i-doit @ VON ARDENNE GmbH

i-doit ermöglicht das IT-Asset-Management!

CIO René Sieben benötigt einen täglichen Überblick: „Die internationale Zusammenarbeit unserer Firmengruppe ist zu 100 Prozent von IT abhängig. i-doit ermöglicht es uns, alle relevanten Informationen zentral zu pflegen und bereitzustellen.“

Der Anwender

VON ARDENNE entwickelt und fertigt Anlagen für die industrielle Vakuumbeschichtung von Materialien wie Glas, Wafer, Metallband oder Kunststofffolie. Je nach Anwendung sind diese Schichten einen Nanometer bis wenige Mikrometer dünn und verleihen den Materialien neue funktionale Eigenschaften.

Aus diesen Materialien stellen die Kunden des Unternehmens hochwertige Produkte her, wie Architekturglas, Displays für Smartphones und Touchscreens, Solarmodule oder Wärmeschutzfolien für Autoverglasung.

Den Kunden werden technologisch ausgereifte Vakuumbeschichtungsanlagen, umfassendes Know-how und weltweiter Service angeboten. Die Schlüsselkomponenten werden bei VON ARDENNE selbst entwickelt und gefertigt. Anlagen und Komponenten aus dem Hause VON ARDENNE leisten einen wichtigen Beitrag zum Schutz der Umwelt. Sie sind entscheidend bei der Herstellung von Produkten, die helfen, weniger Energie zu verbrauchen oder Energie aus erneuerbaren Ressourcen zu erzeugen.

Die Herausforderung

Niederlassungen und Produktionsstätten in Asien und den Vereinigten Staaten bedingen einen hohen Vernetzungsgrad, reife Prozesse im IT Management und ein hohes Sicherheitsniveau. Die an sich eigenständigen Tochtergesellschaften werden IT-technisch aus Dresden betreut. Ebenso wird das IT-Service-management des gesamten Konzerns in der Dresdner Zentrale geplant, umgesetzt und laufend verbessert.

Die universitäre Struktur unterteilt sich in 16 Fachbereiche mit untergliederten Instituten und Arbeitskreisen, die im weiteren Verlauf des Projektes ihre jeweils eigene IT-Dokumentation führen und dafür verantwortlich sein sollen. Neben den organisatorischen Aspekten, die es zu lösen galt, waren auch hier die Einführung und Erstellung zusätzliche Objekttypen und Objekte zu erwarten.

Bedingt durch die universitätseigene IT-Sicherheitsrichtlinie ergänzten das Management der IT-Services und BSI-Grundschutz die Anforderungen an das Gesamtprojekt. Den Anforderungen aller Bereiche gerecht zu werden und diese in einem Projekt zusammen zu führen, war sowohl zum Projektstart als auch im weiteren Verlauf eine große Herausforderung.

Der Lösungsweg

Anwendungsbeispiel: SAP-Schnittstelle

SAP ist, wie in vielen Organisationen dieser Größe, erste Wahl für die Abbildung der Unternehmens-Kernprozesse. Eine einzelne Buchungszeile in SAP bedeutet unter Umständen jedoch viel Arbeit in der IT. Kommt aus der zentralen Anlagenbuchhaltung ein simpler Buchungssatz, beginnt in der IT der Lebenszyklus von oftmals einem guten Dutzend Servern, 100 Workstations oder auch von Software-Lizenzkontingenten.

Die Prozesse Einkauf und Buchhaltung mit jenen des IT-Asset-Managements datentechnisch zusammenzuführen, ist eine der Herausforderungen in der i-doit-Community. Hier die Lösung aus diesem Leuchtturmprojekt: i-doit stellt den „point of truth“ dar. Aus den Satellitensystemen und vorgelagerten Prozessen angelieferte Daten werden abgeholt, aufbereitet, in i-doit übernommen und hier mit weiteren Dokumentationsdaten verlinkt. Ziel ist stets, eine Eingabe möglichst nur einmal durchführen zu müssen und die Aktualität der Daten in allen Systemen sicherzustellen.

So auch jene Buchungsdaten aus SAP, die in IDoc-Dateien abgelegt werden. Mittels einer selbst entwickelten Middleware werden diese Datensätze abgeholt und für den i-doit-Import via API aufbereitet. Ein eigener Objekttyp, SAP-Assets, wurde dafür angelegt. Nach dem Import informiert eine spezielle Statusmeldung, dass die Arbeit des IT-Teams beginnen kann: Dokumentationsobjekte werden nun mit der SAP-Buchung verbunden. Die gesamte Dokumentationsarbeit erfolgt direkt in i-doit. So entsteht aus der einen Buchungszeile die entsprechende Anzahl verbundener und damit gut auswertbarer IT-Assets. Die Datensätze der Assets werden nun auch jenen der Anwender, der Verantwortlichen, des Lagers oder der Außenstellen zugeordnet.

