i-doit @ Goethe-Universität Frankfurt

Professionellerer IT-Betrieb durch i-doit!

 

Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) der Goethe-Universität Frankfurt am Main nutzt die IT-Dokumentation i-doit seit 2015. Auf der Basis erster Erfahrungen entstand dieser Fragenkatalog bzw. ein daraus gestalteter Anwenderbericht.

Der Anwender

Mit über 5.000 Mitarbeitern und mehr als 48.000 Studierenden ist die Frankfurter Goethe-Universität die viert größte Universität in Deutschland (Stand: 12.2017). Die seit 1914 bestehende Universität ist eine öffentlich-rechtliche Stiftung, an welcher mehr als 500 Professoren lehren und forschen.

In den 16 Fachbereichen können die Studierenden aus über 170 Studiengängen auswählen. Und diese Dimensionen führten zu einer ganz besonderen Herausforderung für Umsetzung der IT-Dokumentation.

Die Herausforderung

Die besondere Herausforderung an die IT-Dokumentation bestand also allein schon in der Menge der zu dokumentierenden Objekte. Bereits zu Beginn des Projektes stand fest, dass es sich einerseits um eine große Vielfalt von Dokumentationsobjekten, sogenannter Objekttypen, handelt und diese in großer Anzahl vorhanden sind. Wir sprechen von 65.000 bis 70.000 Objekten an 5 Standorten, die vom Hochschulrechenzentrum (HRZ) verwaltet und damit auch sauber dokumentiert werden müssen.

Die universitäre Struktur unterteilt sich in 16 Fachbereiche mit untergliederten Instituten und Arbeitskreisen, die im weiteren Verlauf des Projektes ihre jeweils eigene IT-Dokumentation führen und dafür verantwortlich sein sollen. Neben den organisatorischen Aspekten, die es zu lösen galt, waren auch hier die Einführung und Erstellung zusätzliche Objekttypen und Objekte zu erwarten.

Bedingt durch die universitätseigene IT-Sicherheitsrichtlinie ergänzten das Management der IT-Services und BSI-Grundschutz die Anforderungen an das Gesamtprojekt. Den Anforderungen aller Bereiche gerecht zu werden und diese in einem Projekt zusammen zu führen, war sowohl zum Projektstart als auch im weiteren Verlauf eine große Herausforderung.

Der Lösungsweg

Zunächst wurde ein Pilotprojekt geplant, das vom Projektteam bestehend aus 7 Mitarbeitern des HRZ ausgewählt wurde. Die Struktur des Rechenzentrums entsprach den zu erwartenden Aufgaben im Gesamtprojekt. Die Planung verlief ursprünglich Bottom-Up, also ausgehend von der Gebäudestruktur der Universität bis zu den IT-Services.

Bedingt durch die Größenordnung der Infrastruktur, die nicht von einem Abteilungsbereich aus überschaubar ist, erwies sich das reine Bottom-Up Verfahren jedoch als zu zeitintensiv. Daher wurde begonnen, gleichzeitig von zwei Seiten aus zu arbeiten: Die entsprechenden IT-Services wurden vordefiniert und somit das CMDB System (Configuration Management Data Base) auch Top-Down befüllt. Die Planung für 2019 sieht nun vor sich an dem grafisch dargestellten „roten Punkt“ zu treffen. Die auf beiden Seiten bis dahin erarbeiteten Informationen werden in der IT-Dokumentation zusammengeführt.

Zu Beginn des Einführungsprozesses war es für das Projektteam sehr wichtig, alle betroffenen Abteilungen im Hochschulrechenzentrum (HRZ) darüber zu informieren, was im Rahmen der IT-Dokumentation geplant ist. Ein umfangreicher Workshop über 3 Tage wurde durchgeführt, der es den involvierten Abteilungen ermöglichte, das anstehende Projekt kennen zu lernen. So war es möglich, sich von Beginn an auf die anstehenden Aktionen vorzubereiten und sich einzubringen. Mit dieser Maßnahme wurde der absehbaren Situation vorgebeugt, dass bei jeder Erweiterung des Projektes auf weitere Fachabteilungen der gesamte Planungsstand und die Informationen zum Produkt i-doit neuerlich zu erläutern sind.

