In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

IT-Dokumentation – Was ist das und wie beginnen Sie am besten?

Bei der IT-Dokumentation werden die relevanten Daten aller wichtigen Bestandteile der genutzten IT zentral und strukturiert erfasst. Bleibt die Frage: Was sind relevante Daten? Und welches sind die „wichtigen Bestandteile“?

Es kommt auf den Blickwinkel an. Genauer gesagt: auf die Nutzergruppe. Jede Gruppe von Anwendern im Unternehmen setzt andere Schwerpunkte. Als IT-Administrator benötigen Sie eine flexible technische Dokumentation. Sie möchten in erster Linie wissen, welche Geräte vorhanden sind. Sie interessiert, welche Software darauf installiert ist und ob das Patchlevel aktuell ist. Sie legen Wert auf Flexibilität und Detailtiefe, um eine Version oder eine Modellbezeichnung zu hinterlegen. Und Sie werden gleich sehen, dass dies nicht der einzige Blickwinkel auf eine IT-Dokumentation ist.

IT-Dokumentation ist mehr als nur Inventarisierung

Der Begriff “IT-Dokumentation” scheint auf den ersten Blick eindeutig. In der Praxis wird er hingegen äußerst flexibel gehandhabt. Oftmals werden Sie schon in Zusammenhang mit einer Monitoring- oder Discovery-Lösung den Begriff lesen. Diese Tools liefern meist nur einen Teil der notwendigen Informationen.

IT-Dokumentation: Was soll hinein?

Bei der IT-Dokumentation geht es um die Erfassung Ihrer IT. Das ist weit mehr als eine Auflistung von Geräten und Betriebsmitteln. Eine gute IT-Dokumentation verrät Ihnen viel mehr über Ihre IT-Landschaft. Denken Sie an Standorte, Softwarelizenzen und verantwortliche Personen, dazu Rechnungen und Verträge. Diese Daten gehören in Ihre Dokumentation. Und Sie werden einen wahren Schatz an Informationen heben, wenn Sie sie in Beziehung setzen.

Sie sollen durch die IT-Dokumentation in die Lage versetzt werden, jederzeit genau zu sehen

  • wo sich ein Gerät befindet
  • auf welche Teile des Netzwerkes es zugreift
  • welche Software darauf installiert ist
  • wie diese Software lizenziert ist
  • welche Dienste das Gerät bereitstellt oder benötigt
  • wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist
  • wer das Gerät nutzt
  • welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden
  • wann und von wem welche Änderungen am betreffenden Gerät vorgenommen wurden

Vereinen Sie diese Informationen in einer zentralen IT-Dokumentation, leiten Sie aus den unstrukturierten Daten wirkliches Wissen ab.

Warum sollten Sie (Ihre IT) dokumentieren?

In erster Linie erstellen und pflegen Sie eine IT-Dokumentation, um sich einen aktuellen Überblick über Ihre IT-Landschaft zu sichern. Nur wenn Sie wissen, was Sie haben, planen Sie auch zukünftige Investitionen sinnvoll. Es gibt jedoch ganz handfeste Gründe, warum eine IT-Dokumentation unentbehrlich ist.

Ausfälle von IT-Anlagen

Durch eine IT-Dokumentation wissen Sie im Störungsfall sofort, wer für das fehlerhafte System verantwortlich ist. Sie wissen außerdem, was zu tun ist, um die Störung schnellstmöglich zu beheben. Zusätzlich sehen Sie sofort, welche weiteren Prozesse und Systeme betroffen sind. Sie sind so in der Lage, ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken, um Ihre Infrastruktur betriebsfähig zu halten. In einem solchen Fall spricht man auch von einer Notfalldokumentation.

Im Rahmen dieser Notfalldokumentation ist auch die Hinterlegung von Wiederanlaufplänen vorgesehen. In diesen Plänen finden Sie exakte Informationen darüber, welche Schritte notwendig sind, um defekte Systeme wieder in Betrieb zu bringen.