Ebenso relational verbunden werden entsprechende Arbeitsplätze, Rackstellplätze, Räume, aber auch IT-Services und Wartungsverträge. Die Template-Funktion ermöglicht die Verwendung von Standardwerten. Mit Hilfe des Listeneditors finden ggf. Massenänderungen für eine Gruppe von Objekten statt. Im weiteren Lebenszyklus der nun in i-doit befindlichen IT-Assets stellt sich stets die Frage, ob die Date zuverlässig gepflegt und Änderungen auch im Datenstand dokumentiert werden. Um dies nachvollziehbar und einfach kontrollierbar zu machen, wurde ein ausgefeiltes Reporting geschaffen. Auch dieses weist einige Besonderheiten auf und stützt sich auf umfangreiche Praxiserfahrung.

Zum Beispiel können Empfänger des Reports aufgrund einer farblichen Hervorhebung neue, geänderte und gelöschte Daten von jenen des letzten Reportzeitraums leicht unterscheiden. Mittels Drill-down können –ausgehend von der SAP-Buchung – alle Bewegungen und Änderungen bis zu den einzelnen verbundenen Datensätzen nachvollzogen, kontrolliert und für weitere Zwecke verwendet werden. „Durch diese Vorgehensweise und die Implementierung der SAP-Schnittstelle mittels i-doit-API reduzieren wir unseren Inventuraufwand signifikant und haben eine bis dato nicht vorhandene Transparenz über unsere IT-Assets geschaffen“, resümiert René Sieben. Diese Ende-zu-Ende-Kontrolle der Daten, die lückenlose Dokumentation im IT-Betrieb, ist das anzustrebende Niveau bei VON ARDENNE, wie es im Produktionsbetrieb vorgelebt wird: Hohe Präzision, Genauigkeit und Sorgfalt, auf die man zu Recht stolz sein kann!

Der Nutzen

Den Überblick über die weltweit genutzten IT-Assets zu behalten, ist herausfordernd, stellt jedoch die Grundlage für Steuerungsprozesse und Projekte dar. i-doit meistert diese Aufgabe seit dem ersten Tag des Einsatzes vor zwei Jahren optimal. „Die Standardkonfiguration und die mitgelieferte Struktur von i-doit ermöglichte uns einen einfachen Übergang von allen bis dahin vorhandenen dezentralen Lösungen“, erklärt René Sieben. „Anpassungen der Software waren anfangs keine nötig. Als Pilotprojekt wurde innerhalb weniger Wochen die SIM-Kartenverwaltung auf die Beine gestellt.“

Was einfach klingt, ist bei weitem nicht trivial: Dual-SIM-Telefone, regional unterschiedliche Regelungen für private und berufliche Nutzung, verschiedene Provider und Verträge sowie die übliche Personalfluktuation bei Unternehmen dieser Größe bringen eine Menge Verwaltungsaufwand mit sich. Dieser hat mit dem Wert der verwalteten Objekte – der eigentlichen SIM-Karte oder deren elektronischem Pendant – rein gar nichts zu tun.

Hohe Sicherheitsauflagen erfordern hier schlicht und einfach stringente Prozesse. Eigene Anpassungen an i-doit auf Basis der enthaltenen Individualisierungsfunktionen kamen in weiteren Projekten dazu: „Für unsere spezielle Situation der dezentralen Organisation mit zentraler Steuerung mussten wir uns einiges einfallen lassen. Wir entschieden uns für einen gemeinsamen Blick mehrerer Unternehmen auf die IT-Komponenten in i-doit, fein gesteuert durch das anpassbare Berechtigungssystem. i-doit hat uns mit seiner Flexibilität gut unterstützt und stellenweise sogar überrascht, sodass wir unsere Anforderungen ohne eigene Entwicklung oder Zusatzsoftware umsetzen konnten.“

Das Fazit

Bei der Einführung von i-doit ist es wichtig, dass man nicht zu viel auf einmal umsetzen will. Jedoch ist eine klare Zielvorstellung, was man mit dem System erreichen will, unbedingt notwendig. Der Aufwand für die Datenpflege sollte nicht unterschätzt werden. Entscheidend für die Akzeptanz eines Systems wie i-doit ist ein umsetzbarer Projektumfang (in Form von mehreren Phasen bzw. mehreren abgegrenzten Projekten). Um den größtmöglichen Nutzen aus einem System wie i-doit zu ziehen, bedarf es der Überzeugung aller Key-Nutzer, dass diese Software die tägliche Arbeit unterstützt. Nur wenn die Anwender eine positive Einstellung zu einem System wie i-doit haben, kann eine gute Datenqualität erreicht werden. Und die ist entscheidend.

Download der vollständigen Case Study von Ardenne

 

 

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