. Wir möchten Ihnen jedoch einen Ausweg vorstellen.

Die CMDB mit Daten aus dem ERP erweitern

Oft findet die Ersterfassung der IT-Assets schon bei der Bestellung statt. Spätestens bei der Lieferung tauchen sie im ERP-System auf. Hier aus einer Sammelbestellung die entsprechenden Einzelkomponenten zu generieren und diese gleich zu verwalten, erscheint nicht schwer. Das Datenmodell der ERP-Software erlaubt mitunter die Erweiterung um eigene Attribute und das Herstellen von Relationen. 

Im ersten Schritt müssen Sie die Informationen identifizieren, die übernommen werden sollen. Das können z. B. Produktbezeichnungen, Artikelnummern, Preise, Name des Lieferanten, Datum des Kaufs oder der Lieferung sein.

Nun sollten Sie prüfen, auf welchem Weg die Daten vom ERP-System in die CMDB gelangen. Viele Lösungen bieten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte im CSV-Format zu exportieren. Gegebenenfalls kann dieser Report automatisch versendet oder auf einem Ziellaufwerk gespeichert werden. Von dort kann die CMDB ihn regelmäßig und automatisiert importieren. 

Prüfen Sie, ob die jeweiligen Geräte über eine eindeutige Identifikationsnummer (z. B. Seriennummer, Inventarnummer o. ä.) verfügen. So beugen Sie einer doppelten Erstellung der Assets vor. Sollte ihr ERP-System über eine API verfügen, prüfen Sie, ob die Anbindung über die JSON-RPC Schnittstelle möglich ist.

Ganz gleich für welche Variante Sie sich entscheiden, Ihre Mitarbeiter und Prozesse werden von einem automatisierten Datenaustausch profitieren.

Ein Anwendungsfall aus der Praxis

Folgender Anwendungsfall zeigt auf, wie eine CMDB-Anbindung die Geschäfts- und Serviceprozesse unterstützt. 

Der Prozess startet mit der Bestellung neuer Notebooks und Monitore über das ERP-System bei einem Lieferanten. Mit dem Absenden der Bestellung werden die Artikel im ERP angelegt. Üblicherweise werden alle Daten zur Bestellung gespeichert und können erneut eingesehen werden. Das gehört zweifelsfrei zu den Standardfunktionalitäten eines jeden ERP-Systems. 

Das Problem: Die bestellte Ware wird erst durch das IT-Personal in die CMDB eingepflegt. Die Kollegen aus der IT-Abteilung haben bis zum Eintreffen der neuen Geräte keine Kenntnis über den Status der Bestellung.

Unser Ziel: Die bestellten Geräte sollen automatisch mit vorhandenen Informationen aus dem ERP-System in der CMDB angelegt werden.

Für unseren automatisierten Prozess müssen wir im ersten Schritt die Daten und Schnittstellen ermitteln. Kurz gesagt: Welche Informationen sollen in die CMDB übernommen werden und wie gelangen diese dorthin? 

i-doit verfügt sowohl über eine integrierte REST-API als auch über die Möglichkeit CSV-Dateien zu importieren. Also prüfen wir, über welche Schnittstellen das ERP-System verfügt. Erst wenn wir ermittelt haben, welche Möglichkeiten des Informationsaustausches bestehen, können wir den Prozess planen.

Identifikation und Mapping der Daten

Den Bestelldaten aus dem ERP-System können wir bereits verschiedene Informationen entnehmen. Für die Übernahme in die CMDB sind Artikelbezeichnung, Menge, Bestelldatum, Lieferdatum, Lieferant und Sachbearbeiter entscheidend. 

Sollte das ERP-System über eine API verfügen, ist mit etwas Konfigurationsaufwand ein direkter Export beim Ausführen der Bestellung möglich. Im anderen Falle könnten die Informationen mithilfe eines Reports oder durch eine SQL-Query direkt aus der Datenbank erzeugt werden. Die Informationen würden dann folgendermaßen gemapped werden.

ERP CMDB
Status “Bestellt” CMDB-Status “Bestellt”
Artikelbezeichnung Objekt-Titel
Bestelldatum Kategorie Buchhaltung: Bestelldatum
Lieferant als Kontaktzuweisung über die Bezeichnung
Kategorie Buchhaltung: “Eingekauft bei”
Liefermenge Anzahl der zu erstellenden Objekte
Bearbeiter Kontaktzuweisung “Ansprechpartner”

Grundlegende Informationen zu den Assets werden somit aus dem ERP System übertragen. Es gibt nur ein Problem: Weder das ERP-System noch die CMDB hat Informationen darüber, um welche Art von Geräten es sich bei der Bestellung handelt. Eine Möglichkeit ist, gängige Begriffe wie z. B. “Display” in der Artikelbezeichnung auf die Objektkategorie “Monitor” zu mappen. Diese Methode ist jedoch wenig verlässlich. Die Zahl der Variablen und somit Konstellationen ist viel zu groß. Auf diesem Weg automatisch einen Objekttyp zu bestimmen, ist nicht ratsam. Aber für alle Probleme gibt es eine Lösung.

Variante 1: Wir fügen im ERP System ein zusätzliches Feld hinzu. In dieses trägt der Bearbeiter im Einkauf für die bestellten Artikel den richtigen Objekttyp ein. Diese Informationen werden dann gleich beim Import übernommen.

Variante 2: Wir erstellen für neu angelegte Objekte einen neuen Objekttyp und benennen diese z. B. als “Bestellte Ware”. Jeder neu bestellte Artikel wird nun automatisch in dieser Kategorie angelegt. Die IT-Administratoren müssen nun den angelegten Objekten selbstständig den richtigen Objekttyp – wie z. B. Client, Server oder Monitor – zuweisen. In diesem Prozessschritt können Sie die Geräte auch gleich einem Auftrag, Projekt oder Kunden zuweisen.

Welche Variante Sie wählen, hängt stark von der Art und Weise ab, wie Sie und Ihr Team arbeiten möchten. Grundsätzlich ist die Entwicklung eines Prozesses jedoch immer nach folgendem Schema sinnvoll:

  • Ermittlung der Schnittstellen zum Im- und Export von Daten in beiden Systemen.
  • Identifikation der zu übertragenden Daten
  • Daten in ein für den Import geeignetes Format bringen bzw. die dafür notwendige Konfiguration umsetzen.
  • Einrichtung, Test und Abnahme der Konfiguration zur Automation
  • Regelmäßige Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung
Pattrick Bluhm - Mit-Autor des i-doit Blogs

Der Autor

Pattrick Bluhm ist ein zertifizierter IT-Projektmanager im Bereich ITSM, IT-Dokumentation und CMDB. Er konzipiert und realisiert Dokumentationsprojekte mit i-doit für mittelständische Unternehmen in der DACH-Region. Im Jahr 2020 veröffentlichte er das Buch "IT-Dokumentation - Projekte erfolgreich umsetzen".

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