In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

Der Video-Guide für Ihren erfolgreichen Projektstart

 

Was sind die 6-Schritte-Videos?

Die sechs Videos der Serie sind in Webinarform produzierte Videos, die Einsteigern in die IT-Dokumentation eine Hilfestellung geben sollen. Anhand eines Live-Systems bauen unsere Experten Schritt für Schritt eine vollständige IT-Dokumentation auf – von den ersten Standorten bis hin zur Dokumentation von Business-Services und Lizenzen.

Gibt es noch weitere Videos?

Neben unserer Serie “In 6 Schritten zur IT-Dokumentation” haben wir noch zahlreiche weitere Videos, Webinare und Tutorials für Sie veröffentlicht, die Sie auf unserem YouTube-Kanal finden. Sollte Ihnen ein Thema fehlen oder haben Sie Fragen, freuen wir uns auf Ihre Nachricht. Abonnieren Sie auch unseren YouTube-Kanal und bleiben Sie auf dem Laufenden.

Die Video-Serie “In 6 Schritten zur IT-Dokumentation”

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 6: Business-Services und Applikationen

Teil 1
Infrastruktur

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 2: Netzwerke

Teil 2
Netzwerke

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 3: Server

Teil 3
Server

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 4: Clients

Teil 4
Clients

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 5: Software und Lizenzen

Teil 5
Software & Lizenzen

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 6: Business-Services und Applikationen

Teil 6
Applikationen & Services

Informationen zu den Videos

Teil 1: Dokumentation der IT-Infrastruktur mit i-doit

Wahrscheinlich befinden Sie sich gerade am Beginn Ihres Projektes zur Schaffung einer IT-Dokumentation. Sie fragen sich vielleicht, wie Sie IT richtig dokumentieren. In den nächsten Monaten wird dieses Projekt Ihre hauptsächliche Beschäftigung sein.

Mit i-doit gehen Sie sogar noch etwas weiter. Denn Sie entwickeln eine zentrale IT-Dokumentation. Dieser kleine Unterschied hat erhebliche Auswirkungen. Aus ihm ergeben sich viele interessante Möglichkeiten, aber auch sehr viele Notwendigkeiten.

Der größte Vorteil einer zentralen IT-Dokumentation: Mehrere Nutzer können an und mit ihr arbeiten. Aus diesem unschätzbaren Vorteil ergeben sich jedoch auch wichtige Anforderungen. Jeder Mitarbeitende muß eine gewisse Disziplin einhalten. Auch ein annähernd gleicher Wissenstand bei allen Beteiligten ist für ein solches Projekt erforderlich.

In diesem ersten Schritt auf Ihrem Weg zu einer IT-Dokumentation erfassen Sie die Infrastruktur Ihrer IT-Landschaft mit i-doit. Sie lernen, wie Sie Standorte anlegen und welche Best Practice es bei der IT-Dokumentation gibt.

Teil 2: Netzwerkdokumentation mit i-doit

In diesem zweiten Teil unserer Serie erweitern Sie die IT-Dokumentation um die Netzwerke. Neben der Erfassung von Layer-2 und Layer-3-Netzen zeigen Ihnen unsere Experten anhand des i-doit Livesystems, wie Sie ein IP Address Management realisieren können. Gerade in größeren Netzwerken ist dieses Thema von essentieller Bedeutung.

Im Verlauf des Videos lernen Sie, wie Sie Router und Switches anlegen können. Und auch das Thema Verkabelung wird Ihnen in diesem zweiten Teil der Serie vorgestellt.

Die Verkabelung der IT-Assets mittels Kupferkabeln oder LWL ist ein Teil der IT-Dokumentation. Auch wenn das Thema in diesem Video angesprochen wird, soll an dieser Stelle noch einmal darauf hingewiesen werden, dass dieser Teilbereich der IT-Dokumentation in einem so frühen Stadium idealerweise nicht umgesetzt werden sollte. Die Dokumentation der Verkabelung ist ein aufwändiger Prozess, der zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen sollte.

