Wir alle wissen: Informationstechnik ist anfällig für Fehler. Und immer wieder werden Unternehmen von Ausfällen ihrer IT heimgesucht, die es bis in die Berichterstattung der Medien schaffen.

Im Jahr 2017 erlebte die britische Fluggesellschaft British Airways (BA) einen solchen Ausfall. Mehr als 700 Flüge mussten wegen einer dreitägigen Störung gestrichen werden. 75.000 Passagiere „strandeten“ an ihren Flughäfen. Die Kosten für BA: mehr als 85 Millionen Euro.

Durchschnittlich 675.000 Euro pro Ausfall im Jahr 2018

Auch wenn in den meisten Unternehmen derartige Größenordnungen nicht erreicht werden, geht es im Falle eines (Aus-)Falles um viel Geld für die betroffenen Firmen. Laut der Studie „Global Data Protection Index von Dell EMC bezifferten die deutschen Unternehmen allein im Jahre 2018 die durchschnittlichen Kosten einer Störung auf rund 675.000 Euro. In dieser Summe sind etwaige Folgeschäden durch Imageverluste noch gar nicht enthalten. Die interne Nachbearbeitung einer IT-Störung erzeugt nochmals zusätzliche Kosten. Wer trägt die Verantwortung? Müssen Sachverständige den Vorfall untersuchen? Könnten Schadenersatzklagen von Kunden hinzukommen? Die Liste möglicher Folgen ist lang.

Durchschnittliche Ausfallkosten von 30.000 Euro pro Stunde

Laut der GDPI-Studie dauert ein Ausfall im Schnitt 22 Stunden. Gehen wir von den genannten durchschnittlichen Werten aus, entsteht den Unternehmen in Deutschland im Fall einer Störung ein Schaden von 30.000 Euro pro Stunde. Besonders für IT-Dienstleister, bei denen Verfügbarkeit reines Kapital ist, hat ein einfacher technischer Defekt in der Regel noch weitreichendere Folgen.

IT-Ausfallkosten: Ein Rechenbeispiel

Wie bereits erwähnt kostet eine eine einstündige IT-Störung Firmen hierzulande im Schnitt 30.000 Euro. Anhand dieses Wertes können wir nun ein kleines Rechenbeispiel durchführen.

1 Stunde2 Stunden3 Stunden4 Stunden5 Stunden
1 Ausfall30.000 €60.000 €90.000 €120.000 €150.000 €
2 Ausfälle60.000 €120.000 €180.000 €240.000 €300.000 €
3 Ausfälle90.000 €180.000 €270.000 €360.000 €450.000 €
4 Ausfälle120.000 €240.000 €360.000 €480.000 €600.000 €
Anhand dieser Tabelle sehen Sie sehr eindrucksvoll, dass die Kosten für wiederholte Ausfälle Ihrer IT-Anlagen rasch ansteigen können. Je nach Größe und Branche Ihrer Organisation kommen Sie schnell auf bedeutende Summen. Entstehen durch einen technischen Fehler auch noch Datenverluste, sind die tatsächlichen Kosten oftmals kaum zu beziffern. Und diese Zahlen basieren lediglich auf dem Durchschnittswert, den die Unternehmen in Deutschland laut der GDPI-Studie angegeben haben.

IT-Dokumentation reduziert hohe Ausfallkosten

Eines scheint sicher: Solange technische Anlagen von Menschen gebaut und betreut werden, wird es auch Ausfälle geben. Wir von i-doit sind jedoch überzeugt, dass mit einer aktuellen und konsistenten IT-Dokumentation „hausgemachte“ Ausfälle vermieden und die Ausfallzeiten Ihrer IT-Services spürbar verkürzt werden können.

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Den hausgemachten IT-Ausfall vermeiden

Änderungen an technischen Systemen, mangelnde Qualitätssicherung und Unwissenheit der Beteiligten sind die häufigsten Gründe für schwere Ausfälle informationstechnischer Anlagen. In nahezu allen Fällen, die nicht durch einen einfachen technischen Defekt hervorgerufen werden, ist das Problem also menschlicher Natur. Dies beginnt bereits bei einfachen Änderungen. Diese sind naturgemäß kritisch und konfliktbeladen.

