i-doit um Wiki-Funktionen erweitern

i-doit ist ein großartiges Tool für die Dokumentation von IT-Infrastrukturen. Es kann jedoch auch zu einem Onlinewiki erweitert werden, das Mitarbeitern Anweisungen und Best Practices liefert, um z.B. bei Störungen zu unterstützen. So kann i-doit im gesamten Intranet vielseitig eingesetzt werden und das vorhandene Wissen Ihrer Mitarbeiter nutzen. Wikis fördern zudem die Unternehmenskultur, da alle Beteiligten vom Wissen der anderen profitieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit wenigen Handgriffen ein Wiki in i-doit einrichten.

Wiki Felder nach eigenen Anforderungen erstellen

Zum Einrichten einer eigenen Wiki Kategorie wechseln Sie in die Verwaltung und öffnen den Menüpunkt CMDB-Einstellungen -> Benutzerdefinierte Kategorien. Hier erstellen Sie nun eine neue Kategorie. In diesem Beispiel nennen wir die Kategorie “Knowledgebase”. Bezeichnungen wie “Hilfecenter” oder “Dokumentationen” sind geeignete Alternativen.

Unter Objekttypen wählen Sie die Objekttypen, in denen die neue Kategorie genutzt wird. Die Option Multi-Value setzen Sie auf “Ja”. So ist es möglich, später mehrere Einträge hinzuzufügen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie dort verschiedene Themen behandeln bzw. verschiedene Hilfestellungen geben.

Nun definieren Sie die Felder, die Sie für die Knowledgebase benötigen. Beginnen Sie mit einem Feld, in dem Sie später die Kategorie für den Eintrag festlegen. Das gibt den Mitarbeitern schneller eine Übersicht, wenn eine große Anzahl von Einträgen vorhanden ist. Hier verwenden Sie ein Dialog (Mehrfachauswahl)-Feld, um standardisierte Vorgaben zu machen. Als Nächstes benötigen Sie ein Feld, in welches Sie den Titel bzw. die Bezeichnung für den Eintrag eintragen.

Zu guter Letzt legen Sie noch ein Feld für eine horizontale Linie an. So lässt sich die Beschreibung vom Titel visuell absetzen. Damit sind Sie auch schon mit der Erstellung des Wikis fertig. Doch wo wird nun der Text eingetragen? i-doit legt für jede Kategorie automatisch ein Beschreibungsfeld an. Dieses wird später für die Dokumentationen genutzt.

Wiki-Funktion: Benutzerdefinierte Kategorie erstellen

Einträge anlegen

Wiki-Funktionen: Neue Kategorie

Um nun einen neuen Eintrag hinzuzufügen, wechseln Sie in ein Server-Objekt. Rufen Sie dort die Kategorie “Knowledgebase” auf. In dieser Kategorie werden sämtliche Einträge zu einem Asset hinzugefügt. Später ist eine Filterung nach Kategorie möglich. Durch einen Klick auf „Neu“ wird nun ein neuer Eintrag erstellt.
Das Dialogfeld mit Mehrfachauswahl ermöglicht nun, verschiedene Optionen festzulegen. Für einen standardisierten Aufbau ist es zu empfehlen, diese Kategorien im Vorfeld genau zu definieren. Ebenfalls legen wir Ihnen nahe, die Berechtigung für das Anlegen neuer Kategorien zu beschränken.

Wir haben uns in diesem Beispiel für die Kategorien Störungs-FAQ, Prozessbeschreibungen und Anleitungen entschieden.

Störungs-FAQ: Enthält Informationen und Anweisungen dazu, wie bekannte / bereits aufgetretende Störungen behoben werden können.

Wiki-Funktionen: Störungs-FAQ

Prozessbeschreibungen: Enthält Prozesse, Anweisungen und Grafiken wie Verfahren werden muss, wenn Ereignis XY Eintritt.

Wiki-Funktionen: Prozessbeschreibungen

Anleitungen: Enthält Installations- und Konfigurationsanleitungen zu dem jeweiligen System. Je nach Asset können hier auch Anbau Anleitungen oder die Demontage beschrieben werden. Gegebenenfalls lassen sich diese mit PDF-Dokumenten, Fotos oder Screenshots hilfreich ergänzen.

Wiki-Funktionen: Anleitungen

Vorhandenes Wissen nutzbar machen

In der Knowledgebase machen Sie sämtliche Informationen der Abteilungen und Mitarbeiter für alle nutzbar. Einträge lassen sich mit Links zu anderen Portalen, zu Anleitungen im Internet oder mit zusätzlichen Feldern erweitern. i-doit passt sich Ihren Anforderungen an. Haben Sie Fragen zu i-doit? Kontaktieren Sie uns.

Pattrick Bluhm

Der Autor:
Pattrick Bluhm ist ein zertifizierter IT-Projektmanager im Bereich ITSM, IT-Dokumentation und CMDB. Er konzipiert und realisiert Dokumentationsprojekte mit i-doit für mittelständische Unternehmen in der DACH-Region. Im Jahr 2020 veröffentlichte er das Buch "IT-Dokumentation - Projekte erfolgreich umsetzen".

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