Teil 4: Dokumentation von Client-Systemen

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

 

Im vierten Teil der Serie zeigen wir Ihnen die IT-Dokumentation von Clients und beschäftigen
uns mit der Abbildung des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets.

Die Referenten

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Peter Resch-Edermayr ist seit mehr als 20 Jahren in der Ausgestaltung von IT-Prozessen aktiv, unter anderem als Evangelist bei synetics,¬†dem D√ľsseldorfer Unternehmen hinter der Dokumentationsl√∂sung i-doit.

Pattrick Bluhm

Pattrick Bluhm ist IT-Projektmanager und Gesch√§ftsf√ľhrer der Bluhm Webservices Unternehmergesellschaft in Hannover. Er unterst√ľtzt und ber√§t mittelst√§ndische Unternehmen bei der Einf√ľhrung von i-doit.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

Teil 4 : Dokumentation von Clients

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Video-Transkript

Peter Resch-Edermayr

Hallo und willkommen zu unserem vierten Teil der 6-teiligen Webinarserie in ‚Äú6 Schritten zur IT- Dokumentation‚ÄĚ. Ich bin Peter von i-doit und wir besch√§ftigen uns heute mit dem Thema Clients. Wir haben in den ersten drei Teilen die Infrastruktur, das Netzwerk und die Server dokumentiert und heute besch√§ftigen wir uns eben mit der Art und Weise, wie wir in i-doit Clients dokumentieren k√∂nnen, IT Asset Management machen, einige Prozesse im IT Asset Management durchf√ľhren.

Was werden wir sehen? Arbeitsplätze und deren Ausstattung werden wir dokumentieren, den Lebenzyklus von Geräten wollen wir nachvollziehen in der Dokumentation. Wir zeigen, wie das mit dem Thema Verantwortlichkeit und Übergabeprotokoll an Mitarbeiter von der Ausstattung gelöst ist. Wir sehen uns an das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern in Form von Reports bzw. Dokumenten, die wir unterschreiben lassen.

Wir zeigen den Umgang mit Kleinteilen, die man nicht unbedingt als einzelne Objekte in seiner CMDB drin haben m√∂chte, also M√§use, Tastaturen, Speicherriegel etc. und gehen kurz ein auf das Software- und Lizenzmanagement. Das ist ein kleiner Ausblick auf das Thema, das wir im n√§chsten Webinar dann behandeln werden. Wir zeigen auch, wie das Thema Vertr√§ge und Outsourcing gel√∂st werden kann und zeigen nat√ľrlich auch den einen oder anderen Tipp und Trick, wie man i-doit an die pers√∂nlichen Bed√ľrfnisse anpassen kann.

An Ressourcen haben wir wie immer das Whitepaper ‚Äú6 Schritten zur IT Dokumentation‚ÄĚ, das wir Ihnen ans Herz legen wollen. Wir haben auf sixsteps.i-doit.com eine komplette Installation inklusive Demodaten, wo Sie selbst ihre eigenen Anwendungsf√§lle ausprobieren und nichts zerst√∂ren k√∂nnen, denn es wird alle paar Stunden zur√ľckgesetzt. Wir haben die ausf√ľhrliche i-doit Knowledge Base, wo Sie alle Fragen zum Thema technischer Hintergrund, Installation, Konfiguration von i-doit etc. beantwortet bekommen und nat√ľrlich k√∂nnen Sie Ihre 30 Tage Testversion inkl. der Appliance anfordern auf i-doit.com. Diese Appliance verwenden auch wir hier in unserer Webinarserie.

An meiner Seite ist Pattrick Bluhm, der uns wieder durch den technischen Teil f√ľhren wird. Pattrick, hallo!

sixsteps-i-doit-com-link
Tipp:

Sie können die Beispiele dieses Webinars direkt im Live-System nachvollziehen. Dieses finden Sie unter sixsteps.i-doit.com.

