“Hallo Toni! Schön, dass du dich im Teammeeting bereit erklärt hast im CMDB Projekt einen wichtigen Teilbereich zu übernehmen. Du weißt – wir stehen bei der Dokumentation ein wenig unter Druck. Seit der Geschäftsführer Wind davon bekommen hat, dass wir da ziemlich blank sind, muss Alles recht schnell gehen. Das gibt uns aber auch die Möglichkeit die Dinge, die wir schon länger vorhaben, endlich umzusetzen. Von Maria Monetas …, du hast sie schon kennen gelernt?”

Anton ‘Toni’ Portas nickt. Viele Worte sind seine Sache nicht. Er ist auch erst seit kurzem im Unternehmen und trotz einiger Jahre Erfahrung noch ein wenig eingeschüchtert.

OK”, setzt Max Admin seine “Aufgleisung” fort, “also Maria, von der Buchhaltung fordert ein Asset Lifecycle Management ein. Das bedeutet für dich zum Start: Konzentration auf die teure Server-Hardware. Wo steht was. Mein Vorschlag ist: Nicht jeder Schraube nachzulaufen und im Pilotprojekt das Client Management weg zu lassen. Sabrina Helper vom Help Desk, die auch dafür zuständig ist, binden wir erst später ins Projekt ein, sie hat sicher ihre eigenen Ideen und derzeit Urlaub. Mir wäre in erster Linie mal wichtig zu wissen wo etwas steht. Im Serverraum kannst du dich schon mal austoben und glaube mir: Das ist eine wirklich wichtige Sache, schließlich gibt es da einige heikle Systeme. Natürlich wirst du auch auf die Netzwerk-Hardware stoßen: Router, Switches, usw. Hier pass’ aber gut auf: Kollege Sendo dokumentiert selbst sehr penibel. Wie aktuell und genau das ist, weiß aber nur er.

Ich informiere ihn, dass du auf ihn zukommst, damit er sich nicht übergangen fühlt und du nicht die gleiche Arbeit ein zweites Mal machst. Probiere i-doit aus, mach dich schlau, wir reden wieder in einer Woche… Wir sind im Pilotbetrieb, du kannst also getrost ausprobieren. Falls du etwas brauchst, sag Bescheid.”

IT-Administrator im Server-Raum

Max Admin hat schon vor einiger Zeit das Open Source Universalwerkzeug i-doit auf einem Testserver installiert. Zwar hat er das Potenzial erkannt, aber noch keine Zeit gefunden, das Tool intern vorzustellen. Nun ist die Zeit reif. Nachdem er als Projektleiter nominiert wurde und sich bereits einige Anforderungen an die CMDB angehört hat, setzt er gleich i-doit in der pro Variante ein. Die Installation ist schnell erledigt, die Knowledge Base beantwortet seine offene Fragen. Ebenso schnell ist die Einrichtung neuer User dank LDAP Anbindung erledigt.

Nun können sie beginnen die ersten Anforderungen umzusetzen. Und Toni legt los. Seit Monaten wartet er auf seine Chance. Er ist Max als Mitarbeiter zugeordnet, aber der hat wenig Zeit für ihn. Und die mangelnde Dokumentation ist mit ein Grund, warum er bei vielen Aufgaben andere nerven muss. Das ist ihm unangenehm und peinlich, da er oft stundenlang schlecht ausgelastet ist, während seine Kolleginnen und Kollegen fast rotieren.

Er nimmt seine neue Aufgabe sehr ernst, probiert gleich mal, ob er rein intuitiv an die Sache rangehen kann, oder doch eine Schulung beantragt. Für die ersten Schritte in der Applikation gibt es einige Artikel, die ihm Informationen für den Start geben.

