Nachdem sich Max Admin und Anton Portas nun einige Wochen mit der neuen CMDB beschäftigt haben, will IT Leiter Adam Kapon einen Status des PilotprojektesMax nutzt die Gelegenheit um stolz von den Erfahrungen und Erfolgen zu berichten:

  • Wir haben ein CMDB Testsystem aufgesetzt und es läuft stabil.
  • Anton hat Altdaten aus Excel Tabellen erfolgreich übernommen und dabei Daten konsolidiert.
  • Discovery haben wir gemeinsam ausführlich getestet und konnten mit dieser Methode die Daten in der CMDB aktualisieren.
  • Die Anforderungen aus der Buchhaltung, betreffend eines Lifecycle Managements für Hardware und Verträge, konnten wir bereits jetzt, im Pilotprojekt umsetzen!
  • Anton Portas hat sich hervorragend in die Materie eingearbeitet. Er ist unser Tool Champion für die CMDB geworden.

Adam Kapon, IT Leiter von Mocca Sukero und, wenn man so will, Projektauftraggeber des CMDB Projekts, nickt. Was er hört gefällt ihm. Doch er lässt sich nicht aufs Glatteis führen. Seine Mitarbeiter haben sich sicherlich mächtig ins Zeug gelegt. Was ihn jedoch viel mehr interessiert als der grün gefärbte Statusbericht: Wo hakt es?

Alles grün? Sehr verdächtig!

“Gibt es nicht auch noch andere Themen die Betrachtung verdienen? Schließlich führen wir ein neues System ein, solche Projekte waren noch nie schmerzbefreit. Müssen wir uns nicht auch organisatorische Aspekte ansehen, oder ist das auch schon alles im Pilotprojekt erledigt?”.

Kapon hat ins Schwarze getroffen. Die Abläufe rund um eine zentrale Dokumentation sind für alle neu und müssen erst noch aufgesetzt werden. Nichts Unmögliches, sicher keine “rocket science”, aber hier benötigt das Team Unterstützung von ihrem Chef. Nur er kann die Organisation ändern, Vorgaben machen und die nötigen Machtworte sprechen.

Aber nur sprechenden Menschen kann geholfen werden. Also fasst sich Max ein Herz und berichtet auch von den Ecken und Kanten, die schon erkennbar sind und den Projektstatus ein wenig anders einfärben:

  • “Die Einbindung von David Sendo, der für das Netzwerk verantwortlich ist, sagen wir es neutral, “ist offen”. Er hat sich bereits eine eigene Dokumentationswelt aufgebaut. Wir wissen nicht wie wir damit umgehen sollen. Und er denkt nicht daran sich ins Projekt aktiv einzubringen.
  • Die Anforderung aus der Geschäftsführung ist im Prinzip eine Dokumentation für Notfälle mit möglichst wenig Aufwand zu erstellen. Hier sind wir noch so gut wie nackt. Uns fehlt eine Methode, wie wir das erreichen können. Da haben wir noch eine Lernkurve zu nehmen.
  • Den Kontakt mit dem externen Datenschutzbeauftragten haben wir bisher vermieden. Wir sind ein wenig mit der Tatsache überfordert, dass ein Externer bei uns etwas zu sagen hat. Abgesehen davon könnten wir seinen Bedarf sicher noch nicht erfüllen. Wir wollten schlafende Hunde nicht unbedingt wecken.
  • Sabrina Helper vom Service Desk fordert, nein, überfordert uns. Von ihr kamen schon ein paar gute Ideen. Aber wir fürchten: wenn wir sie voll ins Projekt hereinnehmen, sprengen ihre Ideen den Rahmen. Sicher, sie ist sehr gut in dem was sie macht. Aber wenn wir noch nicht mal die Anforderungen der Geschäftsführung umsetzen können, …
  • Auch Paula Oktal, die unsere Datenbanken betreut und für das Backup zuständig ist, haben wir noch nicht im Boot. Sie hat sicher auch spezielle Anforderungen an eine Dokumentation, die wir noch nicht so genau kennen.
  • Und last, but not least, müssen wir uns alle, also das gesamte IT-Team, umstellen. Mit einer gemeinsamen CMDB muss man anders arbeiten als mit Excel.” Er denkt kurz nach und setzt fort: “Ja – eigentlich auch anders denken”.

Gespannt warten sie auf die Reaktion von Kapon. Dieser formuliert seine Worte bedächtig aber klar:

“Ich bin überzeugt, dass das der richtige Weg ist. Eure bisherigen Erfolge werden wir intern als Quick Wins gut verwenden können. Und die organisatorischen Dinge werden wir sicher auch lösen, da habt ihr meinen vollen Rückhalt. Bereits vor Jahren habe ich in meiner ITIL Ausbildung die Vorzüge einer CMDB kennen gelernt. Letztlich scheiterte es ja nicht am Wollen, sondern eher an den Ressourcen. Dadurch, dass wir nun Rückenwind von der Geschäftsführung haben, ist die Sache natürlich in einem anderen Licht zu betrachten. Trachtet bitte danach, alles, was ihr bisher umgesetzt habt, live zu schalten und vorzeigbar vorzubereiten. Ich möchte die Geschäftsführung von den Fortschritten informieren.

