In unserem i-doit Project Award haben wir unsere Anwender aufgerufen ihre ganz individuellen Ansätze rund um IT-Dokumentation und CMDB vorzustellen. Zur Auswahl standen drei Kategorien:

  1. Dokumentieren – Wie werden aus Daten Informationen, wie wird Wissen oder gar Weisheit unterstützt? Wir suchten Beispiele, wie mit i-doit dieser Weg beschritten wurde.
  2. Integrieren – Durch die Integration von i-doit mit anderen Anwendungen zieht man Zusatznutzen aus bereits bestehenden Daten und erzielt Effekte, auf die wir gespannt waren.
  3. Automatisieren – In dieser Kategorie suchten wir Lösungen, die Arbeitsschritte ganz oder teilweise automatisieren.

Eine Jury kürt die drei besten jeder Kategorie, die auf der i-doit Anwenderkonferenz vorgestellt werden. In diesem Artikel stellen wir die unterschiedlichen Arten von Dokumentation vor, die in Kategorie A teilgenommen haben.

Prozesse, Prozesse

Beim Aufbau der Dokumentation stößt man zwangsweise an die Leistungsfähigkeit der internen Prozesse. Die mussten, so berichtet das Informations-Verarbeitungs-Zentrum (IVZ) der ARD, erst im Unternehmen aufgebaut werden. Man kann sie nicht kaufen und es gibt sie nicht “von der Stange”, ein Konzept muss her. Denn mit jedem Anwendungsfall der erfolgreich umgesetzt wird, mit der Übernahme eines Datenbestands aus einer Dokumentationsinsel, wird auch der Appetit und Bedarf an den nun zentral abgelegt und zu Informationen verdichteten Daten größer. Damit entwickeln sich auch neue interne Rollen, die es vorher nicht gab – zum Beispiel jemand, der darauf spezialisiert ist solche Pflegeprozesse zu identifizieren, Bestandsdaten zu analysieren, und in Software abzubilden. Von der vermeintlich unlösbaren Aufgabe zu hochintegrierten, optimierten Prozessen in 3 Monaten ist möglich – mit einem guten Konzept und entsprechender Kreativität der Rolleninhaber.

Kreativität braucht Anpassungsfähigkeit

Die vielen Handgriffe, die Kleinteiligkeit, die es rund um die Wartung von IT-Equipment zu bewältigen gibt, werden oft unterschätzt. Ebenso das Potenzial, das diese Daten haben. Ein schöner Fall wird von der IT-Abteilung der Stadtverwaltung Neuwied berichtet: Drucker haben Webinterfaces – die, mit Wartungsdaten und aktuellem Status angereichert, für viele Anwender eine wichtige Informationsquelle darstellen. Die Daten werden in in i-doit gesammelt und aufbereitet, danach automatisch in die Drucker zurückgeschrieben. Nice!

 

Öffentliche Verwaltung mit Spezialanwendungen

Vom gleichen Anwender haben wir erfahren, dass es gerade im öffentlichen Bereich eine Vielzahl spezieller Soft- und Hardware gibt. Wer sonst hat Änderungsterminals für Personalausweise, EC-Karten Lesegeräte und dazu nötige Verwaltungs- und Steuerungssoftware im Unternehmen? Hier ist “Maßschneidern” nötig, auch in der IT-Dokumentationslösung, was mit i-doit schließlich umgesetzt werden konnte.