Zuerst einige Stammdaten

Toni hat gelernt Teilprojekte strukturiert anzugehen. Ein kleiner Plan für die ersten Schritte soll ihm helfen:

  • Lokationen: Es gibt derzeit 15 Firmenstandorte und die Zentrale. Um Hardware zuordnen zu können braucht er auf jeden Fall zuerst die Standorte. Hier findet er in den Excel-Listen, die er bisher gesehen hat, alle möglichen Varianten: Manchmal die Adresse, manchmal einen Namen, manchmal eine Abkürzung, oft nur die Stadt. Die Namen zu vereinheitlichen erhält
    Höchste Priorität 1.
  • Wie die Standorte datentechnisch miteinander verbunden sind ist ganz wesentlich. Das fällt allerdings in den Aufgabenbereich des Netzwerk-Admins, der angeblich eine detaillierte Doku hat, also: Prio 3.
  • Serverraum: Sie haben zwei getrennte Serverräume in denen jeweils einige Racks stehen. Hier könnte er mit einer Rack-View das Leben seiner Admin-Kollegen vereinfachen. Aber die Schmerzen von Maria Monetas liegen gar nicht dort. Er weiß zwar wie die Rack-View herzustellen ist, auf die Umsetzung und großen Augen der KollegInnen freut er sich bereits. Trotzdem: Prio 3.
  • Ebenfalls im Serverraum: Noch viel andere Technik. Hier steht eine Menge an Geräten herum, die auch irgendwie IT Inventar sind. Brandmeldeanlage, Telefonanlage, USV-Anlage, Kabelschränke mit einer Menge Kabel, usw. Viele haben auch Aufkleber mit Datum und TÜV-Prüfsiegel. Wer sich wohl um die kümmert? Nachfragen …
  • Seriennummern, eindeutige IDs. So weit er in den Excel-Listen gesehen hat, gibt es keine eindeutige interne ID für Geräte. Dieser Spur will er auf jeden Fall nachgehen. So wie er sich Asset LifeCycle Management vorstellt, ist eine eindeutige Nummer nichts Falsches. Ebenfalls Priorität 1.
  • Bestehende Listen und Datenübernahme. Alles, was er bisher an Dokumentation gesehen hat sind Excel Listen und Visio Grafiken. Zumindest die Listen will er prüfen. Vielleicht spart er sich eine Menge Tipp-Arbeit durch Import? Das würde auch allen KollegInnen helfen. Prio 2.

Er beginnt nun damit die Standorte des Unternehmens abzubilden. Schon aus reinem Selbstzweck: Wenn er demnächst in eine Filiale fahren muss um Störungen zu beheben, oder neue Geräte auszuliefern, benötigt er mehr Details als den Namen der Stadt. Da er öfters im Service Desk mitarbeitet, ahnt er schon eine Anforderung der Help Desk Leiterin: Sie will sicher jeden Raum einzeln dokumentiert haben. Überall steht Hardware: Bildschirme, ganze Arbeitsplätze, Docking-Stations für Notebooks, Ladegeräte und Beamer in Besprechungsräumen, vor allem die leidigen Drucker müssen oft gewartet werden. Die Räume als Standortangabe aufzunehmen, erscheint ihm jedenfalls richtig.

Datenerfassung

Erste Erfahrungen mit der Erfassung von Geräten lassen ihn schnell voran kommen. Er findet heraus, dass das Erstellen von Hilfstabellen und anschließende Importieren in i-doit schneller geht, als das manuelle Erfassen in der Applikation. So kommt er rasch zu strukturierten Ergebnissen und lernt auch gleich mit dem CSV-Import umzugehen.

Die größte Herausforderung bisher war es allerdings eine eindeutige Liste an Raumnummern zu erhalten. Von wegen: Nur die IT dokumentiert schlecht …

Als nächstes will er sich dem Thema Datenimport widmen!

Conclusio

Zumindest eine Person in der IT Abteilung muss zum “CMDB Champion” mutieren. Warum nicht den Jüngsten im Team eine Chance geben sich zu profilieren? Engagement ist jedenfalls eine gute Eigenschaft um einerseits aufzuräumen und andererseits einige schnelle Erfolge zeigen zu können. Geben Sie dieser Person Rückendeckung und Freiraum: Hier betritt jemand Neuland!

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