Zugangsdaten: admin/admin

Pattrick Bluhm
Hallo Peter, schönen guten Tag.
Peter Resch-Edermayr
Hey Pattrick, gr√ľ√ü dich. Ja, Client-Management … wenn deine Kunden mit dir ein Projekt beginnen und sagen, ich m√∂chte gerne meine Clients dokumentieren, worauf kommt es den Kunden da meistens an? Was sind die Hauptthemen oder Use Cases?
Pattrick Bluhm
Ja, grunds√§tzlich geht es erstmal darum, alle Arbeitsger√§te zu erfassen, also um was f√ľr ein Ger√§t handelt es sich, wo steht das Ger√§t, wer arbeit daran und welche Hardware befindet sich letztendlich im Ger√§t? Dann m√∂chte man nat√ľrlich auch mal ein bisschen √úberblick behalten dar√ľber, wann wurde das Ger√§t empfangen und wieder zur√ľckgegeben, d.h. wir m√ľssten hier entsprechend mit √úbergabe- und Empfangsprotokollen arbeiten. Dann m√∂chte man nat√ľrlich das Ganze auch irgendwie auswerten k√∂nnen. Wo haben wir vielleicht noch alte Hardware im Einsatz? Wo m√ľssen Ger√§te neu beschafft bzw. ausgetauscht werden? Und dann geht es nat√ľrlich auch noch in die Feinplanung. An welcher Netzwerkdose h√§ngt das Ger√§t? Welche Software ist da auf dem Client installiert? Wird f√§lschlicherweise vielleicht dieselbe Lizenz doppelt genutzt? Also auch hier kann man dann pr√ľfen, ist man unter- oder √ľberlizensiert?
Peter Resch-Edermayr
Also sehr viele kleinteilige Dokumentationteile, die man dann nat√ľrlich in seiner Datenbank auch abbilden will. Willst du es reporten, musst du es nat√ľrlich auch irgendwann einmal erfassen. Dann schlage ich vor, wir sehen uns das Thema Abwicklung dieser kleinteiligen Client-Management-Prozesse an. Wir zeigen heute am besten auch ein Beispiel, das wohl jeder aus der Praxis kennt. Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen. Dieser sogenannte Onboarding-Prozess soll nat√ľrlich sehr effizient gestaltet sein. Wenn der Mitarbeiter am ersten Tag kommt, ist nat√ľrlich – idealerweiser – sein Arbeitsplatz vorbereitet, ist ein Client aufgesetzt, ist die richtige Software drauf, vielleicht die richtigen Berechtigungen auch eingerichtet und das Ganze ist nat√ľrlich auch dokumentiert. Ich √ľbergebe dir mal den Bildschirm und starten wir mal mit dem Client-Management in i-doit.
Pattrick Bluhm
So, wir hatten ja in den letzten Webinaren bereits unsere Infrastruktur angelegt, einige Server, virtuelle Maschinen und dergleichen. Wir wollen heute damit starten, unsere Arbeitspl√§tze zu dokumentieren. Daher starten wir mit dem Berlin-West-Raum-01. Dazu m√ľssen wir erstmal unseren Arbeitsplatzobjekttyp entsprechend konfigurieren, also vorbereiten. Dazu gehen wir in die Einstellungen und editieren das Ganze. Da dieser Arbeitsplatz sp√§ter der Standort f√ľr unsere Ger√§te werden soll, m√ľssen wir den halt auch entsprechend als Standort deklarieren. So, d.h. wir k√∂nnen dazu auch gleich mal einen ersten Arbeitsplatz erstellen. Den nennen wir “Berlin West Workstation 01” (ber-west-ws-01). Als Standort w√§hlen wir hier entsprechend in Berlin West unseren Raum 01, √ľbernehmen, speichern. D.h. unterhalb dieses Arbeitsplatzes k√∂nnen wir jetzt all unsere Ger√§te platzieren.
Peter Resch-Edermayr
Pattrick, eine Frage: Jetzt gibt es nat√ľrlich die M√∂glichkeit, Arbeitspl√§tze … das dient bei uns sozusagen als Container f√ľr mehrere Ger√§te, die dem Arbeitsplatz zugewiesen sind. Die hast du jetzt genannt “Berlin West Workstation 01”, also quasi eine sequentielle Nummer. Du kennst nat√ľrlich sicher auch andere Varianten der Benennung dieser Arbeitspl√§tze, z.b. sehr pers√∂nliche Zuweisungen an Personen oder welche Varianten hast du da in der Praxis gefunden.
Pattrick Bluhm
Ja, man muss halt immer ein Schema f√ľr sich finden. Also ich gehe eigentlich immer vom Standort aus. Man kann nat√ľrlich auch die Arbeitspl√§tze nach Personen benennen. Auch das w√§re eine M√∂glichkeit, gerade bei kleinen Unternehmen funktioniert das auch sehr gut, da man hier gleich eine namentliche Zuordnung vom Arbeitsplatz hat.
Peter Resch-Edermayr
Also hie√üe er eben nicht “Berlin Workstation 01”, sondern eben “Workstation von Pattrick Bluhm” oder personifiziert sozusagen, ok. Ja, es ist wahrscheinlich abh√§ngig von den Prozessen, die dahinter unterst√ľtzt werden, damit sich der Helpdesk wahrscheinlich gut zurecht findet und wenn es eine h√∂here Mitarbeiterfluktuation, z.B. in einem Call Center gibt, dann wird man wahrscheinlich diese Arbeitspl√§tze nur sequentiell durchbenennen und tempor√§r mit Mitarbeitern verbinden. Dem Arbeitsplatz k√∂nnen wir nat√ľrlich in weiterer Folge Monitore, Dockingstations, PCs, Telefone etc zuweisen. Wie geht man denn mit den Kleinteilen um, Maus, Tastatur, Speicherriegel z.b.? Sollen die auch als eigenen Objekte angef√ľhrt werden oder hast du da eine andere L√∂sung gefunden?
Pattrick Bluhm

