Max Admin ist nach dem Gespräch mit der Geschäftsführung ein wenig ratlos. “So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Der Chef macht sich’s leicht.” denkt er bei sich. Doch Max ist lange genug in der IT um zu verstehen, was in dieser Aussage schlummert: Den Aufwand für eine 100% Lösung will und kann sich niemand leisten. Wie immer wird es auf einen Kompromiss hinauslaufen.

Als nächste auf der Liste der Stakeholder steht Maria Monetas, Leiterin der Buchhaltung und Lohnverrechnung. Auch sie ist ein Urgestein im Unternehmen. Man grüßt sich, man schätzt sich und manchmal ist man auch unterschiedlicher Meinung.

“Hallo Max, schön dass du vorbei kommst! Es freut mich, dass du ausgerechnet mich auserkoren hast mit dir über IT Dokumentation zu sprechen”. Max entgeht der Sarkasmus nicht. Schließlich ist es Maria, die immer wieder von der IT Abteilung Reports benötigt. So recht und schlecht haben sie das Liefern der gewünschten Ergebnisse immer hinbekommen, aber Freude kam auf keiner Seite auf.

“Gerne, Maria, du weißt ja: immmmmer zu Diensten. Aber im Ernst: Du hast ja schon von unserem Projekt gehört. Wir fassen nun die IT Dokumentation in eine CMDB zusammen, sozusagen in eine gemeinsame Datenbasis, und wollen vieles “auf Knopfdruck” ermöglichen, was uns bisher nicht möglich war. Gib mir doch bitte deine Anforderungen. Wie ich dich kenne, hast du die sicher im Kopf”.

“In meiner Rolle als Buchhalterin sage ich dir ganz offen; es gibt gesetzliche Pflichten, die wir einfach erfüllen müssen aber nicht tun. Wenn wir ein Teil einkaufen, sagen wir “IT Asset”, ganz egal, ob es Hardware oder Software ist, müssen wir es in unseren Büchern führen. Wir müssen es wieder finden. Und wenn es nicht mehr im Unternehmen ist, muss ich das wissen!

Wir können vereinbaren, wo diese Form der Dokumentation stattfindet. Bisher hatte ich jedoch zu wenig Informationen von euch, um es im ERP System sauber zu pflegen. Nehmen wir nur den Standort her. Woher soll ich wissen, wo ihr gerade etwas eingebaut habt? Bei 15 Standorten und der Zentrale: unmöglich.

Euch nachzulaufen, habe ich aufgegeben. Also liegt nahe: Wo etwas steht, wer damit arbeitet, das ist eine Mindestinformation, die ihr in euren Systemen pflegen und mir geben müsst.” Max nickt. “Ich schätze da werden wir so etwas wie eine Inventur benötigen.” Das Thema ist evident, aber bisher wurde nur in jenen Fällen dokumentiert, wo er und seine Administrationskollegen direkten Nutzen hatten. Durchgängig war das noch nie.

Maria setzt fort: “Dazu kommt noch etwas Anderes: Wir brauchen diese Informa