Auch drahtlose Netzwerke (WLAN) können mit i-doit dokumentiert werden. Unsere Experten zeigen Ihnen, wie Sie mit Hilfe des Raumplan-Add-on Heatmaps darstellen können, mit denen Sie die Ausleuchtung von Räumen visualisieren können.

Eine besondere Stärke von i-doit sind die Reportingmöglichkeiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Hilfe von i-doit umfangreiche und aussagekräftige Reports erzeugen können.

Teil 3: IT-Dokumentation von physischen und virtuellen Servern mit i-doit

Welche Server betreiben Sie in Ihrem Unternehmen?
Welche Dienste stellen diese Server bereit?

Ohne eine vollständige IT-Dokumentation können Sie diese Fragen in den meisten Fällen nur ungenau beantworten. Natürlich werden Sie als Administrator grundlegende Informationen wie Servernamen und IP-Adressen immer im Kopf haben.

Aber was passiert, wenn Sie einmal ausfallen sollten oder das Unternehmen verlassen? Der dritte Teil unserer Serie zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Wissen in eine IT-Dokumentation bringen.

Eine IT-Dokumentation geht jedoch noch weiter. Mit den verfügbaren Informationen können Sie Änderungen im Vorfeld einplanen. Sie können die Verfügbarkeit von Ressourcen sicherstellen und im Falle von Serverausfällen schnell reagieren.

In diesem dritten Teil unserer Serie beschäftigen wir uns mit der Dokumentation von physischen und virtuellen Servern und erfassen Hardware und Hosts für virtuelle Umgebungen. Unsere Experten zeigen Ihnen die Ressourcenzuweisung für virtuelle Systeme und die Dokumentation der Netzwerkanbindung Ihrer Server.

Eine IT-Dokumentation enthält auch organisatorische Informationen. Betriebswichtige Daten wie Ansprechpartner, Betreuer und Zuständigkeiten sollten Sie immer hinterlegen. Wie Sie dies in i-doit umsetzen, erfahren Sie in diesem Video.

Teil 4: Client-Systeme und Lifecycle von IT-Assets in i-doit dokumentieren

Welche Geräte hat ein Mitarbeiter im Einsatz? Welche Arbeitsmittel müssen wir einem neuen Kollegen zur Verfügung stellen?

Dies sind Fragen, die Sie sich als IT-Verantwortlicher in einem Unternehmen immer wieder stellen. Eine IT-Dokumentation kann Ihnen diese Fragen beantworten. Weisen Sie neuen Mitarbeitern schnell Geräte zu und erzeugen Sie die benötigten Dokumente wie Übergabeprotokolle direkt aus der IT-Dokumentation heraus. Im vierten Teil unserer Serie befassen wir uns mit der IT-Dokumentation von Client-Systemen und Arbeitsplätzen.

Ein weiteres Thema dieses vierten Teils der Serie ist die Dokumentation des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets. Unsere Experten demonstrieren Ihnen, wie Sie mit Ihrer i-doit IT-Dokumentation Verantwortlichkeiten abbilden und wichtige Dokumente direkt aus der Dokumentation heraus erzeugen können. Auch das On- und Offboarding von Mitarbeitenden wird in diesem Video angesprochen.

Mäuse, Tastaturen und Speicherbausteine werden oftmals als “geringwertig” vernachlässigt. Tatsächlich können diese Assets – je nach Größe des Unternehmens – schnell einen größeren Teil der IT-Werte ausmachen. Kein IT-Administrator möchte jedoch diese “Massenware” gerne einzeln in seiner CMDB aufgeführt wissen, doch auch diese Geräte sollten Teil der IT-Dokumentation sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit diesen Assets aus Sicht der Dokumentation umgehen können.

Im dritten Teil der Serie – “Dokumentation der Server” – haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie die auf Servern installierte Software und die entsprechenden Lizenzen dokumentieren. Dies gilt analog natürlich auch auch für die Client-Systeme: die installierte und lizenzierte Software muss in einer IT-Dokumentation erfasst sein. Hier greifen wir bereits auf den nächsten Teil unserer Serie vor, in welchem es speziell um das Lizenzmanagement gehen wird.