Also da muss man immer genau abw√§gen, was ist denn wichtig f√ľr meine Dokumentation. Ich kann nat√ľrlich jetzt hingehen und sagen, ich erstelle f√ľr M√§use, Tastaturen jeweils eine eigene Objektkategorie. In der Regel muss man das aber nicht so genau dokumentieren, sondern es interessiert mich eigentlich nur: sind bei meinem Client Maus und Tastatur dabei oder nicht? Das ist auch sp√§ter wichtig f√ľr den Empfang und die √úbergabe.

Das hei√üt, ich mache in der Praxis eigentlich immer eine entsprechende benutzerdefinierte Kategorie. Diese nennen wir mal “Ausstattung”. Als Objekttypen sollen hier die Clients entsprechend hinterlegt werden. Dann brauchen wir einige Felder. Das erste, was uns interessiert, ist nat√ľrlich die Festplattenverschl√ľsselung. Hier m√∂chten wir ein entsprechendes Auswahlfeld haben.

Dann interessiert uns: ist eine private Nutzung mit dem Ger√§t erlaubt? Hier m√∂chten wir wieder ein Auswahlfeld haben. Dann hatten wir angesprochen, dass wir die ganzen Kleinteile dokumentieren. Dazu erstellen wir uns mal ein Feld mit Lieferumfang und m√∂chten auch hier ein Auswahlfeld, aber halt auch mehrere Ger√§te ausw√§hlen k√∂nnen. So, zu guter letzt wollen wir nat√ľrlich auch M√§ngel dokumentieren. Da das auch mal l√§nger werden kann, w√§hlen wir hier entsprechend ein Textfeld mehrzeilig aus. Dann speichern wir das Ganze und dann haben wir die Kategorie “Ausstattung” jetzt verf√ľgbar in unseren Clients.

Dann k√∂nnen wir auch schon starten unseren ersten Client anzulegen. Dementsprechend wollen wir nat√ľrlich unseren Clientobjekttyp im Vorfeld konfigurieren. Das bedeutet f√ľr uns, wir w√§hlen jetzt hier unter dem Punkt “Zugewiesene Kategorien” nur die Kategorien aus, die f√ľr unsere Dokumentation auch entsprechenden relevant sind. Wenn ich z.B. Dateien f√ľr meine Dokumentation nicht ben√∂tige, kann ich die auch einfach entsprechend deaktivieren, in dem ich den Haken rausnehme. Ansonsten kann ich hier halt genau definieren, was ben√∂tige ich f√ľr meine IT-Dokumentation.

Wenn wir ganz unten am Ende angekommen sind, werden auch die benutzerdefinierten Kategorien angezeigt. Hier k√∂nnen wir die eben erstellte benutzerdefinierte Kategorie “Ausstattung” sehen. Auch diese m√∂chten wir nat√ľrlich entsprechend aktivieren, um sie gleich verwenden zu k√∂nnen. Speichern wir das Ganze und k√∂nnen nun damit starten unseren Client anzulegen.