Kosten

Durch eine IT-Dokumentation haben Sie den Überblick über Wartungs- und Lizenzverträge sowie den Status jedes einzelnen Geräts. Stellen Sie sich vor, welche Kosten entstehen, wenn Sie für ausgemusterte Geräte nach wie vor Lizenz- und Wartungsgebühren zahlen. Verknüpfen Sie Verträge und Lizenzen direkt mit dem jeweiligen Asset. Bei der Außerbetriebnahme verfügen Sie über sämtliche Informationen, um Geräte ganzheitlich aus Ihrer Infrastruktur zu entfernen.

Änderungen

Die IT unterliegt im Laufe Ihres Lebenszyklus Änderungen, um leistungsfähig zu bleiben oder sich an den Zielen des Unternehmens auszurichten. Wenn Sie Veränderungen vornehmen, ist der Überblick essentiell. Welche weiteren Systeme oder Abteilungen sind davon betroffen?

Die kleinsten unbedachten Änderungen haben im Zweifel weitreichende folgen für Prozesse, Systeme und Services. Fehlt Ihnen hier der Überblick, sind teure Ausfälle vorprogrammiert.

Gesetzliche Verpflichtungen

Vielen Unternehmern und Geschäftsführern ist nicht bewusst, dass es auch konkrete juristische Vorgaben gibt, die eine IT-Dokumentation verpflichtend machen. Beispiele für solche Normen sind das IT-Sicherheitsgesetz und die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KRITISV). Auch aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ergibt sich im Grunde die Notwendigkeit, die interne IT zu dokumentieren.

Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist hier zu nennen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, welche frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Dies betrifft selbstverständlich auch die Unternehmens-IT und ist somit für nahezu alle Unternehmen relevant.

So starten Sie Ihre IT-Dokumentation

“Wie soll ich beginnen? Was muss ich überhaupt dokumentieren?”

Diese Fragen stehen zu Beginn des Projektes immer im Raum. Die Antwort ist: „Stellen Sie fest, was Sie benötigen und reduzieren Sie Ihre Dokumentation auf diese Anforderungen“. Das klingt in der Theorie einfach. In der Praxis stellen sich zahlreiche Hindernisse in den Weg. Machen wir uns gemeinsam auf die Reise zu Ihrer IT-Dokumentation.

Verschiedene Nutzer, verschiedene Anforderungen

IT-Dokumentation: Alle Abteilungen profitieren

In erster Linie werden Sie für Ihren eigenen Aufgabenbereich dokumentieren: die IT. IT-Fachkräfte haben eine Vorliebe für detailreiche technische Datensammlungen. Bedenken Sie jedoch, dass weitaus mehr Personen und Abteilungen im Unternehmen ein Interesse an der IT-Dokumentation haben werden. Und nicht alle Nutzer benötigen die gleiche Detailtiefe.

 

Die Damen und Herren aus der Buchhaltung werden technische Daten wenig interessieren. Hier werden Dinge wie Wartungsverträge, Bestellungen und Rechnungen wichtig. Fragen Sie im Kundensupport nach, erhalten Sie wieder andere Auskünfte. Hier stehen Anleitungen und Handbücher hoch im Kurs. Und wenn Sie Ihren IT-Leiter fragen, wird er viele der für Sie wichtigen Details ignorieren. Er benötigt den schnellen Überblick über das große Ganze für seine tägliche Arbeit.

Unser Tipp: Holen Sie zum Start der IT-Dokumentation die Vertreter aller Abteilungen an einen Tisch. Involvieren Sie alle späteren Nutzer der Daten in das Projekt.

Setzen Sie die richtigen Prioritäten

IT-Dokumentation: Jeder benötigt andere Assets

Eine Dokumentation weckt den Jäger und Sammler. Das führt unweigerlich dazu, dass Sie zu viel oder das Falsche dokumentieren. Am Ende haben Sie Dinge in die Dokumentation aufgenommen, die Sie nie wieder benötigen.

Unser Tipp: Sprechen Sie mit den Beteiligten. Stellen Sie die richtigen Fragen. Sammeln Sie vor dem Beginn des Projektes alle Anforderungen. Dann sind Sie auf dem Weg zu einer IT-Dokumentation, die allen einen wirklichen Mehrwert bietet.

