IT Dokumentation

i-doit pro macht Dir den Start Deiner IT-Dokumentation einfach. Du installierst das System und beginnst schon nach wenigen Minuten mit der Dokumentation. Wie Dein Einstieg in die IT-Dokumentation erfolgreich wird, erfährst Du hier.

“Wie soll ich beginnen? Was muss ich überhaupt dokumentieren?”

Diese Fragen stehen zu Beginn des Projektes immer im Raum. Die Antwort ist: „Stelle fest, was Du benötigst und reduziere die Dokumentation auf diese Anforderungen“. Das klingt in der Theorie einfach. In der Praxis stellen sich zahlreiche Hindernisse in den Weg. Machen wir uns gemeinsam auf die Reise, damit Dein Projekt "IT-Dokumentation" ein Erfolg wird.

In der Praxis wird der Begriff "IT-Dokumentation" äußerst flexibel gehandhabt. Du wirst den Begriff schon in Zusammenhang mit einer Monitoring- oder Discovery-Lösung gelesen haben. Diese Tools liefern meist nur einen Teil der notwendigen Informationen. Hierbei ist dann von einer IT-Inventarisierung die Rede.

In der IT-Dokumentation werden die relevanten Daten aller wichtigen Komponenten der eingesetzten IT zentral und strukturiert erfasst. Die Frage bleibt: Was sind relevante Daten? Und was sind "wichtige Komponenten"?

Das kommt auf den Blickwinkel an. Genauer gesagt: Auf die Benutzergruppe. Jede Benutzergruppe im Unternehmen setzt andere Schwerpunkte. Als IT-Administrator brauchst Du eine flexible technische Dokumentation. Du willst in erster Linie wissen, welche Geräte vorhanden sind. Dich interessiert, welche Software darauf installiert ist und ob das Patchlevel aktuell ist. Du legst Wert auf Flexibilität und Detailtiefe, um eine Versions- oder Modellbezeichnung hinterlegen zu können. Und Du wirst gleich sehen, dass dies nicht die einzige Sichtweise auf eine IT-Dokumentation ist.

Unser Tipp:

Denke darüber nach, wer später mit den Daten der Dokumentation arbeitet und wie die Daten genutzt werden. Bring zum Start des Projektes "IT-Dokumentation" Vertreter aller Abteilungen an einen Tisch. Involviere alle späteren Nutzer der Dokumentation in das Projekt.

Auf den ersten Blick scheinen beide Begriffe Synonyme zu sein. Tatsächlich meinen sie jedoch vollkommen andere Dinge.

Die technische Dokumentation beschreibt ein technisches Erzeugnis (z. B. eine Maschine). Sie enthält alle Informationen und Anleitungen, die den Betrieb, die Wartung und die eventuelle Reparatur dieses Produktes ermöglichen. Eine Betriebsanleitung ist eine solche technische Dokumentation.

Im Gegensatz dazu ist die IT-Dokumentation eine Datensammlung über vorhandene Geräte. Angaben wie Hersteller, Modell und Ausstattung sind Teil der IT-Dokumentation. Ebenso finden sich Informationen über Standorte, verantwortliche Personen oder Änderungen. Da auch Dokumente (Verträge, Handbücher etc.) Teil der IT-Dokumentation sind, ist die technische Dokumentation eines Gerätes natürlicher Bestandteil der IT-Dokumentation.

Verkümmert eine bestehende IT-Dokumentation, gibt es dafür einen triftigen Grund. Der häufigste: Das Vertrauen in die Genauigkeit der Daten geht verloren. Irgendwann bist Du in der Dokumentation auf veraltete oder unpräzise Daten gestoßen. Das war der Zeitpunkt, an dem die IT-Dokumentation für Dich wertlos wurde. Und so ergeht es Administratoren und IT-Leitern jeden Tag überall auf der Welt.

Das Ziel ist eine verlässliche Dokumentation. Du benötigst wohlüberlegte Prozesse, mit denen die Aktualität der darin enthaltenen Informationen sichergestellt wird. Das erfordert das Wissen um die Pflege der Daten und eine gute Portion Disziplin. Diese Disziplin lässt sich nicht installieren. Sie ist ein menschlicher Faktor, der erlernt werden muss.