Peter Resch-Edermayr
Pattrick, die Standardausstattung: ich geh mal davon aus, dass wir definiert haben, wie unser Standardclient auszusehen hat. Soll hei√üen, Hardwareausstattung und Softwareausstattung m√∂chte ich an und f√ľr sich vordefiniert haben. Das ist ein getestetes Environment. Zeig uns bitte, wie du mit Vorlagen umgehst.
Pattrick Bluhm
Wir haben hier unter dem Punkt “Extras” im Bereich “CMDB” den Men√ľpunkt “Templates”. Hier haben wir die M√∂glichkeit, eine entsprechende Vorlage zu erstellen. Dazu gehen wir auf “neues Template erzeugen”. Wir m√∂chten jetzt ein neues Client-Template erstellen. Als Bezeichnung nehmen wir mal unseren “Standardclient 2019”. Hier k√∂nnen wir jetzt auch gleich den Hersteller und das Modell angeben. Ich trag hier mal “Dell” ein mit einem Inspiron … hinzuf√ľgen. Seriennummer k√∂nnen wir freilassen, da das beim Template keinen Sinn macht, da wir hieraus auch mehrere Ger√§te erstellen k√∂nnen. Als CPU haben wir hier standardm√§√üig einen Intel i5 mit einer CPU-Frequenz von 2,8 GHz und 8 GB Speicher.

Jetzt wollen wir nat√ľrlich noch verschiedene Anwendungen hinzuf√ľgen. Zu unserer StandardSoftware geh√∂rt als Browser Google Chrome, f√ľr Videokonferenzen Skype for Business, zum Packen und Entpacken 7zip und nat√ľrlich Office 365. Wir √ľbernehmen das Ganze. Den Standort lassen wir frei, den m√∂chten wir pro ger√§t individuell zuweisen. Typ des Clients ist in dem Fall “Notebook” mit dem QWERTZ-Tastaturlayout. Wir m√∂chten nat√ľrlich hier noch unser Betriebssystem definieren – wir haben Windows 10 im Einsatz. Grafikkarte lassen wir in dem Fall mal frei. Wir m√∂chten nat√ľrlich auch noch unsere Festplatte mit angeben. Hier haben wir eine 250 GB SSD. Diese ist kein Hotspare, speichern und damit haben wir unseren Standardclient definiert.

Peter Resch-Edermayr
Jetzt hast du im Vorfeld diese Ausstattung, also diese Kleinteile, als benutzerdefinierte Kategorie angelegt. Wie wendest du die jetzt konkret an?
Pattrick Bluhm
Ja, wir haben ja jetzt hier unsere benutzerdefinierte Kategorie “Ausstattung”. Wir haben hier jetzt unsere erstellten benutzerdefinierten Felder und k√∂nnen jetzt hier verschiedene Informationen eintragen. Ich hab jetzt z.B. hier mal den Bitlocker hinzugef√ľgt. Den kann ich jetzt ausw√§hlen. Dann haben wir bei “Private Nutzung erlaubt” ein einfaches ja/nein-Feld. Und beim Lieferumfang habe ich schon verschiedene Informationen eingetragen. Wir k√∂nnen diese nat√ľrlich immer noch durch weitere Punkte erg√§nzen und k√∂nnen dann sozusagen hier definieren, was bei diesem Standardclient inbegriffen ist.
Peter Resch-Edermayr
Gut, du hast uns jetzt ein ausf√ľhrliches Template erstellt. Wie sieht denn die konkrete Anwendung aus, wenn du ein oder mehrere ger√§te auf einmal erstellen m√∂chtest?
Pattrick Bluhm
Dazu gehen wir in unsere Templates wieder rein und haben jetzt hier den Punkt “Objekte anlegen”. Jetzt vergeben wir hier einfach eine Bezeichnung. Ich nenne die mal “Berlin-West Client 01”. Als Objekttyp w√§hle ich nat√ľrlich den Client aus, w√§hle unser Template aus und kann jetzt hier die entsprechenden Objekte erzeugen. Das rufen wir auch gleich mal auf und haben dann jetzt hier unsere entsprechend vergebene Bezeichnung, aber auch alle Informationen, die wir in diesem Template hinterlegt haben. Das hei√üt, wir haben hier schon die Softwarezuweisung, wir haben unser Arbeitsplatzsystem und s√§mtliche anderen Informationen.
Peter Resch-Edermayr
Hier zahlt es sich also aus, beim Template sehr detailliert zu werden und alle Standardeinstellungen zu treffen. Das spare ich mir dann nat√ľrlich bei der Anlage der neuen Ger√§te alles, inklusive Software. Hier habe ich also eine Checkliste, welche Software auf dem Standardclient installiert werden soll.