Häufig ist die Kollegenschaft gespalten: Es gibt die eine Seite, die etwas schnell umgesetzt haben möchte. Diese Seite neigt zur Untertreibung, was die Faktoren Zeit, Geld und Risiko anbelangt. Hauptsache, schnell. 

Die andere Seite hingegen ist vom Gegenteil überzeugt. Am Ende setzt sich (fast) immer die Hierarchie durch: Das Schlusswort hat die Führungsetage. Das hat ein Schulterzucken auf beiden Seiten zur Folge – „Augen zu und durch“. Murphys Gesetz schlägt schließlich unerbittlich zu: Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Im schlimmsten Fall ist es ein längerer IT-Ausfall.

Mit der Dokumentation kommt Sachlichkeit in den Prozess. Je öfter menschliche Einschätzungen durch korrekte Informationen untermauert oder – mehr noch – korrigiert werden, umso mehr kann man sich auf andere Themen konzentrieren. Vorzugsweise sei hier die Kommunikation genannt.

Wir sind uns sicher: Mindestens ein Ausfall pro Jahr ist vermeidbar, wenn konsequent dokumentiert und diese Dokumentation auch konsequent angewendet wird. Mit einer solchen Grundlage können die eigenen Methoden im Änderungsmanagement laufend verbessert werden.

Die IT-Dokumentation stellt eine zusätzliche Absicherung gegen IT-Ausfälle dar, weil sie nicht nur das große Ganze beleuchtet, sondern auch kleinste Details abdeckt.
Sie zeigt uns den einen Stecker, den wir eben nicht (versehentlich) ziehen, weil die Dokumentation präzise beschreibt, welches wichtige System daran hängt. Sie liefert uns die Information zu dem Back-up, das zu Testzwecken ausgewählt wurde und beim Rücksichern als mangelhaft aufgefallen ist. Sie zeigt uns auch diese eine Überbuchung eines virtuellen Hosts, die durch regelmäßiges Reporting zutage getreten ist. Bereits indem wir diese vermeintlichen Kleinigkeiten vermeiden können, verhindern wir Größeres.

Ausfallzeiten durch Informationen verringern

Ist der Fehlerfall erst einmal eingetreten, herrscht im ersten Augenblick Hektik. Denn hierbei handelt es sich selten um einen Standardprozess. Und da vielleicht alle paar Monate mal etwas ausfällt und der Fehler ohnehin nicht immer derselbe ist, kann man eigentlich gar nicht wirklich vorsorgen.

Aber ist das wirklich so?

In der Regel wird „Redundanz“ als wirksamstes Mittel gegen einen Ausfall genannt. Um ein System im Falle eines Falles am Leben zu erhalten, wird ein identisches angeschafft und aufgebaut, das einspringt, wenn etwas passiert.

Wir sind allerdings der Ansicht, dass echte Vorsorge nicht erst beim Aufbau mehrfach redundanter (und damit weit komplexerer) Systeme beginnt. Die primäre Maßnahme ist weitaus weniger spektakulär, dafür aber umso nachhaltiger: Der erste Schritt ist immer der Aufbau einer Informationsbasis, die uns im Fehlerfall so zuverlässig unterstützt, dass das schon eine Stunde weniger Hektik zur Folge hat.

In diesem Zusammenhang empfehlen wir auch noch ein äußerst effektives Mittel der Fehlerbehebung: die Installations-Dokumentation. In ihr sind alle Parameter der Installation hinterlegt, tabellarisch und als Screenshots. Die letzte Änderung ist – nebst Namen des der dafür Verantwortlichen und kurzer Anmerkung – im Logbuch vermerkt. Die aktuellen Kontaktdaten aller Verantwortlichen und Beteiligten sind hier ebenso zu finden wie der Wartungsvertrag. Und der wurde, weil richtig dokumentiert, auch rechtzeitig verlängert. Das alles kann im Ernstfall helfen, die Reaktionszeit um mindestens eine Stunde zu verringern. Sie erinnern sich: 1 Stunde = 30.000 Euro.