Denken Sie an die Prozesse

Verkümmert eine bestehende IT-Dokumentation, gibt es dafür einen triftigen Grund. Der häufigste: Das Vertrauen in die Genauigkeit der Daten geht verloren. Irgendwann stießen Sie in der Dokumentation auf veraltete oder unpräzise Daten. Dies war der Zeitpunkt, an dem die IT-Dokumentation für Sie wertlos wurde. Und so ergeht es Administratoren und IT-Leitern jeden Tag überall auf der Welt.

Das Ziel ist eine verlässliche Dokumentation. Sie benötigen wohlüberlegte Prozesse, mit denen Sie die Aktualität der darin enthaltenen Informationen sicherstellen. Das erfordert das Wissen um die Pflege der Daten und eine gute Portion Disziplin. Diese Disziplin lässt sich nicht installieren. Sie ist ein menschlicher Faktor, der erlernt werden muss.

Top-Down oder Bottom-Up?

IT-Dokumentation: Top-Down oder Bottom-Up

Wenn Sie mit Ihrer IT-Dokumentation beginnen, stehen Ihnen mehrere mögliche Vorgehensweisen zur Verfügung. Beginnen Sie zunächst mit der grundlegenden Infrastruktur und arbeiten sich nach oben, sprechen wir vom Bottom-Up-Ansatz. Sie betrachten Ihre IT-Landschaft von unten. Fangen Sie mit den Assets an, auf denen alles aufbaut: Standorte, Gebäude und Räume.

Ein anderer Ansatz betrachtet die IT von oben. Sie beginnen mit den lebenswichtigen IT-Services. Anschließend dokumentieren Sie deren Bestandteile. Sie arbeiten sich nach unten, bis Sie zur physischen Infrastruktur gelangen. In diesem Falle dokumentieren Sie nach dem Top-Down-Prinzip.

Beide Methoden haben Ihre Berechtigung. Um schnelle Ergebnisse zu erzielen und alle wichtigen Teile der IT-Landschaft zu dokumentieren, empfiehlt sich die Top-Down-Methode. Um Ihre IT-Dokumentation umfassend aufzubauen, empfehlen wir die Bottom-Up-Methode. Diese betrachten wir hier.

IT-Dokumentation muss konsistent sein

Das ist das Mantra der Dokumentation. Konsistenz sorgt für Vertrauen. Es geht nicht nur um das Vertrauen, das Sie selbst in Ihre eigene IT-Dokumentation haben. Es geht vor allem um das Vertrauen der anderen Beteiligten.

Definieren Sie die Informationstiefe
Wenn Sie eine bestimmte Information für ein einzelnes Asset erfassen, erfassen Sie sie auch für alle anderen Assets der selben Klasse. Das bedeutet: Wenn Sie die IP-Adresse eines Servers in der IT-Dokumentation hinterlegen, tun Sie das ebenso für alle anderen Server.

Was passiert, wenn Sie das nicht tun?
Die Dokumentation ist nicht nur für Ihre eigene Arbeit gedacht. Alle Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, profitieren davon. Die Menschen verlassen sich auf die Informationen und erwarten, dass sie vollständig sind. Wenn Ihre Mitarbeitenden die IP-Adresse eines Servers in der IT-Dokumentation finden, erwarten sie das auch für jeden anderen Server. Ist dies nicht der Fall, verlieren sie das Vertrauen in die Daten.

Setzen Sie sich kleine und realistische Ziele. Versuchen Sie, diese Ziele Schritt für Schritt zu erreichen. Es reicht aus, in einem ersten Schritt die IP-Adresse und den Hostnamen aller Server zu erfassen. Doch wenn Sie das tun, tun Sie es für alle Server

Die IT-Dokumentation muss Ihren Anforderungen entsprechen

Vermeiden Sie das Dasein als Jäger und Sammler. Finden Sie heraus, welche Anforderungen Ihr Tagesgeschäft mit sich bringt. Definieren Sie, welche Fragen zu beantworten sind. Legen Sie fest, welche Angaben Sie benötigen. Das Ergebnis aus diesen Überlegungen halten Sie in einem Configuration Management Plan als Richtlinie für Ihre Mitarbeiter und für sich selbst fest.