Schritt 1

Standorte

Schritt 2

Netzwerke

Schritt 3

Server

Schritt 4

Clients

Schritt 5

Software

Schritt 6

Services

Zahllose Projekte haben gezeigt: Eine strukturierte Vorgehensweise beim Aufbau einer IT-Dokumentation ist von Vorteil. Darum haben wir die "6 Schritte" entwickelt. Jeder einzelne Schritt baut logisch auf den anderen auf. Am Ende erhältst Du eine umfassende und vollständige IT-Dokumentation, die Dich im Tagesgeschäft wirklich unterstützt.

Es gibt einen vernünftigen Grund, die physische Infrastruktur nicht zu erfassen: Du hast keine.

Das ist sehr unwahrscheinlich. Darum beginnen wir mit diesem Schritt. Diese Informationen sind meist statisch und werden einmal erfasst. Viele Situationen erfordern jedoch das Wissen, wo sich ein Asset befindet. Dokumentiere also in einem ersten Schritt Standorte, Gebäude und Räume. Diesen werden später nach und nach Geräte und andere Assets zugeordnet.

Du allein bestimmst den passenden Detailgrad. Verwaltest Du ein großes Rechenzentrum, erfasst Du Deine IT in der Regel bis hinunter zur Position im Rack. Bei einem kleinen Computerraum ist die Dokumentation meist mit dem Anlegen des Raumes erledigt.

Mit dem Anlegen der Standorte hast Du die Basis für Größeres geschaffen. Das Facility Management profitiert von der Dokumentation, wenn die Arbeitsplätze darin erfasst sind – inklusive Tischen und Stühlen. Denke auch an Feuerlöscher und Klimaanlagen.

Eine Erfassung von betrieblichen Anlagen empfiehlt sich ohnehin. Viele dieser Anlagen unterliegen einer Pflicht zur regelmäßigen technischen Überprüfung. Das betrifft z. B. Klimaanlagen, USV-Anlagen und Feuerlöscher. Dokumentiere diese Anlagen direkt mit deren nächsten Prüfterminen.

Mögliche Standorte:

ein Arbeitsplatz
ein Stockwerk
eine Stadt
ein Bundesland
eine Region
ein Staat

Ein Tipp:
Grundrisse und Raumpläne erweisen sich bei komplexen Infrastrukturen als nützlich.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation
Teil 1: IT-Infrastruktur

Im ersten Schritt dokumentierst Du die Infrastruktur Deiner IT-Landschaft mit i-doit pro. In erster Linie sind das Standorte. Aber mit "Standort" ist nicht nur ein Gebäude oder ein Raum gemeint. Physische Standorte können auch Arbeitsplätze oder Racks sein, die hierarchisch dokumentiert werden: Land – Stadt – Gebäude – Raum – Arbeitsplatz.

Netzwerke sind die Lebensadern jeder modernen IT-Landschaft. Das macht die Netzwerkdokumentation zu einer der wichtigsten Aufgaben.

Netzwerke bestehen in der Regel aus komplexen logischen Konfigurationen. Diese sind schwer zu reproduzieren, wenn Systeme ausfallen oder Du keinen Leitfaden zur Hand hast. Lasse darum diesen Schritt nicht aus. Die gute Nachricht: Deine Dokumentation wird dieser Leitfaden sein.

Ziehe in Betracht:

Die wichtigsten Dokumente über Deine Netzwerke sind Netzwerkdiagramme, die Deine LAN/WAN-Strukturen, Router sowie Deine Layer-2 und Layer-3-Netze zeigen. Teile diese in mehrere Diagramme auf. Diese Teile zeigen verschiedene Aspekte Deiner Netzwerke, z. B. ein Diagramm Deiner Büronetzwerke oder ein DMZ-Diagramm
Richte ein IP Address Management (IPAM) ein
Dokumentiere Deine DNS. Die Erfahrung zeigt: das Problem ist immer DNS!
Halte das Routing als Diagramm und in Textform verfügbar.
Es empfiehlt sich, Daten über Switch-Ports und die angeschlossenen Geräte an einer zentralen Stelle zu haben. Es gibt viele Möglichkeiten und Werkzeuge, um diese Daten automatisch zu erhalten.
Vergiss vorhandene VLANs nicht. Damit Du den Überblick über die korrekte Konfiguration der Router und Endgeräte behältst, ist eine gute Dokumentation unentbehrlich.

Firewalls bekommen hier einen eigenen Absatz. Nicht weil sie eine herausragende Bedeutung haben, sondern weil viele Nutzer zu viele Informationen über Firewalls dokumentieren. Hinterlege die grundlegenden Informationen, wie sie für aktive Komponenten definiert sind. Spare dir jedoch bitte sämtliche Firewallregeln.