Der Nutzen

Durch die Möglichkeit des Zusammenspiels der IT-Dokumentation mit dem Monitoring- und HelpDesk ergibt sich ein hoher Nutzen im täglichen Betrieb. Mit der Anbindung mehrerer Monitoring-Systeme (z.B. Icinga2) ist der aktuelle Status der IT-Komponenten bereits in der Dokumentation erkennbar. Die Integration des HelpDesk-Systems (OTRS) zur Unterstützung und Abwicklung der Incidents bei Störungen ermöglicht jederzeit einen Einblick in die Dokumentation. Nun ist, egal von welcher Seite und welchem System eine Situation betrachtet wird, jederzeit ein Gesamtüberblick über die eigene IT-Landschaft gegeben.

Egal ob ein Dienst nicht zur Verfügung steht ist oder ein Telefon gerade seinen Dienst quittiert hat: die eingehende Störung kann bereits bei der Meldung durch zuständige Mitarbeiter verifiziert und bearbeitet werden. Teilweise kann an Störungen bereits gearbeitet werden bevor sie vom Anwender festgestellt werden. Vor allem aber ist der Gesamtblick auf die IT-Infrastruktur wichtig. Nun kann die IT-Abteilung schnell erkennen, wo gerade benötigte IT-Komponenten stehen, die von einer Störung betroffen oder für einen geplanten Austausch vorgesehen sind.

Welche Stromversorgung für die jeweiligen Systeme zuständig ist, ist ebenfalls sehr relevant. Information über die in den jeweiligen Gebäuden vorhandene Elektroinstallation war so gut wie nicht vorhanden oder die Dokumentation war nicht zugänglich. Zu wissen an welchen Stromkreisen und Sicherungen die IT-Systeme angeschlossen sind ist für uns jedoch enorm hilfreich. Gerade für die regelmäßig vorgeschriebene Prüfung der Notstromversorgung oder bei der Fehlerbeseitigung nach Stromausfällen.

Das Fazit

Bei der Suche nach einer geeigneten CMDB-Lösung / IT-Dokumentation für das Hochschulrechenzentrum (HRZ) und dessen Anforderungen wurden zunächst Kriterien wie die Installationsplattform und der Preis angeführt. Da das Hochschulrechenzentrum sehr LINUX- und MySQL-orientiert ist, wurde mit i-doit bereits die ideale Installationsplattform gefunden.

Open Source Software kommt in einer Universität, als Förderer der freien Forschung und Lehre, immer gut an. Auch das Preismodell in Form einer Subskription mit jährlicher Nutzungsgebühr war ein weiterer Pluspunkt im Rahmen der Entscheidung. Weiterhin war für uns die Möglichkeit einer standardisierten Schnittstelle für den Massenimport von großen Datenmengen ebenso relevant, wie die modulare Erweiterbarkeit des Funktionsumfangs durch verschieden Add-ons, die erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden.

Nicht suchen – FINDEN! Bei einer so großen und vielfältigen IT-Infrastruktur ist es unerlässlich, den Überblick über die gesamten Komponenten zu haben. Hier bietet i-doit durch den modularen Aufbau mit den verschiedenen Add-ons wie Dokumente, VIVA, Gerätetausch und Wartung die richtige Plattform.

Mit der entsprechenden API lassen sich externe Anbindungen über eine Standardprogrammierschnittstelle durch- führen und zum Beispiel Daten abfragen und importieren. In der Kombination mit OTRS – HelpDesk und verschiedenen Monitoring-Systemen ergibt sich die ideale Kombination um die Systemadministration und den Service Desk direkt an den Informationen in der CMDB teilhaben und aktiv nutzen zu lassen.

Sie fragen sich …

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