In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

Was ist eine IT-Dokumentation?

Wie bei vielen Dingen kommt es hier auf den Blickwinkel an. Genauer gesagt: auf die Nutzergruppe. Der Begriff “IT-Dokumentation” scheint auf den ersten Blick genau zu sagen scheint, um was es geht. Aber jede Anwendergruppe im Unternehmen setzt andere Schwerpunkte.

Eine IT-Dokumentation dürfte ihren Ursprung in Ihrer IT-Abteilung haben. Als IT-Administrator benötigen Sie eine flexible technische Dokumentation. Sie möchten in erster Linie wissen, welche Gerät vorhanden sind. Sie interessiert, welche Software darauf installiert ist und ob das Patchlevel aktuell ist. Sie legen Wert auf eine gewisse Flexibilität und Detailtiefe, um eine Versionsnummer oder eine Modellbezeichnung zu hinterlegen.

Die Damen und Herren aus der Buchhaltung werden diese Informationen nur wenig interessieren. Hier werden Dinge wie Wartungsverträge, Bestellungen und Rechnungsdokumente wichtig. Fragen Sie im Kundensupport nach, erhalten Sie wieder andere Auskünfte. Hier stehen Anleitungen und Handbücher hoch im Kurs. Und wenn Sie Ihren IT-Leiter fragen, wird er viele der für Sie wichtigen Details ignorieren. Er benötigt den schnellen Überblick über das große Ganze für seine tägliche Arbeit.

Sie sehen: es kann kaum eine einheitliche Definition des Begriffes geben. Eine Möglichkeit wäre: Bei der IT-Dokumentation geht es darum, die Informationen aller wichtigen Bestandteile der genutzten Informationstechnologie zentral und strukturiert zu erfassen. Dies betrifft die Netzwerke, die daran angeschlossenen Geräte sowie die zu einem erfassten Gerät gehörenden Informationen.

Diese allgemeine Definition klingt sperrig. Schauen wir uns das Wesen der IT-Dokumentation genauer an.

IT-Dokumentation ist mehr als nur Inventarisierung

In der Praxis wird der Begriff der IT-Dokumentation äußerst flexibel gehandhabt. Oftmals werden Sie schon in Zusammenhang mit einer Monitoring- oder Discovery-Lösung den Begriff lesen. Diese Tools liefern meist nur einen Teil der notwendigen Informationen.

Bei der IT-Dokumentation geht es um die Erfassung Ihrer IT. Das ist weit mehr als eine Inventarisierung von Geräten und Betriebsmitteln. Wenn Sie lediglich aufzeichnen, welche Geräte Sie in Ihrem Unternehmen betreiben, erhalten Sie Informationen genau darüber: welche Geräte Sie betreiben. Eine gute IT-Dokumentation verrät Ihnen jedoch noch viel mehr über Ihre IT-Landschaft. 

Standorte, Softwarelizenzen, verantwortliche Personen sowie Rechnungs- und Vertragsdokumente. Diese Informationen gehören in Ihre Dokumentation. Und Sie werden einen wahren Informationsschatz heben, wenn Sie sie in Beziehung setzen. Sie sollen durch die IT-Dokumentation in die Lage versetzt werden, jederzeit genau zu sehen

  • wo sich ein Gerät befindet
  • auf welche Teile des Netzwerkes es zugreift
  • welche Software darauf installiert ist
  • wie diese Software lizenziert ist
  • welche Dienste das Gerät bereitstellt oder benötigt
  • wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist
  • wer das Gerät nutzt
  • welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden
  • wann und von wem welche Änderungen am betreffenden Gerät vorgenommen wurden

Nur wenn Sie diese Informationen in einer zentralen IT-Dokumentation vereinen, können Sie aus den unstrukturierten Daten wirkliches Wissen ableiten.

Warum sollten Sie Ihre IT dokumentieren?

In erster Linie sollten Sie eine IT-Dokumentation erstellen und pflegen, um sich einen aktuellen Überblick über Ihre IT-Landschaft zu sichern. Nur wenn Sie wissen, was Sie haben, können Sie auch zukünftige Investitionen sinnvoll planen. Es gibt jedoch ganz handfeste Gründe, warum eine IT-Dokumentation unentbehrlich ist.