Was geschieht, wenn Sie zu viel dokumentieren?
Die Masse an Daten ist nicht aktuell zu halten. Ein weiterer Nachteil einer zu großen Menge an Daten: Relevante Dinge gehen in der Masse nebensächlicher Dinge verloren. Sie werden schwer in der Lage sein, die wichtigen Dinge zu finden.

Planen und organisieren Sie Ihre IT-Dokumentation sorgfältig . Bedenken Sie bitte zwei Dinge:

  • Dokumentation braucht Zeit
    Planen Sie die benötigte Zeit im Voraus. Sorgen Sie für die Akzeptanz dieser Tatsache bei Ihren Mitarbeitenden und Chefs. Über den zusätzlichen Zeitaufwand darf nicht gestritten werden.
  • Beziehen Sie Ihre Dokumentation in Ihre Prozesse und Projekte ein.
    Gibt es einen Leitfaden für die Einrichtung neuer Server? Nehmen Sie die notwendige Dokumentation mit auf. Werden neue Exchange-Server von externen Beratern eingerichtet? Informieren Sie sie darüber, wie diese in Ihre IT-Dokumentation aufgenommen werden. Teilen Sie ihnen Ihre genauen Anforderungen mit.

Technische und betriebliche Dokumentation

Diese beiden gehören zusammen. Mit Ihrer Dokumentation schaffen Sie einen Ort, an dem Sie beides zusammenführen. Technische Details sind das Minimum. Doch wie und warum wurde etwas installiert?

Halten Sie diese Daten asset- oder service-orientiert. Die MX-DNS-Einträge eines neuen E-Mail-Servers halten Sie nicht im E-Mail-Serverkontext fest, sondern im DNS-Server-Kontext. Wenn Sie Informationen wie diese verbunden haben, halten Sie in jedem Fall eine zusätzliche Servicedokumentation bereit. In dieser halten Sie fest, wie und warum diese Konfigurationen zusammengehören.

Genug der Theorie. Jetzt heißt es Ärmel hochkrempeln und loslegen.

Die 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Zahllose Projekte haben gezeigt, dass eine strukturierte Vorgehensweise beim Aufbau einer IT-Dokumentation von Vorteil ist. Darum haben wir die „6 Schritte“ entwickelt. Jeder einzelne Schritt baut logisch auf den anderen auf. Am Ende erhalten Sie eine umfassende und vollständige IT-Dokumentation, die Sie im Tagesgeschäft wirklich unterstützt.

Die 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Schritt 1: Dokumentation der IT-Infrastruktur

IT-Dokumentation: Schritt 1 - Infrastruktur

Es gibt einen vernünftigen Grund, die physische Infrastruktur nicht zu erfassen: Sie haben keine.
Das ist wenig wahrscheinlich. Darum beginnen wir mit diesem Schritt. Die benötigten Informationen sind meist statisch. Sie werden einmal erfasst. Viele Situationen erfordern jedoch das Wissen, wo sich ein Asset befindet. Dokumentieren Sie in einem ersten Schritt Standorte, Gebäude und Räume.

Weitere mögliche Standorte sind:

  • ein Arbeitsplatz
  • ein Stockwerk
  • eine Stadt
  • ein Bundesland
  • eine Region
  • ein Staat
Bestimmen Sie den passenden Detaillierungsgrad. Wenn Sie ein großes Rechenzentrum betreiben, erfassen Sie Ihre IT in der Regel bis hinunter zur Position im Rack. Wenn Sie einen kleinen Computerraum haben, ist die Dokumentation mit der Erfassung des Raumes erledigt. Grundrisse und Raumpläne erweisen sich bei komplexen Infrastrukturen als nützlich.

Mit den Standorten haben Sie die Basis für Größeres geschaffen. Ihr Facility Management profitiert von der Dokumentation, wenn Sie Arbeitsplätze darin aufnehmen – inklusive Tischen und Stühlen. Denken Sie auch an Feuerlöscher und Klimaanlagen.