Es gibt stets den einen besonderen Fall, in dem jemand eine Ausnahme benötigt. Dieser lässt sich durch entsprechende Dokumente (Screenshots, Konfigurations-Backups) in Deiner IT-Dokumentation abdecken. Übertrage bitte nicht alle Daten manuell. Diese Informationen ändern sich einfach zu häufig.

Eine Sicherheitsdokumentation ist ein anderes Thema. Es handelt sich hierbei um eine andere Disziplin als Deine IT-Dokumentation. Wirf bitte einen Blick auf Stichworte wie “ISMS” (Information Security Management System) und Standards wie “ISO 27001”.

Die Dokumentation der Verkabelung ist zeitintensiv. Frage Dich, ob es das Wert ist. Es ist mühsam herauszufinden, an welchem Switch ein Kabel hängt und zu welchem Server es führt. Aber die Dokumentation jedes einzelnen Kabels ist eine viel größere Herausforderung. Denke daran: Die IT-Dokumentation muss konsistent sein.

Wann es sinnvoll ist, die Verkabelung zu dokumentieren:

Du bist in einer entsprechenden Branche tätig
Du hast eine erklärungsbedürftige Verkabelung
Du arbeitest mit vielen verschiedenen Personen an der Verkabelung
Du hast eine große/komplexe Infrastruktur
Du beginnst Deine Verkabelung von Grund auf neu.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation
Teil 2: Netzwerke

Im zweiten Schritt erweiterst Du Deine IT-Dokumentation um die Netzwerke. Beginnend mit der Dokumentation von Layer-2- und Layer-3-Netzen behandelt dieser zweite Teil auch das IP Address Management. Im weiteren Verlauf siehst Du direkt in i-doit, wie Switches und Router angelegt werden.

Server gehören zu den Assets, die immer dokumentiert werden. Denn in der Regel gehören sie zu den wichtigsten Geräten, die Du betreibst. Dort werden die Dienste bereitgestellt, die für das Unternehmen bedeutsam sind.
Kurzum: Auf den Servern wird das Geld verdient.

Ziehe folgende Informationen in Betracht:

Grundlagen (Name, Seriennummer)
Physischer Standort
Der IT-Service, zu dem der Server gehört bzw. der Zweck des Geräts
Hardware (Hersteller/Modell und Hardware-Informationen)
Vernetzung (IP-Adressen, Subnetze, Ports, VLAN, DNS usw.)
Betriebssystem (Typ, Version, Patchlevel)
Installierte Software
Installierte Server-Rollen und Dienste
Spezifische Konfigurationen
Konten und Passwörter
Zugang (URLs)
Backup Up (Wie?/Wo?/Zyklus?)
Kontaktpersonen (und Verantwortlichkeiten)
Informationen zur Buchhaltung
Garantie-Informationen / Support-Verträge

Zur Erinnerung: Die IT-Dokumentation muss konsistent sein. Setze klare Regeln auf und definiere, welche Daten zu erfassen sind. Erfasse sie dann aber für alle Geräte. Weniger ist mehr und hilft Dir, den Überblick zu behalten.

Für virtuelle Server gilt dasselbe wie für physische Server. Der einzige Unterschied ist: Wenn Du einen Cluster von virtuellen Hosts hast, versuche nicht, die genaue Konfiguration manuell in Ihre IT-Dokumentation zu kopieren. Gibt es einen automatischen Prozess, der Deine Dokumentation darüber aktualisiert, welche VM auf welchem Host läuft? Das ist in Ordnung. Versuche es bitte nicht manuell. Die Dinge ändern sich zu oft und Du wirst am Ende eine ungenaue Dokumentation erhalten.

Berücksichtige für die Dokumentation:

Dasselbe wie für Server/Switches/Router
Welche VM läuft auf welchem Host/Cluster?
Konfiguration der virtuellen Switches

Dokumentiere in jedem Fall Deine Speichernetzwerke so, dass die Daten noch handhabbar und für Dich nützlich sind. In den meisten Fällen benötigst Du Daten darüber, auf welche LUNs von welchen Servern zugegriffen wird. Einige Leute benötigen Informationen über die FC-Verkabelung. Andere Leute arbeiten mit detaillierten Informationen über die physikalischen Arrays und Festplatten.

Wie umfassend und detailliert die IT-Dokumentation wird, liegt in Deinem Ermessen. Denke an unseren wichtigsten Grundsatz: Konsistenz.

