In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

Der Start für Ihr erfolgreiches Dokumentationsprojekt

IT-Dokumentation – Was ist das eigentlich?

Einfach gesagt: Bei der IT-Dokumentation geht es darum, die Informationen aller relevanten Bestandteile der genutzten Informationstechnologie zentral zu erfassen. Dies betrifft natürlich auf den ersten Blick die Netzwerke und die daran angeschlossenen Geräte. Tatsächlich jedoch wird der Begriff der IT-Dokumentation äußerst flexibel gehandhabt. Oftmals werden Sie schon in Zusammenhang mit einer Monitoring- oder Discovery-Lösung den Begriff lesen, obwohl diese Tools nur einen Teil der notwendigen Informationen liefern.

Bei der IT-Dokumentation geht es vor allem um die strukturierte Erfassung von Informationen. Es hilft Ihnen nicht weiter, wenn Sie lediglich aufzeichnen, welche Geräte Sie in Ihrem Unternehmen betreiben. Sie benötigen auch Informationen zu z. B. Standorten, Lizenzen, verantwortlichen Personen sowie Rechnungs- und Vertragsdokumenten. Diese Informationen müssen Sie in Ihrer Dokumentation in Beziehung setzen. Sie sollen durch die IT-Dokumentation in die Lage versetzt werden, jederzeit genau zu sehen

  • wo sich ein Gerät befindet
  • auf welche Teile des Netzwerkes es zugreift
  • welche Software darauf installiert ist
  • wie diese Software lizenziert ist
  • welche Dienste das Gerät bereitstellt oder benötigt
  • wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist
  • welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden
  • wann und von wem welche Änderungen am betreffenden Gerät vorgenommen wurden

Nur wenn Sie diese Informationen in einer zentralen IT-Dokumentation vereinen, können Sie aus den unstrukturierten Daten wirkliches Wissen ableiten.

Warum sollten Sie eine IT-Dokumentation haben?

In erster Linie sollten Sie eine IT-Dokumentation erstellen und pflegen, um sich einen stets aktuellen Überblick über Ihre IT-Landschaft zu sichern. Nur wenn Sie wissen, was Sie haben, können Sie auch zukünftige Investitionen sinnvoll planen. Es gibt jedoch auch ganz handfeste Gründe, warum eine solche Dokumentation unentbehrlich ist. 

Ausfälle von IT-Anlagen
Durch eine gute IT-Dokumentation wissen Sie im Störungsfall sofort, wer für das fehlerhafte System verantwortlich ist. Sie wissen außerdem, was Sie tun müssen, um die Störung schnellstmöglich zu beheben und welche Prozesse und Systeme darüber hinaus betroffen sind. Dadurch sind Sie in der Lage ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken, um Ihre Infrastruktur leistungsfähig zu halten. In einem solchen Fall spricht man auch von einer Notfalldokumentation.

Im Rahmen dieser Notfalldokumentation ist auch die Hinterlegung von Wiederanlaufplänen vorgesehen. In diesen Plänen finden Sie exakte Informationen darüber, welche Schritte notwendig sind, um defekte Systeme wieder in Betrieb zu bringen.

Kosten
Durch eine IT-Dokumentation haben Sie immer den Überblick über Wartungs- und Lizenzverträge sowie den Status jedes einzelnen Geräts. Stellen Sie sich vor, welche Kosten entstehen, wenn Sie für ausgemusterte Geräte nach wie vor Lizenz- und Wartungsgebühren zahlen würden. Durch die Verknüpfung von Verträgen, Software und Lizenzen sowie der Auflistung aller Investitions- und Betriebskosten verfügen Sie bei der Außerbetriebnahme über sämtliche Informationen, um Geräte ganzheitlich aus Ihrer Infrastruktur zu entfernen.

Änderungen
Jede IT-Infrastruktur unterliegt im Laufe Ihres Lebenszyklus Änderungen, um leistungsfähig zu bleiben oder sich an den Unternehmenszielen auszurichten. Wenn Sie Veränderungen an Systemen oder Netzwerken vornehmen, sollten Sie überblicken können, welche weiteren Systeme oder gar Abteilungen davon betroffen sind. Denn schon die kleinsten unbedachten Änderungen können weitreichende folgen für Prozesse, Systeme und Services bedeuten.  Fehlt Ihnen dieser Überblick, sind kostenintensive Ausfälle vorprogrammiert.

Gesetzliche Verpflichtungen
Vielen Unternehmern und Geschäftsführern ist nicht bewusst, dass es auch konkrete juristische Vorgaben gibt, die eine IT-Dokumentation verpflichtend machen. Beispiele für solche Normen sind das IT-Sicherheitsgesetz und die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KRITISV). Und auch aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ergibt sich im Grunde die Notwendigkeit, die interne IT zu dokumentieren.

Auch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist in diesem Zusammenhang zu nennen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, Maßnahmen zu ergreifen, welche frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Dies betrifft selbstverständlich auch die Unternehmens-IT und ist somit für nahezu alle Unternehmen relevant.

Es gibt keinen Grund, nicht zu dokumentieren

Die Zeiten, in denen Unternehmer und Geschäftsführer eine IT-Dokumentation ausschließlich als überflüssigen zeitlichen und finanziellen Aufwand beiseite schieben konnten, sind endgültig vorbei. Denn auch wenn es nicht die ohnehin bedeutsamen Vorgaben des Gesetzgebers sind, so hat eine IT-Dokumentation einen praktischen Nutzen: Zeit und Geld zu sparen.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

So kommen Sie Schritt für Schritt zur vollständigen zentralen IT-Dokumentation

Was sind die 6-Schritte-Videos?

Die sechs Webinar-Videos der Serie geben Einsteigern in die IT-Dokumentation eine wertvolle Hilfestellung an die Hand. Mithilfe eines i-doit Live-Systems bauen unsere Experten Schritt für Schritt eine vollständige IT-Dokumentation auf – von der Erfassung der ersten Standorte bis hin zur Dokumentation von Business Services und Lizenzen.

Gibt es noch weitere Videos?

Neben dieser Serie haben wir noch zahlreiche weitere Videos, Webinare und Tutorials für Sie veröffentlicht, die Sie auf unserem YouTube-Kanal finden. Sollte Ihnen ein Thema fehlen oder haben Sie Fragen, freuen wir uns auf Ihre Nachricht. Abonnieren Sie auch unseren YouTube-Kanal und bleiben Sie auf dem Laufenden.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 6: Business-Services und Applikationen

Teil 1
Infrastruktur

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 2: Netzwerke

Teil 2
Netzwerke

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 3: Server

Teil 3
Server

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 4: Clients

Teil 4
Clients

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 5: Software und Lizenzen

Teil 5
Software & Lizenzen

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 6: Business-Services und Applikationen

Teil 6
Applikationen & Services

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