Teil 5: Lizenzmanagement und Dokumentation von Software

Welche Lizenzen werden in meinem Unternehmen eingesetzt? Auf welchen Geräten wird welche Software betrieben? Welche Betriebssysteme laufen auf meinen Servern?

Die in einem Unternehmen eingesetzte Software  zu erfassen ist eine recht zeitintensive Beschäftigung. In einem solchen Fall ist eine zentrale IT-Dokumentation wie i-doit Gold wert. Wir zeigen Ihnen in diesem fünften Teil unserer Serie, wie Sie die in Ihrem Unternehmen eingesetzte Software in Ihrer IT-Dokumentation erfassen und die dazugehörigen Lizenzen dokumentieren.

Unsere Experten haben im vierten Teil unserer Serie (“Dokumentation von Clients”) eine Soll-Konfiguration für ein Client-System angelegt. In diesem fünften Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses System installieren. Die fertige Konfiguration wird anschließend mittels einer Discovery-Lösung in Ihre i-doit IT-Dokumentation übernommen.

Ein weiteres Thema sind die verschiedenen Software-Varianten, wie Sie auf Server- und Clientsystemen installiert ist. Im Bereich der Server zeigen wir Ihnen die Verwaltung von Betriebssystemen und den dazugehörigen Patchleveln in i-doit.

Wichtig ist auch die Dokumentation von Serverdiensten und Daemons bzw. Clusterdiensten. Wann ist es sinnvoll, diese in die CMDB zu übernehmen und wann nicht? Diese Frage wird im Video beantwortet.

Zum Abschluss dieses Videos sehen Sie, wie Sie in i-doit Ihre “Definitive Software Library” hinterlegen. Dieses in ITIL4 definierte Repository enthält nicht nur die autorisierten Versionen aller Softwarekonfigurationselemente und Masterkopien der jeweiligen Softwareprodukte, sondern auch die zugehörigen Dokumentationen und Lizenzinformationen.

Teil 6: Applikationen und IT-Services dokumentieren mit i-doit

“Ich kann keine E-Mails versenden!”
“Ich habe keinen Zugriff auf die Netzlaufwerke!”

Als IT-Administrator kennen Sie diese Aussagen. Beinahe täglich werden Sie sie in Ihrem Unternehmen hören. Doch wissen Sie aus dem Stehgreif, welche Geräte, Personen und welche Software mit dem ausgefallenen Service in Verbindung stehen?

Wie Sie diese Services in Ihrer IT-Dokumentation abbilden, erfahren Sie im sechsten und letzten Teil unserer Serie “In 6 Schritten zur IT-Dokumentation”. Die Dokumentation von Services ist nicht nur hilfreich, wenn einer der Dienste ausfällt. Auch für eine präzise Planung ist sie unerlässlich. Im Falle einer Wartung muss ein Gerät abgeschaltet werden. Mit den Informationen aus der IT-Dokumentation können Sie planen, welche Ersatzsysteme für die Zeit des Ausfalles einspringen, um allen Nutzern die benötigten Dienste zur Verfügung zu stellen.

Doch Service ist nicht gleich Service. Während ein Nutzer unter einem IT-Service all das versteht, was er zum Arbeiten benötigt, sieht der Dienstleister (also auch Sie als IT-Administrator Ihres Unternehmens) durchweg den technischen Teil dessen, was für den Nutzer verfügbar ist.

Dieser sechste und letzte Teil der Serie befasst sich mit diesen IT-Services. Unsere Experten zeigen Ihnen, wie Sie Services in i-doit dokumentieren. Wir zeigen Ihnen, wie zwischen Business-IT-Services, Application-Services und Infrastructure-Services unterschieden wird, wie diese in Verbindung stehen und wie sie sich letztlich konkreten Assets zuordnen lassen.

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