Anton Portas hat die bisherige Excel-Dokumentation in i-doit importiert, Daten konsolidiert und mit Hilfe von JDisc Discovery aktualisiert. So weit so aktuell. Nun gilt es einen Schritt zurück zu machen. Was soll mit der IT Dokumentation überhaupt erreicht werden? Zeit für eine Abstimmung im CMDB Projekt! Diesmal ist auch IT Leiter Adam Kapon dabei.

Projektleiter Max Admin erinnert an die Anforderungen, die er zu Projektbeginn eingeholt hat. Ziel des aktuell laufenden Pilotprojekts ist es nicht nur, sich mit der Software i-doit vertraut zu machen, sondern bereits einige davon umzusetzen.

Die Buchhaltung benötigt den nachvollziehbaren Lebenszyklus der Geräte, zumindest jener, die mehr als € 400,- Anschaffungswert haben. Das wollen sie sich näher ansehen. Anton schlägt vor, den Status der i-doit Objekte für ihre Zwecke anzupassen. Da es auch immer wieder Anfragen für Leihgeräte bzw. Ersatzgeräte gibt, die in der IT Abteilung auf Lager vorbereitet sind, entschließen sie sich auch diese Fälle in i-doit abzubilden. Welche Geräte tatsächlich einsatzbereit sind? Darüber haben sie ein wenig den Überblick verloren.

Nach einer etwas emotional geführten Diskussion stellen sie dann auch noch fest, dass die Mehrzahl von Status nicht Stati, sondern ebenfalls Status ist 😉 

Das Projektteam identifiziert folgende Stationen im Lebenszyklus eines physikalischen Gerätes, und das bleibt vorerst der Fokus des Pilotprojekts:

Asset Lifecycle Status

Die „externen“ Status

Bestellt

In Zukunft sollen bereits jene Geräte, die beim Lieferanten bestellt, aber noch nicht geliefert wurden, in die CMDB aufgenommen werden. Das ist ein wenig tricky, da sie ja noch keine Seriennummer kennen um das Teil eindeutig identifizieren zu können.

Das Team verspricht sich von dieser Dokumentation einfachere Kommunikation untereinander: Ist ein Gerät bereits bestellt? Wurde es schon geliefert? Welchen Netzwerknamen wird es bekommen? IP-Adresse, Rack-Platz, Patch-Dosen, usw. können schon vordefiniert werden, bevor das Gerät überhaupt geliefert wurde. Dazu benötigen sie, wie schon einmal festgestellt, eine interne, eindeutige Laufnummer pro Gerät, die sich nicht mehr ändert. Sie beschließen einen gesonderten Termin zur Definition abzuhalten.

In Reparatur

Wird ein Gerät an einen Servicedienst gesandt, soll das mit diesem Status signalisiert werden. Auf diese Weise kann der Überblick über alle Reparaturfälle behalten werden.

Die „unproduktiven“ Status

Geliefert

EIn neues Gerät ist zumeist noch nicht einsatzbereit. Es muss konfiguriert werden. Allerdings läuft bereits die Gewährleistung, oftmals wird auch ein Wartungsvertrag beim Kauf abgeschlossen. In Zukunft soll bereits die Lieferung dokumentiert und der Wareneingang an die Buchhaltung kommuniziert werden. In diesem Status werden Lieferscheine, Rechnungen und Verträge etc. dem Objekt hinzugefügt, selbst wenn es noch auf der Europalette im Wareneingang liegt.

Gelagert

Hier handelt es sich um den Status für Ersatz,- oder Leihgeräte bzw. jene, die einsatzbereit sind, aber im internen Lager liegen. Alle, die im Service Desk gearbeitet haben kennen diese Situation: Einige einsatzbereite Clients, Beamer und Druckerpatronen müssen stets auf Lager liegen, denn im Fall der Fälle benötigen sie mehrere gleichzeitig.

Reserviert

Wird ein Leihgerät von einem Mitarbeiter für einen späteren Zeitpunkt bestellt, wird es auf den Status reserviert gesetzt. Damit wird den anderen Kolleginnen signalisiert: Finger weg, hier muss jemand ein Versprechen einhalten!

Aus Reparatur retour

Ähnlich dem “geliefert” Status ist hier etwas zu tun, oftmals kann es nicht sofort getan werden: Die Überprüfung, ob die Reparatur tatsächlich durchgeführt wurde, ob das Gerät wieder zuverlässig funktioniert. Ggf. muss es neu aufgesetzt bzw. betriebsbereit gemacht werden.

Die “produktiven” Status

In Betrieb

Der Lieblings-Status des Admin-Teams: Alles OK, Gerät produktiv, nichts zu tun (so die Hoffnung).

Verliehen

Wenn ein Leihgerät, wie zum Beispiel Notebook oder Beamer, an einen Mitarbeiter übergeben wird, ist er dafür auch verantwortlich. Ein Übernahmeschein wird unterschrieben und dem Gerät beigefügt. Demnächst sollen diese Begleitschreiben, die auch eine Dokumentation des Lebenszyklus darstellen, auch in der CMDB abgelegt werden. Mit Hilfe dieses Status ist mit wenig Aufwand jedes verliehene Gerät – zumindest in der CMDB – aufzufinden.

Spezialfall Wartung

Dieser Status ist speziell, wie IT Leiter Kapon ausführt: “Wir müssen uns neu organisieren! Durch die Einführung des neuen Shop-Systems, das 24/7/365 laufen wird, wird das Thema Wartung brisant. Wenn es um Sicherheitsupdates geht, ist das zeitnahe Handeln wichtig. Ich weiß, dass ich mich da auf euch verlassen kann! Trotzdem, oder vor allem deswegen, weil ihr schnell handelt, müssen Abschaltungen oder Unterbrechungen nun gut koordiniert werden.

