Kategorie A: Parametrisierbare Reports – Sto SE & Co. KGaA

Kategorie A: Parametrisierbare Reports - Sto SE & Co. KGaA

Das Thema IT-Dokumentation ist ein für den Anwender sehr wichtiges. Eine Möglichkeit zur Bereitstellung der nötigen Informationen ist die Erstellung von Reports. Natürlich könnte jeder Report einzeln erstellt und per Email verschickt werden – das wäre aber für den Nutzer äußerst mühsam und zeitraubend. Der weit einfachere und elegantere Weg läuft über eine Lösung, bei der Anwender die gesuchten Daten jederzeit abfragen können, sobald sie benötigt werden. Ein Anwendungsfall ist das Verifizieren des Datenbestands in der Dokumentation und die Klärung der Fragen: Sind die mir zugewiesenen Assets korrekt? Wird die richtige Kostenstelle belastet?

Bei STO, dem international bekannten Farbenproduzenten und Marktführer im Bereich Wärmedämmverbundsysteme, können IT-Anwender auf den Inhalt der IT-Dokumentation zugreifen – ohne vorige  Schulung oder Hintergrundwissen über i-doit. Dazu war es nötig, die Reports zu personalisieren und sie parametrierbar zu machen – eine Funktion, die sich Axel Rückert ausgedacht und die vom Umsetzungspartner it-Novum umgesetzt wurde . Bei i-doit herrscht der Grundsatz: alles, auch ein Report, ist per URL abrufbar.

In dem Konzept gab es noch weitere Anwendungsfälle: Beim Auftreten von Incidents soll der Anwender dem Service Desk gleich das betroffene Gerät mitteilen können – damit erübrigen sich eine Menge Rückfragen, der Prozess wird schlank und effizient. Aus diesem Grund wurde per Intranetformular der Zugriff auf die CMDB ermöglicht, alle gesammelten Daten werden auf einmal an das Ticketsystem übergeben.

Wir von i-doit meinen:

Wozu eine Dokumentation erstellen, wenn sie niemanden interessiert? An diesem Beispiel sehen wir, wie eine für alle Personen und Prozesse stets zugängliche IT-Dokumentation zu schnelleren Abläufen im gesamten Unternehmen führt. Ganz nach dem Motto: Daten sollen nutzbar gemacht werden!

Kategorie A: IT Asset Management am IVZ der ARD

Kategorie A: IT Asset Management am IVZ der ARD

Am Informations-Verarbeitungs-Zentrum (IVZ) der ARD in Köln arbeitet man seit einigen Jahren mit i-doit, um den hauseigenen IT-Betrieb zu optimieren. Dabei wird mit aller Konsequenz vorgegangen, ohne Kompromisse einzugehen.

Zum einen sind alle (!) Client-Geräte durchgehend dokumentiert. Was als ITAM – IT Asset Management – recht einfach klingt, setzt viel Überzeugungsarbeit und Akribie voraus: Prozesse können nicht einfach “von der Stange” genommen werden – sie müssen sich einspielen und innerhalb des Teams bekannt werden. Weiters müssen alle beteiligten Mitarbeiter den Sinn hinter dem Dokumentationsprozess verstehen – glücklicherweise ist der Nutzen, der daraus entsteht, deutlich erkennbar.

Am schnellsten wächst die interne Akzeptanz natürlich, wenn Fortschritte deutlich erkennbar werden.  Excel Tabellen, Wikis und eigene Webservices wurden mit der Zeit obsolet, statt eines mühsam zu verwaltenden  und unübersichtlichen  Datengrabs konnte mit dem zentralen System von i-doit viel effektiver gearbeitet werden. Neben dem gesamten  Client-Management wird nun auch der überwiegende Teil des  Rechenzentrumsbetriebs in i-doit dokumentiert, wast maßgeblich zur Performancesteigerung des Teams beiträgt.

Die nun transparenten Daten unterstützen die neuen Workflows optimal und können auf Knopfdruck ausgewertet werden – People, Process und Tool sind im Einklang.

Wir von i-doit meinen: Ein schönes Beispiel für die Weiterentwicklung von Daten zu Information, was wiederum zu einer Optimierung von Prozessen führt.  