Berücksichtige bitte:

Grundlagen (Name, Standort, Seriennummer)
Hardware (Hersteller/Modell- und Hardware-Informationen, Festplatten und physische Arrays)
Vernetzung (IP-Adressen, Subnetze, Ports, VLAN, DNS, …)
Betriebssystem (Typ, Version, Lizenz)
LUNs und was auf sie zugreift
Kontaktpersonen
Informationen zur Buchhaltung
Garantie-Informationen / Support-Verträge

Diese gehören zu den wichtigen Dingen. Wenn Dein wichtigster Server ausfällt, ist die Seriennummer der CPU bestenfalls drittrangig. Interessant ist, ob noch Garantie auf die Hardware besteht oder der Support-Vertrag noch gültig ist – und wer im Notfall anzurufen ist.

Denke bitte an:

Support-Verträge
Kontaktpersonen/Firmen/Händler (einschließlich Adressen, Telefon)
Informationen zur Buchhaltung
Software-Lizenzierung

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation
Teil 3: Server

Im dritten Schritt beschäftigen wir uns mit der Dokumentation von physischen und virtuellen Servern. Wir erfassen Serverhardware und Hosts für virtuelle Umgebungen. Wir zeigen Dir, wie Du mit i-doit die Ressourcenzuweisung für virtuelle Systeme erledigen kannst und wie Du die Netzwerkanbindung Deiner Server dokumentieren.

Jetzt wird es einfach, aber arbeitsintensiv. Wenn Du Dich um Arbeitsplatzsysteme kümmerst, dokumentiere diese. Fügen Deiner IT-Dokumentation alles hinzu, wofür Du verantwortlich bist:

Client-PCs
Laptops
Docking-Stations
Monitore
Drucker
Telefone
Mobiltelefone

Die Dokumentation enthält mindestens den Namen, das Modell, den Standort, die Kontaktperson und die Seriennummer eines Gerätes. Die Situation hier ist in jeder IT-Umgebung unterschiedlich. Es hängt davon ab, wofür Du als Administrator verantwortlich bist – vom Support bis zur Anschaffung neuer Geräte.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation
Teil 4: Client-Systeme

Welche Geräte hat ein Mitarbeiter im Einsatz? Und welche Arbeitsmittel müssen wir einem neuen Kollegen zur Verfügung stellen? Im vierten Schritt dokumentieren wir Arbeitsplatzsysteme. Wir zeigen Dir, wie Du den kompletten Lebenszyklus von IT-Assets dokumentieren kannst und erfassen die installierte und lizenzierte Software.

Das Knifflige an der IT-Dokumentation von Software ist die schiere Masse an Informationen. Wenn Du ein Discovery-Tool einsetzt, um Software automatisch zu dokumentieren, erhältst Du unzählige unerwünschte Daten. Nach einem Durchlauf weißt Du beispielsweise, auf wie vielen Computern und in welchen Versionen der Adobe Reader installiert ist. Das ist in der Regel nicht sinnvoll. Frage Dich, was Du wirklich benötigst:

Informationen zu den Lizenzen?
Angaben über installierte Software-Versionen (aus Sicherheitsgründen etc.)?
Informationen darüber, welche Software auf welchem Server/Client installiert ist?

Abhängig von Deinen Anforderungen solltest Du eine passende Strategie wählen. Diese kann eine manuelle Dokumentation beinhalten. Das ist vollkommen in Ordnung, wenn Du z. B. nur die Anzahl der auf den Clients installierten Office-Lizenzen benötigst. Sie kann jedoch auch eine automatische Ermittlung der installierten Software auf jedem Computer im Netzwerk beinhalten. Es ist in jedem Falle empfehlenswert, die unwichtigen Daten (z.B. installierte Treiberpakete) von vorn herein auszufiltern.

Denke bitte daran: Speicherst Du zu viele Informationen, findest Du die benötigten nicht wieder!

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation
Teil 5: Software und Lizenzen

Welche Lizenzen werden in Deinem Unternehmen eingesetzt? Auf welchen Geräten wird welche Software betrieben? Die Beantwortung dieser Fragen kann eine recht zeitintensive Beschäftigung werden. Wir zeigen Dir, wie Du die in Deinem Unternehmen eingesetzte Software in der IT-Dokumentation erfassen und die dazugehörigen Lizenzen dokumentieren kannst.