Eine Erfassung von betrieblichen Anlagen empfiehlt sich ohnehin. Viele dieser Anlagen unterliegen einer Pflicht zur regelmäßigen technischen Überprüfung. Das betrifft z. B. Klimaanlagen, USV-Anlagen und Feuerlöscher. Dokumentieren Sie diese Anlagen direkt mit deren nächsten Prüfterminen.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation – Teil 1: IT-Infrastruktur

Im ersten Schritt dokumentieren Sie die Infrastruktur Ihrer IT-Landschaft mit i-doit. In erster Linie sind dies natürlich Standorte. Aber mit „Standort“ ist nicht nur ein Gebäude oder ein Raum gemeint. Physische Standorte können auch Arbeitsplätze oder Racks sein, die hierarchisch dokumentiert werden: Land – Stadt – Gebäude – Raum – Arbeitsplatz.

Schritt 2: Dokumentation der Netzwerke

IT-Dokumentation Schritt 2: Netzwerk

Die Dokumentation von Netzwerken ist eine der wichtigsten Aufgaben. Sie besteht aus komplexen logischen Konfigurationen. Diese sind schwer zu reproduzieren, wenn Systeme ausfallen oder wenn Sie keinen Leitfaden zur Hand haben. Lassen Sie diesen Schritt nicht aus. Die gute Nachricht: Ihre Dokumentation wird dieser Leitfaden sein.

Ziehen Sie in Betracht:

  • Die wichtigsten Dokumente über Ihre Netzwerke sind Netzwerkdiagramme, die Ihre LAN/WAN-Strukturen, Router sowie Ihre Layer-2 und Layer-3-Netze zeigen. Teilen Sie diese in mehrere Diagramme auf. Diese Teile zeigen verschiedene Aspekte Ihrer Netzwerke, z.B. ein Diagramm Ihrer Büronetzwerke oder ein DMZ-Diagramm
  • Richten Sie ein IP Address Management (IPAM) ein
  • Dokumentieren Sie Ihre DNS. Die Erfahrung zeigt: das Problem ist immer DNS!
  • Halten Sie das Routing als Diagramm und in Textform verfügbar.
  • Es empfiehlt sich, Daten über Switch-Ports und die angeschlossenen Geräte an einer zentralen Stelle zu haben. Es gibt viele Möglichkeiten und Werkzeuge, um diese Daten automatisch zu erhalten.
  • Vergessen Sie vorhandene VLANs nicht. Damit Sie den Überblick über die korrekte Konfiguration der Router und Endgeräte behalten, ist eine gute Dokumentation unentbehrlich.

Ein Wort zu Firewalls

Firewalls bekommen hier einen eigenen Absatz. Nicht weil sie eine herausragende Bedeutung haben, sondern weil viele Nutzer zu viele Informationen über Firewalls dokumentieren. Hinterlegen Sie die grundlegenden Informationen, wie sie für aktive Komponenten definiert sind. Hinterlegen Sie jedoch nicht sämtliche Firewallregeln.

Es gibt stets den einen besonderen Fall, in dem jemand eine Ausnahme benötigt. Dieser lässt sich durch entsprechende Dokumente (Screenshots, Konfigurations-Backups) in Ihrer IT-Dokumentation abdecken. Übertragen Sie bitte nicht alle Daten manuell. Diese Informationen ändern sich zu häufig.

Eine Sicherheitsdokumentation ist ein anderes Thema. Es handelt sich hierbei um eine andere Disziplin als Ihre IT-Dokumentation. Werfen Sie bitte einen Blick auf Stichworte wie “ISMS” (Information Security Management System) und Standards wie “ISO 27001”.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation – Teil 2: Netzwerke

Im zweiten Schritt erweitern Sie Ihre IT-Dokumentation um die Netzwerke. Beginnend mit der Dokumentation von Layer-2- und Layer-3-Netzen behandelt dieser zweite Teil auch das IP Address Management. Im weiteren Verlauf sehen Sie direkt in i-doit, wie Switches und Router angelegt werden.

Was ist mit der Verkabelung?

