Kategorie B: Integration eines Gebäudemanagmentsystems in die IT-Dokumentation

Was haben Goethe, Gebäudemanagement und IT-Dokumentation miteinander zu tun? Gemeinsame Daten! Obwohl das Management von Räumen und Gebäuden üblicherweise keine Kernkompetenz der IT-Abteilung darstellt, für das Funktionieren unserer IT-Prozesse werden die Informationen benötigt. Wo steht welches Gerät, wo finde ich den hilfesuchenden Anwender wie finde ich den nächsten Patch-Schrank oder den nächstgelegenen Drucker – all das sind Fragen, die für einen reibungslosen Ablauf essentiell sind.

Im Fall der Goethe-Universität in Frankfurt gibt es ganze 18.192 Räume in 180 Gebäuden an 12 Standorten zu verwalten. 50.000 Studierende mit IT-Services zu versorgen und zu supporten beginnt dabei mit einer soliden Datenbasis, deren Herstellung und einheitliche Dokumentation ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Wie sieht also die beste Vorgehensweise aus? Die Antwort ist ein genau für solche Zwecke spezialisiertes Softwaresystem (Computer Aided Facility Management – CAFM), das mit einer modernen API ausgestattet ist und durch geschulte IT Mitarbeiter als zentrale Informationsquelle genutzt wird. Durch diesen Prozess wird auch gewährleistet, dass i-doit mit wertvollen Basisdaten versorgt wird.

Joachim Stark und sein Team, allen voran Sven Specker, haben diese Integration vorangetrieben und mussten dabei einen steinigen Weg zurücklegen. Sowohl organisatorische, als auch technische Barrieren mussten überwunden werden: Viel Überzeugungsarbeit war nötig, genauso wie eine Einarbeitung in die APIs, das Schreiben einer Middleware zur Datensynchronisation, das Testen aller Anwendungsfälle und schließlich die Qualitätssicherung. Der Aufwand lohnte sich aber in jedem Fall, denn von da an wussten alle Abteilungen genau um welchen von den 18.192 Räumen es sich in einem konkreten Fall handelte.

Wir von i-doit meinen: Die IT ist keine Insel. Viele Daten existieren bereits in den Fachbereichen, die ebenso nutzbar sein sollten wie die Artefakte der IT-Prozesse anderswo genutzt werden wollen. Alle reden von Microservices, aber wir sind noch lange nicht so weit: hier ein schönes Beispiel der Integration von zwei Macro-Services: Wave Facilities von Loy & Hutz und i-doit!

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