Kategorie A: Einsparungen durch optimiertes IT Management – Stadtverwaltung Neuwied

Kategorie A: Einsparungen durch optimiertes IT Management der Stadtverwaltung Neuwied

Genauso wie beim Fußball gibt es auch zum Thema Sparen in der öffentlichen Verwaltung etwa 81,41 Millionen Meinungen. Egal, ob bei Personal, Zeit, oder Geld – die Möglichkeiten mit öffentlichen Ressourcen schonender umzugehen sind ungezählt – und natürlich haben auch wir einen Vorschlag bei der Hand.

Die jährliche IT-Inventur kostet Nerven, Zeit und Geld – und genau da wollen wir ansetzen: Jeder Anwender soll tagesaktuell die Informationen seines Arbeitsplatzes auf dem Desktophintergrund angezeigt bekommen. Sind die Daten falsch, kann man sofort reagieren und beim HelpDesk anrufen. Dadurch wird regelmäßig, und nicht nur einmal im Jahr, der korrekte Datenbestand im IT Asset Management gewährleistet – und der mühsame, teure Check einmal im Jahr entfällt dadurch.

Wir haben noch eine weitere Idee zum Thema “Drucken” und wie wir es optimieren können: In Druckern ist nach wie vor viel Mechanik vorhanden, der Printservice ist daher störungsanfällig und damit teuer. Standortinformationen, Restgarantie und ähnliche Daten müssen ständig verfügbar sein. Werden diese jedoch zentral gesammelt und regelmäßig in die Druckerwebseite jedes Druckers eingetragen, kann jeder Anwender diese Daten abrufen und für sich nutzen. Ein langwieriges Suchen, Rückfragen und manuelles Aktualisieren entfällt – einen Webbrowser bedienen kann schließlich jeder.

Eine weiterer Kostenpunkt steht bereits ante portas: Die Umsetzung der neuen EU-Datenschutzbestimmungen sind gesetzlich verpflichtend. Aber ist dazu wirklich eine neue Software nötig? Im gleichen Werkzeug, in dem Ihr IT Personal deren Systeme und Anwendungen dokumentiert, könnte auch der Datenschutzbeauftragte das vorgeschriebene Verfahrensverzeichnis pflegen und dieses mit dem Softwareverzeichnis verknüpfen. So entsteht eine sehr enge Prozesskette, die bei Änderungen schnell und kostengünstig greift. In der öffentlichen Verwaltung gibt es bereits eine Vielzahl von verwaltungsspezifischen Softwareprodukten – eine weitere Speziallösung zur Verwaltung der Speziallösungen ist schon aus Kostengründen abzulehnen.

Alle hier vorgestellten Optimierungen der IT-Prozesse (und noch viele mehr) findet man in der IT Abteilung der Stadtverwaltung Neuwied – zuständig für die Anliegen von 65.000 Bürgerinnen und Bürgern. Die dort arbeitenden Mitarbeiter finden immer noch eine Möglichkeit, wie Qualität gesteigert und Verwaltungsaufwand reduziert werden kann. i-doit ist der Motor, die Daten der IT-Dokumentation sind der Treibstoff. Mehrere andere Lösungen konnten durch den Einsatz von i-doit abgelöst werden – auch das ist eine Optimierungsmaßnahme.

Wir von i-doit meinen: Unsere Software als Innovationsmaschine, das gefällt uns. Wir gratulieren der Stadt Neuwied zu ihren optimierten IT-Services und uns allen zu einer selbstoptimierenden öffentlichen Verwaltung, ganz ohne externe Experten.

Kategorie A: Durch effiziente IT-Dokumentation zum Datenschutz – Vorarlberger Wirtschaftskammer

Kategorie A: Durch effiziente IT-Dokumentation zum Datenschutz

Datenschutz trifft uns alle – als Konsument hat jede und jeder von uns bereits unliebsame Erfahrungen mit Datenmissbrauch erlebt. Durch die Einführung der DSVGO, der EU-Datenschutz-Grundverordnung soll dies in Zukunft verhindert werden. Auch in Österreich wurde die Verordnung umgesetzt, wodurch die bisherige Meldepflicht  einer massiv ausgeweiteten internen Dokumentationspflicht gewichen ist, von der jedes Unternehmen betroffen sein wird.