Wie sieht es denn jetzt aus, wenn du Abweichungen hast von diesem Standard? Nehmen wir als Beispiel, wir haben nicht einen Mitarbeiter, der die ganze Zeit station√§r im B√ľro arbeitet, sondern jemanden, der viel herumreist, unsere einzelnen Niederlassungen regelm√§√üig besucht und dort auch einen Outsourcing-Partner ben√∂tigt, der im Supportfall hilft, Hardware oder Software wieder auf Vordermann zu bringen. Dazu w√§re es gut, eine art Executive-Support zu haben und einen Spezialvertrag f√ľr dieses eine Ger√§t und nicht nur das.

Ich m√∂chte auch zus√§tzliche Software f√ľr diesen Managerposten vorsehen. Einen eigenen abweichenden Standard. Kannst du das auch abbilden?

Pattrick Bluhm
Ja, das geht auch. Ich w√ľrde sagen, wir beginnen damit, erstmal diesen Wartungsvertrag anzulegen. Diesen benenne ich mal mit “Executive Client Maintenance”. Dann m√∂chten wir nat√ľrlich auch noch verschiedene Informationen hinterlegen. Erstmal zur Vertragsart. Es handelt sich um einen Wartungsvertrag.

Vertragsnummer und Kundennummer k√∂nnten wir jetzt auch noch mit eintragen. Die Kosten belaufen sich auf 199 EURO, Kosten je Vertragszuweisung. Zahlungsart ist monatlich. Wir haben nat√ľrlich bei so einem Wartungsvertrag auch immer eine entsprechende Reaktionszeit. Wir k√∂nnen jetzt hier z.B. 4 stunden werktags festlegen. Dann ist der Vertragsstatus nat√ľrlich aktiv. Vertragsbeginn ist der 01.11.2019. Vertragsende ist offen. Die Laufzeit betr√§gt 12 Monate und das Vertragsende wird nur durch K√ľndigung ausgel√∂st. Und wir haben eine K√ľndigungsfrist von 3 Monaten zum Vertragsende. Jetzt hat er hier schon bereits den 01.08. identifiziert als n√§chstm√∂gliches K√ľndigungsdatum und dementsprechend kann er uns hier schon gleich das n√§chstm√∂gliche Vertragsende nennen.

Das speichern wir entsprechend und jetzt legen wir uns ein zweites Template an. Dieses soll auch wieder die Clients betreffen und das nennen wir jetzt mal “Executive support”. Wir speichern das Ganze. Das hei√üt, mit diesem Template legen wir jetzt die erweiterte Konfiguration fest. Das ist zum Einen die Softwarezuweisung. Hier haben wir zus√§tzlich MS Project, √ľbernehmen, und wir haben nat√ľrlich die entsprechende Vertragszuweisung. Hier w√§hlen wir unseren eben erstellten Vertrag aus, kriegen hier auch noch einmal eine Auflistung der Kerndaten dieses Vertrages und speichern das Ganze ab.

Peter Resch-Edermayr
Nun ging es darum, einen neuen Client f√ľr unseren neuen Manager zu erstellen und diese zwei Templates miteinander zu kombinieren. Bitte zeige uns die praktische Anwendung von diesem Beispiel.
Pattrick Bluhm
Dazu gehen wir wieder in die CMDB-Templates. Klicken “Neues Objekt anlegen”. Dieses kann ich jetzt mal “Berlin West Client 02” nennen. Als Typ haben wir wieder einen Client und jetzt kommt ein kleiner Trick zustande. Jetzt w√§hlen wir sowohl unseren “Standardclient 2019” aus als auch unseren “Executive Support”. Diese beiden Templates verbinden wir und diese werden jetzt genutzt, um ein neues Objekt zu erzeugen. Wenn wir das Objekt jetzt mal aufrufen, dann k√∂nnen wir sehen bei der Softwarezuweisung: wir haben hier nicht nur unsere Standardsoftware, die wir im Template definiert haben, sondern auch die Softwarezuweisung des “Executive Support”, n√§mlich MS Project und auch entsprechend die Vertragszuweisung ist diesem Ger√§t zugeordnet.