Schauen wir uns die Königsdisziplin an. Welche Systeme arbeiten zusammen oder sind voneinander abhängig? Was benötigt der E-Mail-Service, um buchstäblich seinen Dienst zu verrichten? Informationen wie diese sind die wichtigsten überhaupt. Die Dokumentation Deiner IT-Services sollte das Ziel all Deiner Bemühungen sein. Doch warum ist die Dokumentation von IT-Services anspruchsvoll?

Sie stützt sich auf all die anderen Informationen, über die wir gesprochen haben. Die IT-Dokumentation muss zuerst da sein.
Du benötigst das Verständnis, wie die Dinge zusammenspielen. Du solltest in der Lage sein, dies in einer für andere leicht verständlichen Weise aufzuschreiben.
Bestandteile der Services ändern sich oft. Du musst einen einfachen Weg finden, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

Es gibt noch viel mehr über die Dokumentation von Services zu sagen. Ein kleiner Tipp: CMDB und ITSM. Das hier ist das Minimum, das Du tun solltest, wenn Du Dich nicht mit all der Theorie beschäftigen möchtest:

Schreibe die Services, die Du Deinen Benutzern/Kunden anbietest, auf einem hohen Niveau auf ("E-Mail", "Webshop")
Versuche herauszufinden, welche Assets und technischen Dienste für die Bereitstellung des Dienstes verantwortlich sind. Zeichne diese auf und verweise auf die Dokumentation der einzelnen Assets/Dienste.
Dokumentiere, wie auf die Dienste zugegriffen werden kann.
Dokumentiere, wie die Hauptfunktionen des Dienstes auf einfache Weise zu testen sind. Das kann ein Login auf einer Website sein.
Notiere alle Benutzer oder Benutzergruppen (einschließlich Kontaktdaten). Erfasse, wem der Dienst zur Verfügung gestellt wird, und gib – falls vorhanden – SLA-Informationen an.
Ermittle technische und funktionale Ansprechpartner für den Dienst und dokumentiere sie ebenfalls.

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation
Teil 6: IT-Services

"Ich kann keine E-Mails versenden!" ist eine Aussage, die Admins beinahe täglich in Unternehmen hören. Dann ist es gut zu wissen, welche Geräte, Personen und Software mit dem Service in Verbindung stehen, der gerade nicht verfügbar ist. Und nicht nur im Fehlerfall kann die Dokumentation von Services hilfreich sein. Auch bei der Planung ist sie unerlässlich.

Es gibt unzählige Werkzeuge, um automatisch Netzwerke scannen. Und diese Werkzeuge spielen eine bedeutende Rolle, weil sie viele wichtige und relevante Daten sammeln.

Dennoch: Bleibe vorsichtig und verwechsle Discovery nicht mit IT-Dokumentation. Diese Tools liefern Dir viele wichtige Informationen, die in Deine IT-Dokumentation einfließen. Sie liefern auch sehr viele überflüssige Informationen, die Du im Tagesgeschäft nicht benötigst. Welche Grafikkarte in einem bestimmten Server verbaut ist, ist in der Regel irrelevant. Wichtig ist, wer im Notfall anzurufen ist. Und diese Informationen liefern Discovery-Tools nicht.

Deine IT-Dokumentation ist idealerweise eine Kombination aus manuell eingegebenen und automatisch ermittelten Daten. Und wenn es möglich ist, versuche die automatisch ermittelten Daten auf das Minimum an Informationen zu reduzieren. Es zählt das, was Du wirklich benötigst.

Die IT-Dokumentation soll Dich in die Lage versetzen jederzeit genau zu sehen

wo sich ein Gerät befindet
auf welche Teile des Netzwerkes es zugreift
welche Software darauf installiert ist
wie diese Software lizenziert ist
welche Dienste das Gerät bereitstellt oder benötigt
wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist
wer das Gerät nutzt
welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden
wann und von wem welche Änderungen am betreffenden Gerät vorgenommen wurden

Bringe diese Informationen in einer zentralen IT-Dokumentation zusammen. So leitest Du aus den unstrukturierten Daten wirkliches Wissen ab.

In erster Linie erstellst und pflegst Du eine IT-Dokumentation, um Dir einen aktuellen Überblick über Deine IT-Landschaft zu sichern. Nur wenn Du weißt, was Du hast, planst Du auch zukünftige Investitionen sinnvoll. Es gibt jedoch ganz handfeste Gründe, warum eine IT-Dokumentation unentbehrlich ist.

