Unabhängig von der Größe der Unternehmen haben beinahe alle i-doit-Kunden ihre IT-Dokumentation vorher “klassisch” mit Microsoft Excel realisiert. Die Informationen, die in den Exceltabellen dokumentiert sind, wurden im Laufe der Zeit mit großem Aufwand manuell gesammelt und zusammengestellt. Probleme tauchen jedoch bei dieser Art der Dokumentation spätestens dann auf, wenn mehrere Mitarbeiter mit den Exceltabellen gemeinsam arbeiten sollen.

Es gibt keine Versionierung und keinen zentralen Zugriff auf die Dokumente. Änderungen in einer Exceltabelle sind so nur schwer nachvollziehbar. Werden mehrere Tabellen von unterschiedlichen Mitarbeitern geführt, entstehen meist uneinheitliche und inkonsistente Daten. Und wenn die Tabellen dann noch mit externen Dokumenten verknüpft sind, wird die Dateisammlung umso unzuverlässiger.

Diese Probleme lassen sich mit i-doit vermeiden. Sämtliche erfassten Daten werden in i-doit in einer zentralen Datenbank abgelegt. Alle Mitarbeiter mit einem Zugang zum System haben somit Zugriff auf den selben Datenbestand. Das allein macht i-doit bereits zu dem Werkzeug für die IT-Dokumentation im Team.

Die geleistete Arbeit, die sich in den Exceltabellen verbirgt, ist jedoch zu wertvoll, um einfach ersetzt zu werden. Damit diese Leistung nicht verloren geht, können Tabellen in i-doit überführt werden. Dazu wurde das System mit einer Funktion zum Import von CSV-Dateien versehen. Diese Methode funktioniert also auch, wenn für die IT-Dokumentation nicht Excel genutzt wurde, sondern z .B. LibreOffice oder OpenOffice.

Beispiel: Kontaktliste

Mit dem CSV-Import lassen sich einfache Tabellen wie eine Kontaktliste in i-doit importieren. In einer solchen Liste können sich die Vor- und Zunamen sowie die entsprechenden Benutzernamen befinden. In i-doit kann diese Liste nun einfach importiert werden. 

Bevor die Daten übernommen werden, gibt der Anwender mittels eines einfachen Mappings bekannt, welche Art von Daten sich in den einzelnen Spalten der Excel-Tabelle befinden.
Im Beispiel der Kontaktliste kann so für jede Zeile der Tabelle ein neues Objekt “Person” angelegt werden, dem direkt der Name der Person sowie der jeweilige Benutzername mitgegeben werden.

 

Komplexere Tabellen

Die in Unternehmen genutzten Exceltabellen zur IT-Dokumentation sind jedoch meist sehr viel komplexer aufgebaut als eine einfache Kontaktliste. Auch in diesem Falle können Sie – mit entsprechender Vorarbeit – die bereits gesammelten Daten in Ihre i-doit-Installation übernehmen.

Als weiteres Beispiel dient uns hier eine Liste mit Client-PCs, die jeweils einem Nutzer zugeordnet sind. In dieser Liste befinden sich die Namen der Benutzer, die Kennungen der PCs und zusätzliche Angaben wie Computermodell, Hersteller und Seriennummer. Darüber hinaus ist jedoch in der Tabelle auch noch vermerkt, welche IP-Adresse einem PC zugeordnet ist, in welchem Raum er sich befindet und welche Anwendungen auf dem jeweiligen Computer installiert sind.

In einem solchen komplexeren Fall haben wir es mit verschiedenen Objektkategorien zu tun. Dennoch verläuft der Import dieser Daten kaum anders als im ersten einfachen Beispiel mit der Kontaktliste.

Auch bei einer solch komplexen Exceltabelle ist die Feldzuordnung in i-doit der erste Schritt vor dem Import. In diesem Schritt können die bereits im System angelegten Benutzer mit den neu zu importierenden Daten verknüpft werden. Alle Objekte, die noch nicht in i-doit hinterlegt sind, können im Rahmen des Imports automatisch erzeugt werden. Dies führt dazu, dass bestehende Datensätze aktualisiert werden, während noch nicht existente Daten neu hinzugefügt werden.

Ist die Zuordnung einmal vollständig, kann dieser Vorgang später regelmäßig und auch automatisiert durchgeführt werden. Dazu wird die aktuelle Zuordnung einfach als Vorlage in i-doit gespeichert. Diese Vorlage kann später über das Kommandozeilenwerkzeug

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