Das heisst, jetzt m√ľssen wir nur noch die letzten Informationen hinzuf√ľgen. Das ist zum einen der Standort. Hier m√∂chten wir nat√ľrlich unseren Arbeitsplatz ausw√§hlen. Und wir m√∂chten nat√ľrlich auch die Kontaktperson zuweisen. Das hei√üt, wir w√§hlen unseren Sukero aus und legen hier die Rolle “Benutzer” fest. Jetzt k√∂nnen wir nat√ľrlich auch noch den Max Admin als Administrator f√ľr das Ganze festlegen und haben jetzt hier eine √úbersicht der Benutzer und Verantwortlichkeiten.

Peter Resch-Edermayr
Diese Kombination der verschiedenen Templates er√∂ffnet nat√ľrlich gewaltige M√∂glichkeiten im Client-Management. Ich kann mir bspw. je nach Standort unterschiedliche Konfigurationen zusammenbauen oder je nach Rolle von Mitarbeitern. Und nat√ľrlich k√∂nnte man in i-doit sogar Berechtigungen konfigurieren und dokumentieren und rollenabh√§ngige Berechtigungen mit Templates an die einzelnen Mitarbeiter vergeben. Danke mal f√ľr diesen Trick, Pattrick. Jetzt hast du nat√ľrlich bei diesem Arbeitsplatz nicht nur diesen einen Client, sondern m√∂chtest auch einen externen Monitor, Telefon usw zuordnen. Vielleicht zeigst du uns auch, welchen Vorteil du daraus hast, dass du das zusammengruppierst zu einem Standardobjekt oder Arbeitsplatzobjekt.
Pattrick Bluhm
Wir k√∂nnen jetzt verschiedene Ger√§te erstellen. Ich hab hier z.b. mal einen Drucker erstellt. Diesen m√∂chte ich jetzt nat√ľrlich diesem Arbeitsplatz zuordnen – “Berlin West Workstation 01”. Dann haben wir ein Telefon, das ich wieder dem Standort zuweisen m√∂chte. Und wir haben nat√ľrlich auch noch einen Monitor.
Das hei√üt, alle diese Ger√§te haben wir jetzt dem Arbeitsplatz zugeordnet. Das hei√üt, wir k√∂nnen, wenn wir den Arbeitsplatz aufklappen, sehen wir alle unsere Ger√§te. Wir k√∂nnen jetzt nat√ľrlich auch, wenn wir diesen Arbeitsplatz nehmen und ihn an einen anderen Raum h√§ngen. Dann ziehen wir – sozusagen – alle Ger√§te gleich mit um. Das hei√üt, alles, was sich gerade noch in Raum 1 befunden hat, haben wir jetzt einfach dadurch, dass ich das Arbeitsplatzobjekt umgehangen hab, in Raum 2 verschoben.
Peter Resch-Edermayr
Also hier eine sehr einfache Möglichkeit, den Umzug eines gesamten Arbeitsplatzes mit allen Geräten auf einmal abzubilden in der CMDB. Alternativ dazu gibt es auch ein Umzugs-Add-on, wo man selektiver vorgehen kann und nur einige Teile der Konfiguration von A nach B umziehen kann.

Pattrick, kommen wir doch bitte zum umfangreichen Thema Reporting. Gerade beim Client-Management gibt es sehr viel Bedarf an Reporting. Und ich schlage vor, wir definieren mal einen Report, den wir unserem Outsourcing-Partner, dem Vertragspartner, sowieso regelm√§√üig √ľbergeben m√ľssen. Und zwar jene Ger√§te, die jetzt diesen speziellen Supportvertrag, diesem “Executive Support Vertrag” unterliegen, die m√∂chten wir nat√ľrlich rausreporten und diesen Report – inklusive Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mailadressen – dem Vertragspartner zukommen lassen. Wie gehst du da vor? Da gibt es einen Reportmanager, soviel weiss ich, und du zeigst uns bitte die Anwendung dieses Reportmanagers.

Pattrick Bluhm
Im Reportmanager k√∂nnen wir verschiedene Berichte erstellen. Ich nenne diesen Report jetzt einfach mal “Contract Executive Support”. Dann interessiert uns nat√ľrlich, welcher Kontakt das Ger√§t nutzt. Das hei√üt, wir m√ľssen unter “Kontaktzuweisung” den Kontakt angeben und hier m√∂chten wir nat√ľrlich noch tiefgreifende Informationen der Person mit angeben. Da interessiert uns zum Einen der Nachname, wir m√∂chten die Telefonnummer mit √ľbermitteln und die E-Mailadresse.