Die Dokumentation der Verkabelung ist zeitintensiv. Fragen Sie sich, ob es das Wert ist. Es ist mühsam herauszufinden, an welchem Switch ein Kabel hängt und zu welchem Server es führt. Aber die Dokumentation jedes einzelnen Kabels ist eine viel größere Herausforderung. Denken Sie daran: Die IT-Dokumentation muss konsistent sein.

Wann es sinnvoll ist, die Verkabelung zu dokumentieren:

  • Sie sind in einer entsprechenden Branche tätig
  • Sie haben eine erklärungsbedürftige Verkabelung
  • Sie arbeiten mit vielen verschiedenen Personen an der Verkabelung
  • Sie haben eine große/komplexe Infrastruktur
  • Sie beginnen Ihre Verkabelung von Grund auf neu.

Schritt 3: Dokumentation der Server

IT-Dokumentation Schritt 3: Server

Server gehören zu den Assets, die immer dokumentiert werden. Denn in der Regel gehören sie zu den wichtigsten Geräten, die Sie betreiben. Dort werden die Dienste bereitgestellt, die für das Unternehmen bedeutsam sind. Kurzum: auf den Servern wird das Geld verdient.

Ziehen Sie folgende Informationen in Betracht:

  • Grundlagen (Name, Seriennummer)
  • Physischer Standort
  • Der IT-Service, zu dem der Server gehört bzw. der Zweck des Geräts
  • Hardware (Hersteller/Modell und Hardware-Informationen)
  • Vernetzung (IP-Adressen, Subnetze, Ports, VLAN, DNS usw.)
  • Betriebssystem (Typ, Version, Patchlevel)
  • Installierte Software
  • Installierte Server-Rollen und Dienste
  • Spezifische Konfigurationen
  • Konten und Passwörter
  • Zugang (URLs)
  • Backup Up (Wie?/Wo?/Zyklus?)
  • Kontaktpersonen (und Verantwortlichkeiten)
  • Informationen zur Buchhaltung
  • Garantie-Informationen / Support-Verträge

Zur Erinnerung: Die IT-Dokumentation muss konsistent sein. Setzen Sie klare Regeln auf und definieren Sie, welche Daten Sie erfassen. Erfassen Sie sie dann aber für alle Geräte. Weniger ist mehr und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation – Teil 3: Server

Im dritten Schritt beschäftigen wir uns mit der Dokumentation von physischen und virtuellen Servern. Wir erfassen Serverhardware und Hosts für virtuelle Umgebungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit i-doit die Ressourcenzuweisung für virtuelle Systeme erledigen können und wie Sie die Netzwerkanbindung Ihrer Server dokumentieren.

Virtuelle Umgebungen

Für virtuelle Server gilt dasselbe wie für physische Server. Der einzige Unterschied ist: Wenn Sie einen Cluster von virtuellen Hosts haben, versuchen Sie nicht, die genaue Konfiguration manuell in Ihre IT-Dokumentation zu kopieren. Gibt es einen automatischen Prozess, der Ihre Dokumentation darüber aktualisiert, welche VM auf welchem Host läuft? Das ist in Ordnung. Versuchen Sie es nicht manuell. Die Dinge ändern sich zu oft und Sie werden am Ende eine ungenaue Dokumentation erhalten.

Berücksichtigen Sie für die Dokumentation:

  • Dasselbe wie für Server/Switches/Router
  • Welche VM läuft auf welchem Host/Cluster
  • Konfiguration der virtuellen Switches

Storage Area Networks

Dokumentieren Sie in jedem Fall Ihre Speichernetzwerke. Tun Sie dies so, dass die Daten noch handhabbar und für Sie nützlich sind. In den meisten Fällen benötigen Sie Daten darüber, auf welche LUNs von welchen Servern zugegriffen wird. Einige Leute benötigen Informationen über die FC-Verkabelung. Andere Leute arbeiten mit detaillierten Informationen über die physikalischen Arrays und Festplatten.

