Max Admin ist nach dem Gespräch mit der Geschäftsführung ein wenig ratlos. “So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Der Chef macht sich’s leicht.” denkt er bei sich. Doch Max ist lange genug in der IT um zu verstehen, was in dieser Aussage schlummert: Den Aufwand für eine 100% Lösung will und kann sich niemand leisten. Wie immer wird es auf einen Kompromiss hinauslaufen.

Als nächste auf der Liste der Stakeholder steht Maria Monetas, Leiterin der Buchhaltung und Lohnverrechnung. Auch sie ist ein Urgestein im Unternehmen. Man grüßt sich, man schätzt sich und manchmal ist man auch unterschiedlicher Meinung.

“Hallo Max, schön dass du vorbei kommst! Es freut mich, dass du ausgerechnet mich auserkoren hast mit dir über IT Dokumentation zu sprechen”. Max entgeht der Sarkasmus nicht. Schließlich ist es Maria, die immer wieder von der IT Abteilung Reports benötigt. So recht und schlecht haben sie das Liefern der gewünschten Ergebnisse immer hinbekommen, aber Freude kam auf keiner Seite auf.

“Gerne, Maria, du weißt ja: immmmmer zu Diensten. Aber im Ernst: Du hast ja schon von unserem Projekt gehört. Wir fassen nun die IT Dokumentation in eine CMDB zusammen, sozusagen in eine gemeinsame Datenbasis, und wollen vieles “auf Knopfdruck” ermöglichen, was uns bisher nicht möglich war. Gib mir doch bitte deine Anforderungen. Wie ich dich kenne, hast du die sicher im Kopf”.

“In meiner Rolle als Buchhalterin sage ich dir ganz offen; es gibt gesetzliche Pflichten, die wir einfach erfüllen müssen aber nicht tun. Wenn wir ein Teil einkaufen, sagen wir “IT Asset”, ganz egal, ob es Hardware oder Software ist, müssen wir es in unseren Büchern führen. Wir müssen es wieder finden. Und wenn es nicht mehr im Unternehmen ist, muss ich das wissen!

Wir können vereinbaren, wo diese Form der Dokumentation stattfindet. Bisher hatte ich jedoch zu wenig Informationen von euch, um es im ERP System sauber zu pflegen. Nehmen wir nur den Standort her. Woher soll ich wissen, wo ihr gerade etwas eingebaut habt? Bei 15 Standorten und der Zentrale: unmöglich.

Euch nachzulaufen, habe ich aufgegeben. Also liegt nahe: Wo etwas steht, wer damit arbeitet, das ist eine Mindestinformation, die ihr in euren Systemen pflegen und mir geben müsst.” Max nickt. “Ich schätze da werden wir so etwas wie eine Inventur benötigen.” Das Thema ist evident, aber bisher wurde nur in jenen Fällen dokumentiert, wo er und seine Administrationskollegen direkten Nutzen hatten. Durchgängig war das noch nie.

Maria setzt fort: “Dazu kommt noch etwas Anderes: Wir brauchen diese Information auch noch, wenn das Asset gar nicht mehr da ist. Zum Beispiel: Wenn ein Notebook gestohlen wird, das kommt ja immer wieder mal vor, brauchen wir die Daten über das Gerät weiterhin in unseren Aufzeichnungen. Und wir müssen es als “gestohlen” kennzeichnen, das ist etwas anderes, als wenn wir ein Gerät verschrotten oder im Keller verrotten lassen. Geht mal davon aus, dass mindestens 7, besser 10 Jahre nachvollziehbar sein müssen.”  Max lächelt wissend: “Du willst ein IT Asset Lifecycle Management von uns!”.

“Sag dazu wie du willst, ich will auf Knopfdruck eine Liste, welche Geräte aus dem Leasing herausfallen, in welcher Konfiguration wir sie zurückgeben müssen und eine rechtzeitige Information, wann wir neue Geräte anschaffen müssen. Ebenso wenn Wartungsverträge auslaufen oder neue abgeschlossen werden. Das Thema Budget ist ein Horror mit euch – allen Informationen muss man nachlaufen und dann dauert es Wochen bis man eine lückenhafte Antwort bekommt. Und plötzlich brauchen wir ein neues Storage um ‘zigtausende Euro”.

“Ist das alles?” schmunzelt Achim. Er hat in seinem Notizblock zwei Namen notiert und mit Rufzeichen gekennzeichnet. Er benötigt nun ein Team, das mit ihm das Projekt stemmt. Fürs Erste ja, aber du weißt: Alles dreht sich, alles bewegt sich. Selbst bei uns in der Buchhaltung. Ich lasse mir sicher noch Einiges für euch einfallen”.

Im Anschluss an das Gespräch notiert sich Max eine Aufgabenliste in seiner Sprache:

Buchhaltungs-Anforderungen an die CMDB

Anforderungen als Liste

  • IT Asset Lifecycle Management (Toni!)
  • 10 Jahre Nachvollziehbarkeit  (nicht löschen, Deaktivieren!)
  • Wo steht was? (Standort-Doku aller Geräte: Server, Clients, Drucker, usw.)
  • Wer hat was? (Personen-Zuordnung von Clients, Handys?, Notebooks, Software?)
  • Wo ist was installiert? (Software-Zuordnung (zu Personen?, zu Geräten?)
  • Aktueller Status (gestohlen, verschrottet, welche noch?)
  • Beachten der Leasing-Verträge (Ablaufdatum, Auslieferungszustand der Geräte!)
  • Budget (Report. evtl. Storage … Wachstum? Vorhersage? Planung in der CMDB?)
  • Verträge verwalten (Erneuern oder beenden, Rechtzeitige Vorwarnung)
  • Automatische Nachricht an die Buchhaltung bei Änderungen von Verträgen?
  • Inventur (Tim!)

Conclusio

Das Reporting ist wesentlicher Treiber für jene Daten die in der CMDB geführt werden müssen. Die CMDB ist oftmals Informationsquelle für Budgetwerte. Klären Sie mit der Buchhaltung wo bereits Dokumentation über den IT Bestand stattfindet. Welche Informationen müssen Sie regelmäßig liefern? Vielleicht sparen Sie sich ja weite Teile der hier erwähnten Dokumentation. Falls ein stets korrektes Asset Management von Ihnen erwartet wird, sollten Sie es rechtzeitig wissen um ihr Projekt und ihre Prozesse danach auszurichten!

In den nächsten Episoden sehen wir uns an wie Max an die Anforderungen in seinem Projekt herangeht.

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