Als n√§chstes m√ľssen wir nat√ľrlich auch noch ein paar Bedingungen festlegen. Zum Einen m√∂chten wir nat√ľrlich, das nur Clients angezeigt werden und diese Clients nat√ľrlich auch nur, wenn sie entsprechend den zugewiesenen Vertrag vorweisen k√∂nnen. Das hei√üt, wir w√§hlen hier “Zugewiesener Vertrag” aus und w√§hlen hier unseren “Executive Client Maintenance” aus. Dann interessiert uns nat√ľrlich auch nur die Person, die als Benutzer f√ľr dieses Ger√§t eingetragen sind. Das hei√üt, wir w√§hlen hier bei “Kontaktzuweisung” die Rolle Benutzer aus, speichern das Ganze und k√∂nnen jetzt hier bei dem Pr√ľfbutton diesen Bericht einmal aufrufen. Wir sehen hier, das Ger√§t “berlin-west-cl-02” wird von Laszlo Sukero genutzt mit der Telefonnummer und dazugeh√∂rigen E-Mailadresse.

Peter Resch-Edermayr
Top, Pattrick. Wir haben also einen durchaus komplexen Report in wenigen Sekunden erstellt. Du hast einen Report erstellt, der auch Рund das ist jetzt die nächste Frage Рkann man den auch automatisieren und regelmäßig zusenden lassen? Gibt es da eine Möglichkeit in i-doit?
Pattrick Bluhm
Dazu gibt es die Funktion “Benachrichtigungen”. Hier haben wir die M√∂glichkeit, ganz unterschiedliche Benachrichtigungen zu erstellen. Wir haben hier “Ablauf von K√ľndigungsfristen”, “Wartungs- und Garantiefristen” und k√∂nnen jetzt hier entsprechende Vorlagen erstellen, die dann auch tats√§chlich an die zugewiesenen Kontakte – bzw in diesem Fall – an den externen Dienstleister weitergesendet werden.
Peter Resch-Edermayr
Das heißt, dieser einmal erstellte Report mit der Liste aller derzeit unter Supportvertrag stehenden Geräte inkl. Ansprechpartner, den könnten wir in regelmäßigen Abständen automatisch erstellen und versenden.

Wenn wir jetzt diesen neuen Mitarbeiter in unserem Unternehmen willkommen hei√üen am ersten Arbeitstag und ihm das Notebook aush√§ndigen, steckt da nat√ľrlich auch sehr viel Vertrauen mit drin. Vertrauen ist gut, protokollieren und Dokumentation ist besser. Gerne wird hier mit √úbergabeprotokollen bzw. R√ľcknahmeprotokollen gearbeitet. Wir haben in einem vorherigen Webinar bereits das Dokumente-Add-on vorgestellt. Da gibt es einige Templates. Bitte zeige uns doch mal das Template oder wie man mit dem Template “√úbergabeformular” umgeht und wie du das jetzt f√ľr deine Anpassungen zusammenf√ľgst.

Pattrick Bluhm
Dazu gehen wir unter “Extras -> Dokumente”. Im Dokumente-Add-on finden wir in den Online-Repositories bereits die entsprechenden Vorlagen. Wir nehmen jetzt mal hier die “Empfangsbest√§tigung Laptop” und importieren diese in i-doit. Nachdem der Import erfolgreich war, finden wir die jetzt unter “Protokolle”. Hier haben wir jetzt die Kapitel√ľbersicht, die wir jetzt mal √∂ffnen. Und hier sehen wir jetzt sozusagen schon die ganzen Informationen, die in diesem Dokument verwendet werden sollen. Wir haben hier z.B. den Prozessor und er sucht sich hier aus der i-doit-Datenbank den Hersteller, den Typ und die Bezeichnung. Jetzt haben wir hier unten die Punkte “Festplattenverschl√ľsselung”, “Lieferumfang” und “Private Nutzung”.

