Kategorie A: Einsparungen durch optimiertes IT Management der Stadtverwaltung Neuwied

Genauso wie beim Fußball gibt es auch zum Thema Sparen in der öffentlichen Verwaltung etwa 81,41 Millionen Meinungen. Egal, ob bei Personal, Zeit, oder Geld – die Möglichkeiten mit öffentlichen Ressourcen schonender umzugehen sind ungezählt – und natürlich haben auch wir einen Vorschlag bei der Hand.

Die jährliche IT-Inventur kostet Nerven, Zeit und Geld – und genau da wollen wir ansetzen: Jeder Anwender soll tagesaktuell die Informationen seines Arbeitsplatzes auf dem Desktophintergrund angezeigt bekommen. Sind die Daten falsch, kann man sofort reagieren und beim HelpDesk anrufen. Dadurch wird regelmäßig, und nicht nur einmal im Jahr, der korrekte Datenbestand im IT Asset Management gewährleistet – und der mühsame, teure Check einmal im Jahr entfällt dadurch.

Wir haben noch eine weitere Idee zum Thema “Drucken” und wie wir es optimieren können: In Druckern ist nach wie vor viel Mechanik vorhanden, der Printservice ist daher störungsanfällig und damit teuer. Standortinformationen, Restgarantie und ähnliche Daten müssen ständig verfügbar sein. Werden diese jedoch zentral gesammelt und regelmäßig in die Druckerwebseite jedes Druckers eingetragen, kann jeder Anwender diese Daten abrufen und für sich nutzen. Ein langwieriges Suchen, Rückfragen und manuelles Aktualisieren entfällt – einen Webbrowser bedienen kann schließlich jeder.

Eine weiterer Kostenpunkt steht bereits ante portas: Die Umsetzung der neuen EU-Datenschutzbestimmungen sind gesetzlich verpflichtend. Aber ist dazu wirklich eine neue Software nötig? Im gleichen Werkzeug, in dem Ihr IT Personal deren Systeme und Anwendungen dokumentiert, könnte auch der Datenschutzbeauftragte das vorgeschriebene Verfahrensverzeichnis pflegen und dieses mit dem Softwareverzeichnis verknüpfen. So entsteht eine sehr enge Prozesskette, die bei Änderungen schnell und kostengünstig greift. In der öffentlichen Verwaltung gibt es bereits eine Vielzahl von verwaltungsspezifischen Softwareprodukten – eine weitere Speziallösung zur Verwaltung der Speziallösungen ist schon aus Kostengründen abzulehnen.

Alle hier vorgestellten Optimierungen der IT-Prozesse (und noch viele mehr) findet man in der IT Abteilung der Stadtverwaltung Neuwied – zuständig für die Anliegen von 65.000 Bürgerinnen und Bürgern. Die dort arbeitenden Mitarbeiter finden immer noch eine Möglichkeit, wie Qualität gesteigert und Verwaltungsaufwand reduziert werden kann. i-doit ist der Motor, die Daten der IT-Dokumentation sind der Treibstoff. Mehrere andere Lösungen konnten durch den Einsatz von i-doit abgelöst werden – auch das ist eine Optimierungsmaßnahme.

Wir von i-doit meinen: Unsere Software als Innovationsmaschine, das gefällt uns. Wir gratulieren der Stadt Neuwied zu ihren optimierten IT-Services und uns allen zu einer selbstoptimierenden öffentlichen Verwaltung, ganz ohne externe Experten.