Wie umfassend und detailliert die IT-Dokumentation wird, liegt in Ihrem Ermessen. Denken Sie an unseren wichtigsten Grundsatz: Konsistenz. Berücksichtigen Sie bitte:

  • Grundlagen (Name, Standort, Seriennummer)
  • Hardware (Hersteller/Modell- und Hardware-Informationen, Festplatten und physische Arrays)
  • Vernetzung (IP-Adressen, Subnetze, Ports, VLAN, DNS, …)
  • Betriebssystem (Typ, Version, Lizenz)
  • LUNs und was auf sie zugreift
  • Kontaktpersonen
  • Informationen zur Buchhaltung
  • Garantie-Informationen / Support-Verträge

Administrative Informationen

Diese gehören zu den wichtigsten Dingen. Wenn Ihr wichtigster Server ausfällt, ist die Seriennummer der CPU bestenfalls drittrangig. Interessant ist, ob noch Garantie auf die Hardware besteht oder der Support-Vertrag noch gültig ist – und wer im Notfall anzurufen ist. Denken Sie bitte an:
  • Support-Verträge
  • Kontaktpersonen/Firmen/Händler (einschließlich Adressen, Telefon)
  • Informationen zur Buchhaltung
  • Software-Lizenzierung

Schritt 4: Dokumentation von Arbeitsplatz- und Clientsystemen

IT-Dokumentation Schritt 4: Client-Systeme

Jetzt wird es einfach, aber arbeitsintensiv. Wenn Sie sich um Arbeitsplatzsysteme kümmern, dokumentieren Sie diese.

Fügen Sie Ihrer IT-Dokumentation alles hinzu, wofür Sie verantwortlich sind:

  • Client-PCs
  • Laptops
  • Docking-Stations
  • Monitore
  • Drucker
  • Telefone
  • Mobiltelefone

Die Dokumentation enthält mindestens den Namen, das Modell, den Standort, die Kontaktperson und die Seriennummer eines Gerätes. Die Situation hier ist in jeder IT-Umgebung unterschiedlich. Es hängt davon ab, wofür Sie als Administrator verantwortlich sind – vom Support bis zur Anschaffung neuer Geräte.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation – Teil 4: Client-Systeme

Welche Geräte hat ein Mitarbeiter im Einsatz? Und welche Arbeitsmittel müssen wir einem neuen Kollegen zur Verfügung stellen? Im vierten Schritt dokumentieren wir Arbeitsplatzsysteme. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den kompletten Lebenszyklus von IT-Assets dokumentieren können und erfassen die installierte und lizenzierte Software.

Schritt 5: Dokumentation von Software und Lizenzen

IT-Dokumentation Schritt 5: Software

Das Knifflige an der IT-Dokumentation von Software ist die schiere Masse an Informationen. Wenn Sie ein Discovery-Tool einsetzen, um Software automatisch zu dokumentieren, erhalten Sie unzählige unerwünschte Daten. Nach einem Durchlauf wissen Sie beispielsweise, auf wie vielen Computern und in welchen Versionen der Adobe Reader installiert ist. Das ist in der Regel nicht wünschenswert. Fragen Sie sich hierbei, was Sie benötigen:

  • Informationen zu den Lizenzen?
  • Angaben über installierte Software-Versionen (aus Sicherheitsgründen etc.)?
  • Informationen darüber, welche Software auf welchem Server/Client installiert ist?

Abhängig von Ihren Anforderungen sollten Sie eine passende Strategie wählen. Diese kann eine manuelle Dokumentation beinhalten. Das ist vollkommen in Ordnung, wenn Sie z. B. nur die Anzahl der auf den Clients installierten Office-Lizenzen benötigen. Sie kann jedoch auch eine automatische Ermittlung der installierten Software auf jedem Computer im Netzwerk beinhalten. Es ist in jedem Falle empfehlenswert, die unwichtigen Daten (z.B. installierte Treiberpakete) von vorn herein auszufiltern.

Denken Sie daran: Speichern Sie zu viele Informationen, finden Sie die benötigten nicht wieder!

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation – Teil 5: Software und Lizenzen

Welche Geräte hat ein Mitarbeiter im Einsatz? Und welche Arbeitsmittel müssen wir einem neuen Kollegen zur Verfügung stellen? Im vierten Schritt dokumentieren wir Arbeitsplatzsysteme. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den kompletten Lebenszyklus von IT-Assets dokumentieren können und erfassen die installierte und lizenzierte Software.

