In unserem i-doit Project Award haben wir unsere Anwender aufgerufen ihre ganz individuellen Ansätze rund um IT-Dokumentation und CMDB vorzustellen. Zur Auswahl standen drei Kategorien:

  1. Dokumentieren – Wie werden aus Daten Informationen, wie wird Wissen oder gar Weisheit unterstützt? Wir suchten Beispiele, wie mit i-doit dieser Weg beschritten wurde.
  2. Integrieren – Durch die Integration von i-doit mit anderen Anwendungen zieht man Zusatznutzen aus bereits bestehenden Daten und erzielt Effekte, auf die wir gespannt waren.
  3. Automatisieren – In dieser Kategorie suchten wir Lösungen, die Arbeitsschritte ganz oder teilweise automatisieren.

Eine Jury kürt die drei besten jeder Kategorie, die auf der i-doit Anwenderkonferenz vorgestellt werden. In diesem Artikel stellen wir die unterschiedlichen Arten von Dokumentation vor, die in Kategorie A teilgenommen haben.

Prozesse, Prozesse

Beim Aufbau der Dokumentation stößt man zwangsweise an die Leistungsfähigkeit der internen Prozesse. Die mussten, so berichtet das Informations-Verarbeitungs-Zentrum (IVZ) der ARD, erst im Unternehmen aufgebaut werden. Man kann sie nicht kaufen und es gibt sie nicht “von der Stange”, ein Konzept muss her. Denn mit jedem Anwendungsfall der erfolgreich umgesetzt wird, mit der Übernahme eines Datenbestands aus einer Dokumentationsinsel, wird auch der Appetit und Bedarf an den nun zentral abgelegt und zu Informationen verdichteten Daten größer. Damit entwickeln sich auch neue interne Rollen, die es vorher nicht gab – zum Beispiel jemand, der darauf spezialisiert ist solche Pflegeprozesse zu identifizieren, Bestandsdaten zu analysieren, und in Software abzubilden. Von der vermeintlich unlösbaren Aufgabe zu hochintegrierten, optimierten Prozessen in 3 Monaten ist möglich – mit einem guten Konzept und entsprechender Kreativität der Rolleninhaber.

Kreativität braucht Anpassungsfähigkeit

Die vielen Handgriffe, die Kleinteiligkeit, die es rund um die Wartung von IT-Equipment zu bewältigen gibt, werden oft unterschätzt. Ebenso das Potenzial, das diese Daten haben. Ein schöner Fall wird von der IT-Abteilung der Stadtverwaltung Neuwied berichtet: Drucker haben Webinterfaces – die, mit Wartungsdaten und aktuellem Status angereichert, für viele Anwender eine wichtige Informationsquelle darstellen. Die Daten werden in in i-doit gesammelt und aufbereitet, danach automatisch in die Drucker zurückgeschrieben. Nice!

 

Öffentliche Verwaltung mit Spezialanwendungen

Vom gleichen Anwender haben wir erfahren, dass es gerade im öffentlichen Bereich eine Vielzahl spezieller Soft- und Hardware gibt. Wer sonst hat Änderungsterminals für Personalausweise, EC-Karten Lesegeräte und dazu nötige Verwaltungs- und Steuerungssoftware im Unternehmen? Hier ist “Maßschneidern” nötig, auch in der IT-Dokumentationslösung, was mit i-doit schließlich umgesetzt werden konnte.

EU-Datenschutzverordnung und Dokumentationspflicht

Und ein weiterer Anwendungsfall, der sich logisch mit der IT-Dokumentation verbindet wird sowohl aus der Kreativschmiede Neuwied, aber auch von der Wirtschaftskammer Vorarlberg berichtet: Die Abbildung eines Verfahrensverzeichnisses, wie es zukünftig zur Einhaltung der EU-Datenschutzverordnung vorgeschrieben ist, wurde in i-doit umgesetzt. Damit kann auch diese Dokumentationspflicht gesetzeskonform durchgeführt werden – und es muss nicht ein weiteres Tool mit redundanten Daten gefüttert werden. Einer unserer Partner – das Consultingunternehmen don’t panic – hat sich sogar auf die Umsetzung mit i-doit spezialisiert.

 

Wettbewerbsvorteil durch Dokumentation?

Abgesehen von der Erfüllung von Pflichten kann der clevere Einsatz von Dokumentation auch zu einem, nicht zu unterschätzenden, wirtschaftlichen Vorteil werden. Das berichtet das Hannoveraner Systemhaus FREDERIX. Beim Abwickeln eines Auftrages für HOTSPOT, es handelt sich um ein WLAN Service, wie es zum Beispiel von Hotels eingesetzt wird, werden die gesammelten Daten, Konfigurationen und auch Raumpläne in i-doit dokumentiert und bei Projektende in gedruckter Form dem Kunden übergeben. Durch Einsatz des Raumplan-Add-ons und dem Dokumente-Add-on wird damit nicht nur schnell sondern auch kostengünstig dokumentiert , mit höchst professionellem Ergebnis.

Unternehmensweiter Einsatz durch individualisiertes Reporting

Wie Daten zu Wissen werden zeigt uns auch die Sto SE & Co. KGaA. Durch eine kleine Anpassung an i-doit können nun beim Aufruf von Reports Kriterien mitgegeben werden – was zum Beispiel zur einfachen Abfrage von “Meinem Equipment” jedes Anwenders führt, online aus i-doit. “Ich weiß, was ich haben sollte und was ich tatsächlich habe” – dazu muss man nun nicht mehr den Gangfunk bemühen oder eine offizielle Anfrage an die IT-Abteilung stellen. Neue Anwendungsfälle tun sich nun durch diese parametrisierbaren Reports laufend auf – zum Beispiel im Service Desk, der nun Abfragen ausführen kann ohne das Werkzeug wechseln zu müssen.

 

Die Kunst

Zusammenfassend ergibt sich für uns aus den Einsendungen ein buntes Bild: Am Beginn der Reise steht das Dokumentieren selbst, eine wenig kreative Tätigkeit, die ungern erledigt wird und oft auch zu Widerstand führt. Doch erstmal auf dem Weg erkennen kreative Anwender vielfältige Möglichkeiten, Nutzen aus den gesammelten Daten zu ziehen. Hier beginnt die Kunst, Daten in Wissen zu verwandeln.


Wir freuen uns, noch viele andere kreative Menschen auf der Anwenderkonferenz begrüßen können!