Maria Monetas von der Buchhaltung fordert von der IT Abteilung die rechtzeitige Information, wann mit Vertragsänderungen zu rechnen ist. Als Hüterin aller Verträge und Abhängigkeiten von Lieferanten will sie von der IT Abteilung in regelmäßigen Abständen Reports. Vor allem wenn Verträge über mehrere Jahre abgeschlossen werden, wird sie hellhörig: Wann laufen Wartungsverträge aus? Werden diese erneuert? Oder durch Verträge mit anderen Dienstleistern ersetzt? Sie will es wissen. Maria muss budgetieren. Und die neue CMDB soll ihr helfen!

Das CMDB-Team findet in einem Brainstorming-Termin heraus, welche Dokumente und Formulare im Lebenszyklus anfallen. Ihr Ergebnis ist umfangreich:

 

  • Lieferscheine
    zur Identifikation des Lieferanten, des Lieferdatums, Ort der Lieferung, Auslieferungszustand, Startdatum der Gewährleistung.
  • Rechnungen
    Kaufpreis, Lieferant, Startdatum der Gewährleistung wenn nicht bereits durch einen Lieferschein dokumentiert.
  • Wartungsverträge
    dokumentierte Ansprechpartner, Bedingungen, Servicezeiten, Laufzeit, stehen wie Lieferscheine und Rechnungen über die Seriennummer in Bezug zu Geräten.
  • ggf. Verlängerungen von Wartungsverträgen
  • veränderte Laufzeit, evtl. geänderte Bedingungen. Beziehen sich oft nur mehr auf den ursprünglichen Vertrag.
  • interne Übernahmescheine durch Mitarbeiter
    vor allem im Client Management, bei Leihgeräten notwendig: Die Übernehmer sind für die Geräte verantwortlich
  • Retournahme-Scheine durch die IT Abteilung
  • Reparaturscheine durch Lieferanten
  • polizeiliche Bestätigung der Verlust- oder Diebstahlsanzeige
  • Bestätigung der professionellen Entsorgung durch einen entsprechenden Dienstleister, ggf. mit garantierter Datenlöschung
  • Auch Versicherungspolizzen werden als relevant identifiziert. Allerdings beziehen sich die abgeschlossenen Versicherungen in ihrem Fall nicht auf einzelne Geräte, daher lassen sie diese außen vor.

Bei der Beschäftigung mit den Dokumenten kommen einige interessante Details zum Vorschein, die im operativen IT Betrieb bisher wenig Betrachtung fanden:

Dokumente beschreiben den Lebenszyklus