Schritt 6: Dokumentation von IT-Services

IT-Dokumentation Schritt 6: IT-Services

Schauen wir uns die Königsdisziplin an. Welche Systeme arbeiten zusammen oder sind voneinander abhängig? Was benötigt der E-Mail-Service, um buchstäblich seinen Dienst zu verrichten?

Informationen wie diese sind die wichtigsten überhaupt. Die Dokumentation Ihrer IT-Services sollte das Ziel all Ihrer Bemühungen sein. Doch warum ist die Dokumentation von IT-Services anspruchsvoll?

  • Sie stützt sich auf all die anderen Informationen, über die wir gesprochen haben. Die IT-Dokumentation muss zuerst da sein.
  • Sie benötigen das Verständnis, wie die Dinge zusammenspielen und in der Lage sein, dies in einer für andere leicht verständlichen Weise aufzuschreiben.
  • Bestandteile der Services ändern sich oft. Sie müssen einen einfachen Weg finden, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

Es gibt noch viel mehr über die Dokumentation von Services zu sagen. Ein kleiner Tipp: CMDB und ITSM. Das hier ist das Minimum, das Sie tun sollten, wenn Sie sich nicht mit all der Theorie beschäftigen wollen:

  • Schreiben Sie die Services, die Sie Ihren Benutzern/Kunden anbieten, auf einem hohen Niveau auf (“E-Mail”, “Webshop”)
  • Versuchen Sie herauszufinden, welche Assets und technischen Dienste für die Bereitstellung des Dienstes verantwortlich sind. Zeichnen Sie diese auf und verweisen Sie auf die Dokumentation der einzelnen Assets/Dienste.
  • Dokumentieren Sie, wie auf die Dienste zugegriffen werden kann.
  • Dokumentieren Sie, wie die Hauptfunktionen des Dienstes auf einfache Weise zu testen sind. Das kann ein Login auf einer Website sein.
  • Notieren Sie alle Benutzer oder Benutzergruppen (einschließlich Kontaktdaten). Erfassen Sie, wem der Dienst zur Verfügung gestellt wird, und geben Sie – falls vorhanden – SLA-Informationen an.
  • Ermitteln Sie technische und funktionale Ansprechpartner für den Dienst und dokumentieren Sie sie ebenfalls.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation – Teil 6: IT-Services

„Ich kann keine E-Mails versenden!“ ist eine Aussage, die Admins beinahe täglich in Unternehmen hören. Dann ist es gut zu wissen, welche Geräte, Personen und Software mit dem Service in Verbindung stehen, der gerade nicht verfügbar ist. Und nicht nur im Fehlerfall kann die Dokumentation von Services hilfreich sein. Auch bei der Planung ist sie unerlässlich.

Zum Schluss noch ein Wort zu Discovery-Tools

Es gibt unzählige Werkzeuge, um automatisch Ihre Netzwerke scannen. Und diese Werkzeuge spielen eine bedeutende Rolle, weil Sie viele wichtige und relevante Daten sammeln.

Dennoch: Bleiben Sie vorsichtig und verwechseln Sie Discovery nicht mit IT-Dokumentation. Diese Tools liefern Ihnen viele wichtige Informationen, die in Ihre IT-Dokumentation einfließen. Sie liefern auch sehr viele überflüssige Informationen, die Sie im Tagesgeschäft nicht benötigen. Welche Grafikkarte in einem bestimmten Server verbaut ist, ist in der Regel irrelevant. Wichtig ist, wer im Notfall anzurufen ist. Und diese Informationen liefern Discovery-Tools nicht.

Ihre IT-Dokumentation ist idealerweise eine Kombination aus manuell eingegebenen und automatisch ermittelten Daten. Und wenn es möglich ist, versuchen Sie, die automatisch ermittelten Daten auf das Minimum an Informationen zu reduzieren. Es zählt das, was Sie wirklich benötigen.

Cover 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Das Whitepaper: 6 Schritte zur IT-Dokumentation

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