Unsere neue Praxis-Reihe „In 6 Schritten zur IT-Dokumentation“ präsentiert anschaulich die Möglichkeiten der IT-Dokumentation und führt Sie durch die einzelnen Abschnitte Ihres Dokumentations-Projektes:

  1. Die Infrastruktur
  2. Das Netzwerk
  3. Die Server
  4. Die Clients
  5. Die Server-Anwendungen und IT-Services

Natürlich können Sie die komplette Blog-Reihe auch als kompakten Praxis-Leitfaden kostenlos herunterladen.

Standortdokumentation leicht gemacht

Gehen Sie davon aus, dass Sie jedes Objekt, das einem Standort entspricht, nur noch genau einmal dokumentieren müssen. Alle anderen Objekte werden damit relational verbunden.

Das alles kann ein physischer Standort sein:

  • Ein Chassis (um Einschübe korrekt zu “verorten”)
  • Ein Rack (in dem Chassis oder Server eingebaut sind)
  • Ein Arbeitsplatz (mit dem Geräte verbunden sind)
  • Ein Raum (in dem z.B. Racks oder Arbeitsplätze sind)
  • Ein Stockwerk (in dem Räume sind)
  • Ein Gebäude (in dem mehrere Stockwerke sind)
  • Ein Campus (in dem Gebäude stehen)
  • Eine Stadt (in der Gebäude oder Campus sind)
  • Ein Bundesland
  • Ein Staat/Land

Zu kompliziert?

Nun – die rudimentäre Variante, zum Beispiel für eine reine Rechnerraumkonfiguration, ist wie folgt:

Racks stehen in einem Raum und Räume befinden sich in einem Gebäude. Alles andere wird anfangs weggelassen.

Da jedes Element nur einmal angelegt wird, kann man in die einmalige Dokumentation ein wenig mehr Mühe stecken: Nicht nur ein Name sollte es sein, sondern weitere Eigenschaften: Die genaue Adresse, die Ansprechpartner (für Zutritt oder Alarmierung), Eine Telefonnummer der Nebenstelle im Rechnerraum, usw. Denken Sie bitte an den worst case: Im schlimmsten Fall müssen nicht Sie sich zurechtfinden, sondern Personen, die unter Umständen noch nie in den Räumlichkeiten waren!

 

Wie umgehen mit fehlenden Angaben?

Oft wird uns von fehlenden Angaben aus der Organisation berichtet: Es gibt keine eindeutige Bezeichnung von Räumen, keine Raumnummern. Daher kann vermeintlich mit der Dokumentation der Standorte nicht fortgefahren werden. Das Projekt scheint von Anfang an festzustecken.

Kommunikation ist im Notfall alles…

Wie kann es von hier aus weitergehen?

Mit den dokumentierten Standorten kann man schon eine Menge anfangen:

 

 

Raumpläne

Mit dem i-doit Raumplan-Add-on erhalten Sie eine grafische Darstellung, auch Bilder (z.B. von Gebäudeplänen) können hinterlegt werden. Später werden Sie wahrscheinlich die genauen Standorte von Anlagen, Racks, aber auch die WLAN Abdeckung einzeichnen wollen.

 

Rack Management

Gleich kommen wir zu den Geräten, die in den Racks stecken. Wenn Sie diese auch im Rack richtig verorten, also die Höhenangaben richtig treffen, erleben Sie als Dank eine grafische Darstellung, die der Realität im Serverraum entspricht. Endlich!

 

Facility Management

Verwalten Sie nicht nur Räume, sondern auch Arbeitsplätze, die Benutzer, Telefonnebenstellen, bis hin zur Inventur von Tisch, Stuhl und Feuerlöscher. Wobei anfangs das Hauptaugenmerk sicher auf wichtigen IT-Komponenten liegen sollte!

 

Dokumentieren der betrieblichen Anlagen

Feuerlöscher, USV-Anlagen, Netzersatzanlagen, Klimaanlagen, etc. haben eines gemeinsam: Eine Prüfplakette, oft vom TÜV ausgestellt, die Auskunft darüber gibt, wann die nächste Überprüfung stattfinden muss. Teils sind versicherungstechnische, teils gesetzliche, oder einfach betriebliche Notwendigkeiten der Hintergrund, diese Termine nicht zu übersehen. Lassen Sie sich doch von i-doit an diese Termine automatisch erinnern, oder erstellen Sie einen automatischen Report, was im Folgemonat an Überprüfungen einzuplanen ist.

 

Verkabelungsmanagement

oft ist es nötig die Kabelverbindungen zu dokumentieren. Vor allem beim Patchen eine große Hilfe zur immer wiederkehrenden Frage: Welche Strippe kann abgesteckt werden? i-doit weiß es. Wobei es i-doit egal ist, ob Sie Strom- oder Netzwerkverbindungen abbilden. Doch ist das nun der richtige Zeitpunkt? Wir meinen: Nein: Später dazu mehr.

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