Für einen IT-Administrator in einem mittelständischen Unternehmen ist das Tätigkeitsfeld gewöhnlich breit gefächert und wir müssen viele Dinge im Auge behalten.

Neben der Administration der Server sind wir häufig auch für die Neueinrichtung und Erweiterung von PC-Arbeitsplätzen verantwortlich. Bereits bei der Einrichtung müssen wir uns überlegen, welche Software-Anforderungen der Nutzer hat, ob es noch freie Lizenzen im Unternehmen gibt oder wir ggf. neue über den Einkauf beschaffen lassen müssen.

Um keine Zeit damit zu verschwenden, in scheinbar endlosen Excel-Listen nach nutzbaren Keys zu suchen, bietet es sich an, seine Software- und Lizenzschlüssel in i-doit zu dokumentieren. Damit können neue Arbeitsplätze innerhalb von Sekunden erstellt werden. i-doit liefert uns dabei nicht nur eine detaillierte Übersicht über freie Lizenzen, sondern ermöglicht uns auch, eine sofortige Verknüpfung zwischen Client, Software und Lizenz herzustellen.

Dadurch spiegelt i-doit immer den Ist-Zustand im Unternehmen wider und unterstützt uns aktiv bei unseren Aufgaben. Natürlich haben wir als IT-Administratoren den Anspruch, vollständig zu dokumentieren, aber es muss auch schnell gehen! Zu viele Aufgaben warten noch auf uns. Darum greifen wir auf vorkonfigurierte Templates zurück.

Diese beinhalten nicht nur die Geräteeigenschaften wie CPU, RAM oder HDD, sondern auch schon die installierte Standardsoftware wie z.­­​ B. Office und Windows 10 inkl. der dazugehörigen Volumenlizenzschlüssel. Dokumentation – done in seconds.

i-doit verbessert also nicht nur die Qualität unserer Dokumentation – die Software entlastet uns auch, da zeitintensive Prüfprozesse entfallen. Weil es eine zentrale Datenbank ist, haben zudem alle autorisierten Mitarbeiter Zugriff auf stets aktuelle und kontinuierlich geführte Informationen.

Administration von Arbeitsplätzen

Die Anforderungen von PC-Arbeitsplätzen reichen von einfachen Office-Anwendungen bis hin zu komplexen Bild- & Videoproduktionen. Um unsere Nutzer bestmöglich betreuen zu können, müssen wir wissen, welche Software auf den Clients tatsächlich genutzt wird. Durch die Verknüpfung von Clients, Software und Lizenzen erhalten wir eine detaillierte Übersicht über die Konfiguration jedes einzelnen Arbeitsplatzes. So können wir entsprechende Maßnahmen wie Updates, Lizenzverlängerung/-vergabe oder Beschaffung optimal planen.

 

 

Neue Software & Lizenzen zuweisen – nichts leichter als das!

Bereits beim Anlegen (Dokumentieren) des Arbeitsplatzes erkennen wir, welche vorhandenen Lizenzen genutzt werden können. Doppelte Vergaben von Lizenzen gehören somit der Vergangenheit an.

Für uns Administratoren sind natürlich auch detailliertere Informationen wie z. B. die Build-/Versionsnummer oder die Software-Variante von hoher Bedeutung, um erkennen zu können, ob wir administrativ tätig werden müssen. i-doit liefert uns alle Informationen, die wir für unsere tägliche Arbeit benötigen. 

Übersicht über die auf dem Client installierte Software

Effektives Lizenzmanagement

Wie viele ungenutzte Lizenzen befinden sich in Ihrem Unternehmen und verursachen unnötige Kosten? Durch das Aufrufen der Lizenzverwaltung können Sie prüfen, über welche Lizenzen Ihr Unternehmen verfügt, welche tatsächlich und vor allem wo genutzt werden. Durch die Kündigung nicht genutzter Lizenzen können Sie Kosten einsparen und Ressourcen dort zur Verfügung stellen, wo sie benötigt werden. Zudem können Sie administrative Prozesse anstoßen, um sicherzustellen, dass die Nutzer ohne Verzögerungen oder Störungen ihren Tätigkeiten nachkommen können.

Bottom-up oder Top-down – Sie haben die Wahl

Eine gute IT-Dokumentation erlaubt selbstverständlich die Kontrolle, welche Software auf dem Gerät genutzt wird. Wir haben jedoch auch den Anspruch, den umgekehrten Weg zu ermöglichen. In einigen Fällen (z. B. bei einem Hersteller-Audit) benötigen wir eine einfache Übersicht, auf welchen Geräten die Lizenzen tatsächlich verwendet werden.