Bisher konnten wir Unterbrechungen hausintern auf kurzem Weg absprechen, und wenn mal etwas schief lief, konnten wir das schnell kommunizieren. In Zukunft haben wir Kunden, die kein Feedback geben, nicht über den Gang rufen, sondern schlicht und einfach nicht kaufen. Seht euch das mit der Wartung bitte gut an. Ich möchte nicht, dass wir der Grund für schlechte Umsatzzahlen sind!”.

Anton, der in der Abteilung bereits als “CMDB-Tool-Champion” gehandelt wird, auch dieser neue Status gefällt ihm, hat zwei unterschiedliche Möglichkeiten gefunden, Wartungen in i-doit abzubilden:

  1. Wie bei allen anderen Fällen können sie einen eigenen Status “In Wartung” einführen. Das signalisiert für alle anderen Kolleginnen und Kollegen: Falls Alarme im Monitoring auftreten oder Incidents am Service Desk gemeldet werden: Hier wird gearbeitet. Dies zwingt allerdings die Administratoren sehr zeitnah zu Beginn und nach erfolgter Wartung den Status anzupassen. Einen Report geplanter Wartungen bekommen sie mit diesem Status, der die Gegenwart dokumentiert, nicht hin.

  2. Alternativ gibt es in i-doit eine kostenfreie Wartungs-Erweiterung. Hiermit können Wartungsfenster geplant werden und damit viele Schritte automatisiert ablaufen. Beim Einsatz dieser Erweiterung wird ein eigener Wartungsstatus gesetzt, es bleibt also der “operative” Status unangetastet. Durch eine Zeitsteuerung wird den betroffenen Geräten zu Beginn des Wartungsfensters der Sonderstatus gesetzt und nach Ablauf des Zeitfensters wieder gelöscht. Eine Auswertungsmöglichkeit zeigt die geplanten Wartungen auf einen Blick.

Das Team beschließt, die Möglichkeiten im Pilotprojekt auszuprobieren und dann den für sie passenden Weg zu fixieren. Schließlich möchten sie eine pragmatische Lösung, die jedoch auch die Anforderungen ihres Chefs abdeckt.

Die “nicht mehr greifbaren” Geräte

Vor allem bei mobilen Geräten, die an Endanwender ausgegeben wurden, geschehen öfters mal Verlust oder Diebstahl. Diese Fälle lösen unterschiedliche Prozesse aus, zum Beispiel muss die Buchhaltung Folgeaktionen im ERP System durchführen. Diese wirken sich wieder auf die Bilanz aus und die Versicherung muss über jeden Fall informiert werden.

Verloren

Die Verlustmeldung wird zum Datensatz des Geräts gespeichert. Es steht aktiv nicht mehr zur Verfügung. Natürlich kann es geschehen, dass das Gerät wiedergefunden und wieder in den aktiven Betrieb einverleibt wird.

Gestohlen

Die obligatorische Diebstahlsmeldung wird als Dokumentation beigefügt. danach können im Fall, dass das Gerät versichert ist, weitere Schritte folgen. Auch diese werden beim Gerät dokumentiert. Auch bei diesem Status ist nicht ausgeschlossen, dass das Gerät wieder auftaucht.

Verkauft

Gelegentlich werden ältere Geräte an Mitarbeiter oder Vereine verkauft. Dieser Umstand führt zum definitiven Ausscheiden aus dem aktiven Bestand und muss mit der Buchhaltung abgestimmt werden. Rechnungen müssen geschrieben werden. Buchhalterisch muss das korrekt ablaufen. Ebenso müssen die Daten auf den Geräten zuverlässig gelöscht werden.

Entsorgt

Bei Festplatten oder Storage-Geräten ist eine zuverlässige Datenlöschung am Ende des Lebenszyklus wichtig. Nicht ausgeschlossen, dass der Lebenszyklus wo anders neu beginnt? Beim Thema Datenschutz möchte das Team keinesfalls schlampig arbeiten. Die Entsorgung wird manchmal bei einem externen Dienstleister beauftragt, manchmal selbst durchgeführt. Die entsprechenden Unterlagen und Anmerkungen sollenb dem i-doit Objekt beigefügt werden. Der Status sagt aus, dass dieses Gerät entsprechend professionell entsorgt wurde und nicht mehr zur Verfügung steht.

Anton hat i-doit nun vorbereitet und alle Status eingegeben. Das Team der Mocca Sukero IT kann nun beginnen den Lebenszyklus ihrer Geräte zu dokumentieren. Diese Anforderung können sie getrost abhaken …

Conclusio

Nun sind wir mitten in den Prozessen. Jede Statusänderung resultiert aus einem Prozess und löst weitere Prozesse aus. Welcher Status tatsächlich benötigt und verwendet wird, hängt von den Prozessen ab, die in der CMDB dokumentiert werden.

Es scheint, dass wir hier ein sehr ambitioniertes Team haben, das tatsächlich vor hat, alle Änderungsprozesse in der CMDB zu dokumentieren. Wie auch immer das nach dem Pilotprojekt ausgeht: Alle Status wurden im Team besprochen, vereinbart und dokumentiert. Und das ist gut so. Änderungen sind möglich, aber bitte nicht ohne Abstimmung! Status, die nicht verwendet werden, gehören aus dem System entfernt, sonst stiften sie Verwirrung. Das Einführen eines nicht abgestimmten Status “einfach mal so, nur für mich” ist Garantie für starke Emotionen. Es sind alle bei der Sache. Bleiben wir dran!

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