Die Vorarlberger Wirtschaftskammer vertritt mehr als 25.000 Betriebe in der Region. Gerade als Vertreter der Wirtschaft ist eine gewisse Vorbildwirkung nötig, denn das zarte Pflänzchen Datenschutz muss schnell gestärkt werden, um auch in der Zukunft gerüstet zu sein und unsere persönlichen Daten tatsächlich “persönlich” zu halten.

Für die Wirtschaftskammer Vorarlberg ist IT-Dokumentation in den letzten Jahren bereits zur Routine geworden, wie der zuständige Abteilungsleiter Markus Mylonas berichtet. Durch den Einsatz von i-doit konnten viele Prozesse schneller, runder und sicherer gemacht werden. Bei dieser Gelegenheit wurde auch die nun erweiterten Dokumentationspflichten in i-doit umgesetzt. Gemeinsam mit dem Umsetzungspartner don’t panic wurde ein Konzept entwickelt und mit wenigen Anpassungen in knapp drei Wochen eingeführt. i-doit bietet dabei die Möglichkeit einer individuellen Konfiguration in Form von benutzerdefinierten Objekttypen, die hier Anwendung fanden. Nun sind nicht nur die gesetzlich vorgeschrieben Daten nachvollziehbar gespeichert, sondern darüber hinaus auch die Risikoanalysen und daraus resultierende technische oder organisatorische Maßnahmen – alles an einem Platz und sauber auswertbar.

Wir von i-doit meinen: Nicht nur Gesetzeskonformität, auch die effektive Anwendung in nur einem Werkzeug ist ein schönes Beispiel, wie man mit IT-Dokumentation beginnen und daraus alle späteren Anforderungen ableiten kann. Daumen hoch für die vorbildliche Umsetzung der neuen Datenschutz-Bestimmungen.

Kategorie A: Professionelle IT-Dokumentation für Systemhaus Projekte – FREDERIX

Kategorie A: Professionelle IT-Dokumentation für Systemhaus Projekte

Ein typischer Auftrag eines IT-Dienstleisters sieht folgendermaßen aus: Während Vertrieb und Kunde noch um Preise feilschen, sind die Techniker bereits am Planen, sogar oft schon am Bestellen der notwendigen Geräte. Ist das Vertragliche schließlich unter Dach und Fach, erwartet der Kunde zumeist, dass die Lösung bereits einsatzbereit ist. Bei dieser Vorgehensweise kommt jedoch ein wichtiger Teil oft unter die Räder: Die Dokumentation. Diese wird erst zu einem späteren Zeitpunkt, oder sogar überhaupt nicht, nachgeliefert.

Nicht so bei dem Systemhaus Frederix,  das sich neben klassischen Systemhausprojekten mit dem Produkt “Hotspot” auf die WLAN Versorgung spezialisiert hat. Fast jeder, der schon einmal in einem Hotel übernachtet hat, hat sich zwangsläufig mit dem Thema WLAN und den zugehörigen Kundenwünschen auseinandergesetzt: Jedes Zimmer sollte abgedeckt, die Überlagerung durch Nachbarn gering und die Stabilität des Netzes hoch sein. Mittlerweile ist dieser, zumeist unbezahlte, Service ein klarer Wettbewerbsvorteil für Hotels.

i-doit unterstützt Frederix bei der Planung, Installation, und Wartung des Systems. Floorplan- und Dokumente Add-on werden eingesetzt, um sich schnell zurechtfinden und dem Kunden eine stets aktuelle, gedruckte Dokumentation übergeben zu können. Dadurch hat nicht nur der Kunde ein optisch ansprechendes Dokument in der Hand – auch jeder Techniker, der zum Service kommt, hat stets alle Informationen an der gleichen Stelle parat, sowohl in i-doit, als auch im gedruckten Standard-Dokument.

Wir von i-doit meinen: Eine professionelle Anwendung von IT-Dokumentation, die aus dem einfachen Datensammeln während des Installationsprozesses Mehrwert schafft und dabei auch noch wertvolle Arbeitszeit einspart ist ein klarer Wettbewerbsvorteil für Frederix.

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