Soeben kommt IT Leiter Adam Kapon aus dem Management Jour Fixe. Der Geschäftsführer hat eine IT Dokumentation eingefordert. “Diesmal aber bitte nachhaltig! Der neue Datenschutzbeauftragte hat mir die Augen geöffnet. Wir können im Fall einer Prüfung nichts herzeigen. Das ist mir zu heiß. Herr Kapon, stellen sie sicher, dass wir die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und für Notfälle gerüstet sind. Wir brauchen eine Dokumentation auf dem Stand der Technik. Darüber hinaus sind sie ja für die IT Sicherheit verantwortlich. Ich kann mir nicht vorstellen, dass das ohne ordentlich geführte Dokumentation möglich ist.”

Natürlich weiß Kapon von der Situation in seiner Abteilung. So recht und schlecht haben sie bisher immer noch alle Klippen umschifft wenn es um das Thema Dokumentation ging. Und der Druck ist auch so groß genug. Laufend neue Anforderungen, zuletzt das Online Portal mit Shop-Funktion, das noch nicht mal live gegangen ist. Die wenigen Nachfragen aus der Chefetage haben bisher auch kein Projekt gerechtfertigt.

Kapon setzt sich mit Max Admin, seinem Vertrauten und dem Faktotum der IT Abteilung, zusammen. “Max, wir brauchen eine CMDB. Der Geschäftsführer hat Druck, er will eine Notfallsdokumentation um bei Prüfungen etwas vorweisen zu können. Er hat ja jetzt den externen Datenschutzbeauftragten und der hat gleich mal unsere Doku bemängelt. Du kennst unsere Leute am besten, bist am längsten in der Abteilung. Wie wollen wir das angehen?”.

Hm. Max, seit 20 Jahren in der IT und schon über 10 Jahre im Unternehmen, kennt seine Kolleginnen und Kollegen und deren Vorlieben. Dokumentation war bisher nicht dabei. Er selbst steht dem Thema gar nicht so negativ gegenüber: Schon oft hat er von einer zentralen Datenbasis geträumt, die sein Leben als IT Administrator vereinfacht hätte.

CMDB Letters

Er hat auch schon Software evaluiert, aber noch nicht alle Details geprüft. Wer macht denn schon gerne neben seinem Job noch einen zweiten? Bisher ist es auch irgendwie gegangen.

CMDB Projekt-Beginn

 

“Auf jeden Fall müssen wir das als Projekt aufsetzen. Wenn wir das so nebenbei machen, weiß ich schon wie es ausgeht. Da mache ich nicht mit. Ich brauche alle im Boot. Das geht nur mit einem offiziellen Projekt.”

Auch der IT Leiter ist lange genug in seiner Position. Er weiß: Das Thema ist Herausforderung und Chance zugleich. Wenn es von der Geschäftsführung eingefordert wird, gibt es nun ordentlich Rückenwind und damit Priorität gegenüber vielen anderen Projekten, die laufend auf ihn einströmen. Reichlich menscheln wird es auch. Jede und jeder hat eine eigene Methode zu dokumentieren – diese umzustellen und zu vereinheitlichen wird heftig.

“Dann bist aber du der Projektleiter! Wir nehmen den Wind im Segel gleich mit und starten so schnell wie möglich. Setze dich mal mit den wichtigsten Stakeholdern zusammen und frage sie nach ihrem Bedarf. Dazu gehören auf jeden Fall neben dem Geschäftsführer auch der Vertriebsleiter, der macht sich ja stets Sorgen um sein CRM System. Und die Abteilungsleiterin der Buchhaltung. Die hat schon öfters von uns Reports angefordert, war nie happy mit den Ergebnissen. Rede mal mit ihnen. Und dann setz’ dich mit dem Team zusammen und finde heraus, wie die dazu stehen.

Und schon sind wir mitten in einem CMDB Projekt.

Conclusio

Binden Sie Stakeholder, die nicht Teil der IT Abteilung sind, in Ihr CMDB Projekt mit ein. Dies ist eine gute Methode das Projekt im Unternehmen vorzustellen und nachhaltig zu verankern. Denn es betrifft früher oder später weite Teile des Unternehmens. Setzen Sie auf jeden Fall ein Projekt auf, um einen offiziellen Rahmen für das Vorhaben zu erhalten. Das Einbeziehen der IT Mitarbeiter muss mit Bedacht geschehen und benötigt Zeit. Erwarten Sie keine Wunder! Denn jede/r hat bereits eine individuell passende Methode der Dokumentation entwickelt, die angepasst werden muss.

Wie es hier im Projekt weitergeht lesen Sie in der nächsten Episode.

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