Ausfälle von IT-Anlagen

Durch eine IT-Dokumentation wissen Sie im Störungsfall sofort, wer für das fehlerhafte System verantwortlich ist. Sie wissen außerdem, was Sie tun müssen, um die Störung schnellstmöglich zu beheben. Zusätzlich sehen Sie sofort, welche weiteren Prozesse und Systeme betroffen sind. Sie sind so in der Lage, ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken, um Ihre Infrastruktur leistungsfähig zu halten. In einem solchen Fall spricht man auch von einer Notfalldokumentation.

Im Rahmen dieser Notfalldokumentation ist auch die Hinterlegung von Wiederanlaufplänen vorgesehen. In diesen Plänen finden Sie exakte Informationen darüber, welche Schritte notwendig sind, um defekte Systeme wieder in Betrieb zu bringen.

Kosten

Durch eine IT-Dokumentation haben Sie den Überblick über Wartungs- und Lizenzverträge sowie den Status jedes einzelnen Geräts. Stellen Sie sich vor, welche Kosten entstehen, wenn Sie für ausgemusterte Geräte nach wie vor Lizenz- und Wartungsgebühren zahlen würden. Verknüpfen Sie Verträge und Lizenzen direkt mit dem jeweiligen Asset. So verfügen Sie bei der Außerbetriebnahme über sämtliche Informationen, um Geräte ganzheitlich aus Ihrer Infrastruktur zu entfernen.

Änderungen

Jede IT-Infrastruktur unterliegt im Laufe Ihres Lebenszyklus Änderungen, um leistungsfähig zu bleiben oder sich an den Unternehmenszielen auszurichten. Wenn Sie Veränderungen an vornehmen, sollten Sie überblicken können, welche weiteren Systeme oder gar Abteilungen davon betroffen sind. Denn schon die kleinsten unbedachten Änderungen können weitreichende folgen für Prozesse, Systeme und Services bedeuten. Fehlt Ihnen dieser Überblick, sind kostenintensive Ausfälle vorprogrammiert.

Gesetzliche Verpflichtungen

Vielen Unternehmern und Geschäftsführern ist nicht bewusst, dass es auch konkrete juristische Vorgaben gibt, die eine IT-Dokumentation verpflichtend machen. Beispiele für solche Normen sind das IT-Sicherheitsgesetz und die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KRITISV). Auch aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ergibt sich im Grunde die Notwendigkeit, die interne IT zu dokumentieren.

Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist hier zu nennen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, welche frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Dies betrifft selbstverständlich auch die Unternehmens-IT und ist somit für nahezu alle Unternehmen relevant.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

Die Frage, die am häufigsten gestellt wird: “Wie beginne ich meine IT-Dokumentation?“.
Die Antwort: Strukturiert in sechs Schritten.

In diesen sechs Webinar-Videos geben wir Ihnen eine wertvolle Hilfestellung zum Start in die IT-Dokumentation. Mithilfe eines i-doit Live-Systems bauen unsere Experten Schritt für Schritt eine vollständige IT-Dokumentation auf – von der Erfassung der ersten Standorte bis hin zur Dokumentation von Business Services und Lizenzen.

Neben dieser Serie haben wir noch zahlreiche weitere Videos, Webinare und Tutorials für Sie veröffentlicht, die Sie auf unserem YouTube-Kanal finden. Sollte Ihnen ein Thema fehlen oder haben Sie Fragen, freuen wir uns auf Ihre Nachricht. Abonnieren Sie auch unseren YouTube-Kanal und bleiben Sie auf dem Laufenden.

Infrastruktur Dokumentation - 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Teil 1
Infrastruktur

Netzwerk Dokumentation - 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Teil 2
Netzwerke

Server Dokumentation - 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Teil 3
Server

Client Dokumentation - 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Teil 4
Clients

Software- und Lizenz Dokumentation - 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Teil 5
Software & Lizenzen

IT-Service Dokumentation - 6 Schritte zur IT-Dokumentation

Teil 6
Applikationen & Services

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