Finanzierung der IT-Dokumentation

Mit einer IT-Dokumentation ist es wie mit fast allen Neuerungen in Ihrem Unternehmen: Sie kostet Geld. Und wenn es um das Budget geht, stellt sich immer die Frage: Woher soll das Geld kommen? Die Antwort heißt: i-doit.

Betrachten wir noch einmal die Tabelle aus unserem Rechenbeispiel.

1 Stunde2 Stunden3 Stunden4 Stunden5 Stunden
1 Ausfall30.000 €60.000 €90.000 €120.000 €150.000 €
2 Ausfälle60.000 €120.000 €180.000 €240.000 €300.000 €
3 Ausfälle90.000 €180.000 €270.000 €360.000 €450.000 €
4 Ausfälle120.000 €240.000 €360.000 €480.000 €600.000 €
Mit einer sauberen und aktuellen IT-Dokumentation können Sie bei einem IT-Ausfall mindestens die besagte Stunde einsparen. Zusätzlich vermeiden Sie einen Ausfall pro Jahr. Das Ganze versteht sich natürlich rein rechnerisch – ohne Gewähr und Garantie.

Im besten Falle ersparen Sie so Ihrem Unternehmen 240.000 Euro – jedes Jahr.

Mit einer solchen Summe können Sie eine phantastische Dokumentationsbasis realisieren, aktuell halten und laufend verbessern. Irgendwann könnte ein wichtiger Stakeholder Ihrer Organisation einwenden: „Bei uns dokumentiert man ja nur noch.“
Natürlich, weil die IT-Dokumentation zum Unternehmenswert geworden ist.

Prüfen Sie Ihre Zahlen

Wie sieht es denn bei Ihnen im Unternehmen aus? Unterhalten Sie sich doch einmal mit Ihren IT- oder Geschäftsverantwortlichen, welche Kosten der Ausfall einer wichtigen Business-Applikation in einer Stunde erzeugt. Was passiert, wenn dieser Ausfall vier Stunden dauert? Was, wenn es acht oder mehr Stunden sind? Wie lange kann sich das Unternehmen einen Ausfall leisten, ohne in ernste Schwierigkeiten zu geraten?

Wenn Sie sich in Ihrer Firma bereits mit diesem Thema auseinandergesetzt haben, würden wir uns über Ihre Erfolgsgeschichte freuen. Wie haben Sie es geschafft, Ihre IT-Dokumentation so mit Prozessen abzusichern, dass Sie im Fehlerfall wirklich Zeit einsparen? Konnten Sie selbst mit Ihrer IT-Dokumentation Ausfälle vermeiden?

Solche großartigen Erfolgsstorys liest man leider nicht in der Presse. Dabei geht es nicht um viel. Es geht nur um eine Stunde.

Möchten auch Sie Kosten sparen?

Kontaktieren Sie direkt unsere Experten. Sie beantworten gerne Ihre Fragen rund um i-doit.

2 Kommentare

  1. Axel Schmid

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    das System idoit spricht mich an

    wie hoch sind die Kosten ?

    Antworten
    • i-doit Team

      Sehr geehrter Herr Schmid,

      die Kosten für i-doit richten sich ganz nach der Größe der geplanten IT-Dokumentation. Je umfangreicher die Dokumentation ist, desto größer muss auch die Lizenz ausfallen. Starten können Sie bereits ab 389 EUR pro Jahr mit einer Lizenz für 1.000 Objekte.

      Bitte werfen Sie einen Blick auf unsere Preisübersicht.
      Sollten Sie weitere Fragen zu unserem Preismodell haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 0211 / 699 31-0 oder – per E-Mail – unter sales@i-doit.com.

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