Nach den ersten Besprechungen mit den Stakeholdern im CMDB Projekt nimmt sich Max Admin als Projektleiter Zeit, um sich genauer in die Materie einzulesen. Er findet einige Artikel, Whitepapers und Erfahrungsberichte im Internet. Seine Zusammenfassung: “Wenn ein CMDB Projekt scheitert, dann zumeist an hohen Erwartungen”. Die Eingrenzung des „Scope“ ist elementar für den Erfolg des Projekts.

Er kennt jedoch auch seine KollegInnen in der IT Abteilung: Wenn man nicht selbst Hand anlegen kann, wird ein Tool eingeführt, das keiner nutzt. Der Spieltrieb will befriedigt werden. Ein wenig Forschung muss dabei sein. Hier den Mittelweg zu finden ist der Ca­sus knack­sus.

Was Max immer wieder liest: „Man muss sich beim CMDB Aufbau entscheiden, ob man Bottom Up oder Top Down vorgeht.“ Er übersetzt das seinem Team in einer Projektbesprechung so: 

 

 

„Investieren wir unsere Energie in die Dokumentation der Infrastruktur und erheben dort möglichst Alles und bis ins Detail?

Bottom Up Tree View
Top Down Tree View

 

 

Oder gehen wir von den wichtigen Systemen bzw. IT Services nur dort in die Details wo es wirklich nötig ist?“.

Die Entscheidung ist nicht einfach zu treffen – sein Team ist dafür, möglichst rasch die Infrastruktur komplett zu dokumentieren, am besten „Alles“. Max versteht den Wunsch, denn diese Informationen endlich an einer Stelle zu haben, nicht mehr doppelt und dreifach dokumentieren müssen, klingt erstmal gut. Aber sie ahnen bereits: manuell und “einfach so” geht das nicht. Darüber hinaus steht die Welt ja nicht still: laufend kommt Neues hinzu, Änderungen geschehen täglich. Diese müssen sofort wieder in der Dokumentation berücksichtigt werden. “Alles” ist also ein ziemlich hoher Anspruch. Wer Sandkörner zählt …

Eine Unsicherheit kommt noch dazu, wie eine Kollegin formuliert: “Top Down Ansatz” klingt ja gut und effizient – aber wie soll der gehen? Den hat bei uns ja noch niemand beschritten!”.

Top Down ist Auftrag

Aus Sicht der Geschäftsführung ist der Wunsch, ja wenn man es genau nimmt: Der Auftrag! ausgesprochen, möglichst rasch die absolut notwendigsten Dokumentationspflichten zu erfüllen. Die Kontinuität des Kerngeschäfts muss sichergestellt sein. Schon aus diesem Grund müsste Max einen groben Top Down Ansatz wählen, der bei Bedarf an jenen Stellen verfeinert wird, wo es notwendig wird.

Ihm persönlich ist es wichtig, beide Seiten zu bedienen, denn er weiß: Akzeptanz eines neuen Tools und einer einheitlichen Dokumentationsmethode ist wichtig. Das kann er nicht gewährleisten, wenn er ausschließlich Druck von oben weitergibt. Wenn das Team nicht freiwillig und selbstverständlich dokumentiert, oder den Weg der gemeinsamen Dokumentation nicht mit geht, wird es niemand anderer machen. Er muss den Spagat schaffen: Vielleicht geht es ja, beide Ansätze zu vereinen?

Ein Pilotprojekt zum “Hineinwachsen”

Max ist ein Fan von Pilotprojekten. Da er sich der Arbeitskraft weiterer Kolleginnen und Kollegen bedienen darf, die unterschiedliche Spezialisierungen haben, wird er diese nach und nach in das Projekt miteinbeziehen. Er wird sie anfangs in ihrem jeweiligen Fachbereich einfach ausprobieren lassen wie weit sie kommen.

Natürlich mit der Vorgabe: Es kann nur einen gemeinsamen Weg und ein gemeinsames Tool geben. Und da er der Allrounder im Team ist, wird er sich selbst um das Entwickeln der Top Down Methode kümmern. In seinem Umfeld hat er noch niemanden gefunden, der ihm sagt wie das in der Praxis „einfach“ geht. Das bedeutet auch für ihn ein wenig Forschungsarbeit, die durchaus willkommen ist …

In der Zwischenzeit soll jedoch das Projekt nicht still stehen und vielleicht schon die eine oder andere Anforderung umgesetzt werden.

Low hanging fruits und verfügbare Ressourcen

Das Thema „IT Asset LifeCycle Management“ wurde von der Buchhaltung eingemahnt und kann daher auch als Projektauftrag angesehen werden. Ablaufende Leasingverträge für viele Geräte müssen berücksichtigt werden. Er beschließt zunächst seinen neuen Kollegen Anton ‘Toni’ Portas für sein Projekt zu rekrutieren und zu motivieren diesen Wissensbereich aufzubauen. Er soll sich im Rahmen des Piloten „Bottom Up“ um die Hardware und die Darstellung des gesamten Lebenszyklus von Geräten kümmern.

Begründen kann Max das so: “Erstens steht das Thema sowieso auf der Agenda. Zweitens ist es uns vertraut und “angreifbar”. Hier zu beginnen gibt uns Sicherheit”. Allerdings legt er die Latte hoch: Reports an Maria Monetas sollen in Zukunft auf Knopfdruck funktionieren. Nie wieder wochenlange Recherche und stupides Copy/Paste …

Conclusio

Ein neues Werkzeug einzuführen, neue Prozesse zu etablieren und dabei auch noch Mitarbeiter in neuen Disziplinen auszubilden ist selbst einem erfahrenen Projektleiter nicht gegönnt. Ein Pilotprojekt grenzt einen Teilbereich zeitlich und inhaltlich ab und sollte sich mit einem Thema beschäftigen, das dem Team bereits vertraut ist. Im Rahmen des Pilotprojektes erreichte Erfolge sind der Turbo für nächste, größere Schritte.

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