Da wir die als benutzerdefinierte Kategorie erstellt haben, m√ľssen wir die jetzt noch einmal entsprechend anpassen, damit die mit unserer Datenbank verkn√ľpft sind. Ich klicke hier einfach rein, w√§hle jetzt meine benutzerdefinierte Kategorie, und w√§hle jetzt hier die “Festplattenverschl√ľsselung”. Dementsprechend gehe ich auch mit dem “Lieferumfang” um, lege hier den Lieferumfang fest. Wichtig ist, da wir im Lieferumfang nun mehrere Information eingetragen hatte – also wir hatten die Maus, die Tastatur, den HDMI-Adapter – m√ľssen wir das Ganze auch als Tabelle darstellen. Ein Gitternetz m√∂chte ich dabei nicht haben. Ich m√∂chte das einfach fein sauber untereinander angezeigt bekommen, speichern das Ganze und zu guter letzt nat√ľrlich noch die “Private Nutzung”.

Das war es eigentlich schon an √Ąnderungen. Damit k√∂nnen wir das Ganze speichern und jetzt, aus dieser Dokumentvorlage, erzeugen wir jetzt unser √úbergabeprotokoll. Das hei√üt, ich nenne das ganze “Client-√úbergabe”, w√§hle hier meine “Empfangsbest√§tigung Laptop” aus und kann jetzt hier den Client ausw√§hlen, den wir vorhin erzeugt haben und klicke hinzuf√ľgen. Jetzt exportieren wir das ganze als PDF, √∂ffnen und haben jetzt hier oben denjenigen, an den das Ganze √ľbergeben wird – das ist in dem Fall der Laszlo Sukero – und haben hier s√§mtliche Informationen, die wir f√ľr den entsprechenden Client definiert haben. Auf der Seite 2 ist dann letztendlich die √úbergabe dokumentiert mit den entsprechenden Unterschriften von dem √úbergebenden und √úbernehmenden.

Peter Resch-Edermayr
Ok, Pattrick, danke f√ľr diese Pr√§sentation. Ich √ľbernehme jetzt wieder den Bildschirm.
Nochmal ein Blick auf die Ressourcen, die wir zur Verf√ľgung stellen. Das Whitepaper “6 Schritte zur IT-Dokumentation” k√∂nnen Sie von der Homepage laden.
demo.i-doit.com können wir Ihnen ans Herz legen zum Ausprobieren Ihrer eigenen Anwendungsfälle bzw. Nachvollziehen der Use Cases, die wir auch heute gezeigt haben.
Die i-doit Knowledge Base zu allen technischen Fragen oder Anwendungsfragen zu i-doit, zur Applikation selbst.
Und nat√ľrlich die Testversion und 30-Tage-Lizenz, die Sie bekommen, inklusive Appliance, wie auch wir sie hier in unserer Webinarserie verwenden.

Damit schlie√üen wir das Thema “Client-Dokumentation” in diesem Webinar ab. Vieles g√§be es nat√ľrlich zu sagen. Ein Thema – “Software- und Lizenzmanagement” – das gerade bei Clients ein ganz wichtiges ist, behandeln wir eigens in der n√§chsten Webinarfolge. Da werden wir das Thema Software an sich behandeln, wie Software dokumentiert ist. Wir sind bei den Servern und bei den Clients ja bereits kurz darauf eingegangen. Wir sehen uns an, wie man Applikationen serverseitig bzw clientseitig unterscheiden kann, besch√§ftigen uns mit dem Thema “Dokumentiert man Dienste, Daemons auf den Servern oder nicht?”. Wir sehen uns an den Unterschied zur Software, die im Schrank steht und die ich wiederfinden muss, aber auch die installierte Software auf den Ger√§ten. Da gibt es nat√ľrlich Unterschiede und nat√ľrlich auch das Thema “Zuweisungen zu den Lizenzen”.

Beim n√§chsten mal kommt auch das angek√ľndigte Thema “Discovery”. Wir werden mit JDisc arbeiten und die Ger√§te, die wir identifiziert haben, in den Datenbestand von i-doit √ľbernehmen, ein wenig die Schnittstelle zeigen und die Anwendungsf√§lle durchgehen.

Wir w√ľnschen Ihnen viel Erfolg f√ľr Ihr Dokumentationsprojekt und wenn Sie Fragen haben, dann wenden Sie sich bitte an sales@i-doit.com und Sie werden an die richtigen Stellen weitergeleitet.

Alles Gute bis zum nächsten Webinar.

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