Dass ihr mit dem Datenschutzbeauftragten noch nicht gesprochen habt, ist allerdings nicht gut. Wie sieht es eigentlich mit Abteilungsleiter Prezo vom Vertrieb aus? Habt ihr den befragt?”  Max schüttelt den Kopf.
“Das ist nicht gut! Aus dieser Ecke entsteht immer mehr Druck etwas zu tun. Das müssen wir dann wohl gemeinsam und recht flott tun.”

Er hält kurz inne, dann schießt es aus ihm heraus: “Passt auf! Ich hab eine Idee. Machen wir’s so: Wir stoppen nun das Pilotprojekt und reden offen mit allen Kolleginnen und Kollegen über eure Erfahrungen. Durchaus auch über die Schwierigkeiten, die ihr erkannt habt. Dann sollen sie ihre Anforderungen auf den Tisch legen. Denn, wenn wir auf jemanden vergessen, rächt sich das. Erst recht in der eigenen Abteilung! Bindet also so schnell wie möglich alle aus der IT ein! Fragt was sie brauchen, was ihnen in der täglichen Arbeit hilft. Mit dem Netzwerker Sendo spreche ich persönlich. Vernünftige Argumente hört er wohl.

Max und Anton nicken sich zu: Ihr bisheriges Investment hat sich ausgezahlt. Ein wenig rot sind ihre Ohren durchaus, aber das halten sie aus. Doch der IT Leiter überrascht sie nochmals. Er legt noch ein Schäufelchen nach:

“Wandert auch nochmals durchs Haus und holt euch die Anforderungen von den anderen Stakeholdern. Vertrieb, Datenschutzbeauftragte, und so weiter. Was heißt schlafenden Hunde? Die warten nur darauf mich zu beißen. Also vorwärts! Und falls ihr externe Unterstützung für den Wissensaufbau benötigt, nur zu: Holt Angebote ein! Wäre doch gelacht, wenn wir hier kein Schulungsbudget bekommen”. Ich gebe euch auch gleich meine Anforderungen mit. Die gehen in drei Richtungen:

Zum einen ist mir wichtig von der Abhängigkeit einzelner Personen in meinem Team weg zu kommen. Versteht das bitte nicht falsch: Ich will euch nicht los werden. Ich möchte jedoch wissen, wer wofür zuständig ist und wo ich voll abhängig von Einzelpersonen bin – denn im Fehlerfall ist diese Person ja vielleicht auch nicht verfügbar!

Der zweite Aspekt ist das Change Management: Wir gehen nun demnächst mit unserem Online-Shop auch wirklich online. Das bedeutet: Rund um die Uhr müssen die Systeme online sein. Und auch alle Schnittstellen, Vorsysteme und solche, die Daten übernehmen und weiterverarbeiten. Wir haben nicht mehr die Möglichkeit Systeme zu warten, wann es uns passt. Wir sind von vielen neuen Faktoren abhängig. Ebenso können wir es uns nicht mehr leisten, Änderungen, zum Beispiel Software Updates, zu verbocken und danach stundenlang offline zu sein. Die CMDB ist hier ein wichtiges Element, um das ganze Change Management zu professionalisieren.

Und der dritte Bereich ist das Service Level Management – ich will mittelfristig einen kompletten Service Katalog haben, der die Arbeit, die hier geleistet wird, dokumentiert. Ich will ein Werkzeug in die Hand bekommen das unsere Leistungen darstellt, messbar und abgrenzbar macht. Wir können nicht rund um die Uhr Mädchen für alles sein. Für unsere definierten Zuständigkeiten will ich jedoch gute Qualität bieten.”

Max hat sich die drei zusätzlichen Anforderungen notiert. Sein Kopf raucht. Er muss nun alle  bereits bestehenden Anforderungen zusammen schreiben und noch weitere einholen. Irgendwie sieht das nicht nach Quick Win aus.

Doch vorerst gehen er und Anton einmal in die Kantine verschnaufen und einen Kaffee trinken. Die Hausmarke ist ja wirklich Spitze!

Conclusio

Projektleiter sind auch nur Menschen! Natürlich wird der Status des Projektes schöngefärbt als ob Grün das neue Gold wäre. Unangenehm, aber letztlich der Sache dienend, ist, wenn man einen erfahrenen Menschen als Gegenüber hat, der dabei nicht mitspielt! Denn das Spiel kann man getrost schnell beenden. Kein Einführungsprojekt ist ausschließlich grün! Immer geht’s auch um Befindlichkeiten, um’s Loslassen alter Gewohnheiten, um Eitelkeit und alles, was Mensch so menschlich macht. Bringen Sie doch mal einem erfahrenen Tischler einen neuen Hobel in die Werkstatt …

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