Über die Lizenzverwaltung können wir feststellen, auf welchen Geräten die Lizenz genutzt wird.

Wir können auch Berichte nutzen, um Informationen darüber zu erhalten, welche Lizenzen beim jeweiligen Nutzer im Einsatz sind. Diese Übersicht eignet sich auch hervorragend als Anlage, wenn Nutzer die Übernahme und Vollständigkeit eines Arbeitsplatzes signieren müssen. Durch das Dokumente Add-on können wir entsprechende PDF-Dateien für die Übernahme von Geräten selbst erstellen, gestalten und einbinden.

Automatische Benachrichtigung bei ablaufenden Lizenzen 

Ein Unternehmen wächst mit der eingesetzten IT und umgekehrt. Es wird daher immer schwerer einen Überblick über die Laufzeiten von Lizenzen zu behalten. Durch Projekte, Systemstörungen und Nutzeranfragen wird der Alltag zunehmend von operativen Tätigkeiten bestimmt und es steht weniger Zeit für Systemverwaltung und Prüfungen zur Verfügung.

Daher ist es sinnvoll, Prozesse mit ausreichend Reaktionszeit anzustoßen und Prüfungstätigkeiten durch die bereits eingepflegten Daten zu automatisieren. Über Benachrichtigungen können wir durch i-doit täglich prüfen lassen, ob eine Lizenzverlängerung ansteht. Wenn ja, können wir dann alle dazu benötigten Informationen an die zuständige Person oder Abteilung senden. So können wir sicherstellen, dass der zuständige Administrator informiert wird und dass ggf. die Einkaufsabteilung die Beschaffung bzw. Verlängerung initiiert. 
Lizenzverlängerungen in letzter Minute – nie wieder!

Alle Kosten im Blick

Neben Informationen zur Laufzeit, Nutzung und Anzahl stehen auch die Kosten für Software und Lizenzen im Fokus. Durch benutzerdefinierte Berichte können wir ermitteln, wie hoch die Kosten (Investitions-, Betriebskosten) für die IT innerhalb der jeweiligen Abteilung tatsächlich sind.

Das unterstützt uns dabei, Kostenfaktoren zu erkennen und wenn nötig Einsparungen vorzunehmen. Auch Informationen zu Lieferanten und zum Zeitpunkt der Lieferung sind sofort ersichtlich. Die Kontaktdaten des Lieferanten können – für Rückfragen oder um Angebote einzuholen – direkt über den Bericht geöffnet werden. Und wie schon erwähnt, können Berichte auch verwendet werden, um eine Übersicht der ungenutzten Lizenzen im Unternehmen zu erhalten.

Dies hilft uns bei der Entscheidung, welche Lizenzen wir im Unternehmen tatsächlich benötigen.

 

Übersicht der Lizenzkosten: IT-Abteilung

Vorlagen für eine schnelle Arbeitsplatz-Dokumentation

Dank definierter Templates können wir neue Geräte samt der dazugehörigen „Standardsoftware“ schnell in unsere IT-Dokumentation einbinden. Beim Erstellen der Geräte werden die zuvor festgelegten Eigenschaften (CPU, Arbeitsspeicher, HDD/SSD usw.) sowie Anwendungen, Betriebssystem und Lizenzen definiert. Diese Vorlage kann dann genutzt werden, um beliebig viele neue Geräte anzulegen. Besonders nützlich ist diese Funktion, wenn wir eine größere Anzahl an neuen Clients (z. B. durch Lieferung) integrieren möchten. 

Der richtige Ansprechpartner

Wer kennt es nicht? Sie brauchen nur schnell eine Information oder einen passenden Ansprechpartner und sind nach einer Stunde Suche immer noch keinen Schritt weiter. Durch das Hinterlegen von Kontaktdaten verschiedener Ansprechpartner und deren Rollen können Sie hier Abhilfe schaffen. Bei auftretenden Problemen mit der Software haben Sie die Kontaktdaten des Supports, des Lieferanten und der zuständigen Administratoren in einer Übersicht. Das spart Zeit und Nerven.

 

Es gibt zahlreiche weitere Funktionen, die IT-Verantwortliche und Administratoren dabei unterstützen, den Überblick über im Unternehmen vorhandene Software und Lizenzen zu behalten, Ressourcen zielgerichtet zu steuern, Prozesse zu initiieren und Kosten einzusparen. Entdecken Sie in unserer Online-Demo, wie i-doit Ihren Arbeitsalltag nicht nur vereinfachen, sondern grundlegend verbessern kann.

Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich einfach an das i-doit-Team!

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