Datenschutz betrifft Privatpersonen und Organisationen gleichermaßen. Er regelt und schützt Personen vor unkontrollierter und unrechtmäßiger Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Das stellt auf der anderen Seite Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen.
Allerdings ist das Problem hausgemacht. Über viele Jahre wurde sorglos und willkürlich mit personenbezogenen Daten gearbeitet und diese nicht selten unrechtmäßig verwendet, gespeichert oder weitergegeben.
Die über viele Jahre sich zahllos angehäuften Fälle von Datenmissbrauch und unautorisierter Datenverarbeitung haben die Datenschützer der EU zum Handeln gezwungen, was zur Einführung der strengen EU-Datenschutz-Grundverordnung führte.
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in der EU am 25. Mai 2018 in vollem Umfang in Kraft trat, ist eine umfassende Regelung zum Schutz personenbezogener Daten in der Europäischen Union. Sie stärkt die Rechte der Individuen hinsichtlich ihrer Daten und legt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und Organisationen fest.
Neben den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 5) haben besonders die Artikel 15 – 21 große Tragweite für Organisationen. Sie regeln die Rechte von Betroffenen, etwa das Recht auf Auskunft, die Berichtigung und Löschung von Daten, das Erfordernis einer klaren und expliziten Einwilligung zur Datenverarbeitung und die Pflicht zur Meldung von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden.
Für Unternehmen bedeuteten diese Rechte erhebliche Veränderungen: Sie mussten umfangreiche Anpassungen an ihren Datenschutzpraktiken vornehmen, einschließlich der Implementierung neuer Prozesse zur Datenverarbeitung, der Ernennung von Datenschutzbeauftragten und der Einführung technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit.
Diese Maßnahmen führten zu einer verstärkten Sensibilisierung für Datenschutzthemen und einem höheren Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten in Organisationen.
Die Nichtbeachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kann für Unternehmen erhebliche rechtliche, finanzielle und reputationsbezogene Konsequenzen haben. Hier sind einige Beispiele:
Fast sechs Jahre nach Einführung der EU-DSGVO ziehen viele Unternehmen eine gemischte Bilanz. Während der Datenschutz in der Praxis zu erheblichen Herausforderungen führt, bringt er auch positive Effekte mit sich.
Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom Ende 2023 empfinden viele Unternehmen die DSGVO als Hemmnis für Innovationen und Wettbewerbsfähigkeit. Hohe administrative Anforderungen und Rechtsunsicherheit bei der Auslegung der Regeln erschweren die Umsetzung.
Gleichzeitig hat die DSGVO aber auch zu einem gestiegenen Bewusstsein für den Schutz personenbezogener Daten und zu einer höheren Datensicherheit geführt. Dies stärkt das Vertrauen der Kunden und schafft Wettbewerbsvorteile im internationalen Geschäft (Quelle: bitkom.de).
Ein Datenschutzsicherheitsbeauftragter (DSB) spielt eine zentrale Rolle in Organisationen, indem er sicherstellt, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Der DSB kann intern aus den Reihen der Mitarbeiter ernannt oder extern als Dienstleister gestellt werden. Seine Aufgaben umfassen die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen, die Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitern, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden.
Die Rolle des DSB ist keine leichte. Er oder sie muss das relevante Wissen aufgrund sich ändernder gesetzlicher Rahmenbedingungen und technologischer Entwicklungen fortlaufend auf dem neuesten Stand halten. Gleichzeitig geht mit der Rolle des Datenschutzbeauftragten die Erwartungshaltung einher, dass Datenschutzrisiken zuverlässig identifiziert und bewertet sowie die Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen abgeleitet werden. Darüber hinaus muss der Datenschutzbeauftragte sicherstellen, dass Datenschutzverletzungen gemeldet und effektiv behandelt werden, um mögliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Unternehmen zu vermeiden.
Ein Datenschutzbeauftragter ist für Unternehmen in der Europäischen Union unter bestimmten Bedingungen verpflichtend. Diese Verpflichtungen sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beziehungsweise im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Ein Datenschutzbeauftragter ist notwendig, wenn:
Öffentliche Stellen und Behörden: Jede öffentliche Stelle oder Behörde (mit Ausnahme von Gerichten, die im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln) muss einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Kernaktivitäten des Unternehmens:
Es ist wichtig zu beachten, dass auch wenn ein Unternehmen nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, es dennoch sinnvoll sein kann, einen solchen zu haben, um die Einhaltung der DSGVO und den Schutz der Daten sicherzustellen.
Unter Datenschutzmanagement versteht man die systematische Planung, Umsetzung und Überwachung von Maßnahmen, die darauf abzielen, personenbezogene Daten innerhalb eines Unternehmens zu schützen und den gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz gerecht zu werden. Dies umfasst mehrere Komponenten:
Ein effektives Datenschutzmanagement hilft Unternehmen nicht nur, rechtliche Risiken zu minimieren und Bußgelder zu vermeiden, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu stärken und die Reputation der Organisation zu schützen.
Eine Datenschutz-Software stellt ein strukturiertes Framework für die Umsetzung der Vorgaben der EU-DSGVO bereit. Sie erleichtert Datenschutzbeauftragten die Dokumentation des Datenschutzes innerhalb eines Unternehmens.
Datenklassifizierung und -inventarisierung: Die Software hilft dabei, personenbezogene Daten zu identifizieren, zu klassifizieren und ein umfassendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen. Dies ist essenziell, um einen Überblick über alle gespeicherten Daten zu haben und sicherzustellen, dass die Verarbeitung transparent und nachvollziehbar ist.
Einwilligungs- und Rechte-Management: Sie erleichtert die Verwaltung von Einwilligungen der betroffenen Personen und unterstützt die Erfüllung der Betroffenenrechte, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Dies ist besonders wichtig, da die DSGVO strikte Vorgaben für die Einwilligung und die Bearbeitung von Anfragen der Betroffenen macht.
Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Datenschutz-Management-Software kann Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bewerten und automatisierte oder geführte Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen. Dies hilft, potenzielle Datenschutzverletzungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.
Dokumentation und Nachweisführung: Die Software unterstützt bei der lückenlosen Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse und Maßnahmen. Dies ist wichtig, um im Falle von Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder im Falle von Datenschutzvorfällen die Einhaltung der DSGVO nachweisen zu können.
Meldung von Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung unterstützt die Software bei der fristgerechten Meldung an die Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen, indem sie standardisierte Prozesse und Vorlagen bereitstellt. Dies hilft, die gesetzlichen Anforderungen innerhalb der vorgegebenen 72-Stunden-Frist zu erfüllen.
Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) ist ein wesentliches Instrument zur Gewährleistung der Datensicherheit im Rahmen des Datenschutzes. Es bietet einen systematischen Ansatz, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von personenbezogenen Daten zu schützen und gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
Das ISMS umfasst Richtlinien, Verfahren und Kontrollen, die darauf abzielen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu managen. Durch regelmäßige Audits und kontinuierliche Verbesserungsprozesse stellt ein ISMS sicher, dass Datensicherheitsmaßnahmen stets aktuell und effektiv sind. Darüber hinaus fördert es die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten, was zur Minimierung von Sicherheitsvorfällen beiträgt. Insgesamt schafft ein ISMS eine robuste Grundlage für den Schutz sensibler Daten und stärkt das Vertrauen in die Datensicherheitspraktiken eines Unternehmens.
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