Ausfälle von IT-Anlagen

Durch eine IT-Dokumentation weißt Du im Störungsfall sofort, wer für das fehlerhafte System verantwortlich ist. Du weißt außerdem, was zu tun ist, um die Störung schnellstmöglich zu beheben. Zusätzlich siehst Du sofort, welche weiteren Prozesse und Systeme betroffen sind. Du bist so in der Lage, ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken, um Deine Infrastruktur betriebsfähig zu halten. In einem solchen Fall spricht man auch von einer Notfalldokumentation.

Im Rahmen dieser Notfalldokumentation ist auch die Hinterlegung von Wiederanlaufplänen vorgesehen. In diesen Plänen findest Du exakte Informationen darüber, welche Schritte notwendig sind, um defekte Systeme wieder in Betrieb zu bringen.

Kosten

Durch eine IT-Dokumentation hast Du den Überblick über Wartungs- und Lizenzverträge sowie den Status jedes einzelnen Geräts. Stelle Dir vor, welche Kosten entstehen, wenn Du für ausgemusterte Geräte nach wie vor Lizenz- und Wartungsgebühren zahlst. Verknüpfe Verträge und Lizenzen direkt mit dem jeweiligen Asset. Bei der Außerbetriebnahme verfügst Du über sämtliche Informationen, um Geräte ganzheitlich aus Deiner Infrastruktur zu entfernen.

Änderungen

Änderungen sind während des Lebenszyklus von IT-Assets unerlässlich, um leistungsfähig zu bleiben oder sich an den Zielen des Unternehmens auszurichten. Wenn Du Veränderungen vornimmst, ist der Überblick essentiell. Welche weiteren Systeme oder Abteilungen sind davon betroffen?

Die kleinsten unbedachten Änderungen haben im Zweifel weitreichende folgen für Prozesse, Systeme und Services. Fehlt Dir hier der Überblick, sind teure Ausfälle vorprogrammiert.

Gesetzliche Verpflichtungen

Vielen Unternehmern und Geschäftsführern ist nicht bewusst, dass es auch konkrete juristische Vorgaben gibt, die eine IT-Dokumentation verpflichtend machen. Beispiele für solche Normen sind das IT-Sicherheitsgesetz und die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KRITISV). Auch aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ergibt sich im Grunde die Notwendigkeit, die interne IT zu dokumentieren.

Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist hier zu nennen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, welche frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Dies betrifft selbstverständlich auch die Unternehmens-IT und ist somit für nahezu alle Unternehmen relevant.

Das ist das Mantra der Dokumentation. Konsistenz sorgt für Vertrauen. Es geht nicht nur um das Vertrauen, das Du selbst in Deine eigene IT-Dokumentation hast. Es geht vor allem um das Vertrauen der anderen Beteiligten.

Definiere die Informationstiefe

Wenn Du eine bestimmte Information für ein einzelnes Asset erfasst, erfasse sie auch für alle anderen Assets der selben Klasse. Das bedeutet: Wenn Du die IP-Adresse eines Servers in der IT-Dokumentation hinterlegst, tue das ebenso für alle anderen Server.

Was passiert, wenn Du das nicht tust?

Die Dokumentation ist nicht nur für Deine eigene Arbeit gedacht. Alle Personen, mit denen Du zusammenarbeitest, profitieren davon. Die Menschen verlassen sich auf die Informationen und erwarten, dass sie vollständig sind. Wenn Deine Mitarbeitenden die IP-Adresse eines Servers in der IT-Dokumentation finden, erwarten sie das auch für jeden anderen Server. Ist dies nicht der Fall, verlieren sie das Vertrauen in die Daten.

Setze Dir kleine und realistische Ziele. Versuche diese Ziele Schritt für Schritt zu erreichen. Es reicht aus, in einem ersten Schritt die IP-Adresse und den Hostnamen aller Server zu erfassen. Doch wenn Du das tust, tue es für alle Server.

Die IT-Dokumentation muss Deinen Anforderungen entsprechen

Vermeide das Dasein als Jäger und Sammler. Finde heraus, welche Anforderungen Dein Tagesgeschäft mit sich bringt. Definiere, welche Fragen zu beantworten sind. Lege fest, welche Angaben Du benötigst. Das Ergebnis aus diesen Überlegungen hältst Du in einem Configuration Management Plan als Richtlinie für Deine Mitarbeitenden und für Dich selbst fest.

Was geschieht, wenn Du zu viel dokumentierst?

Die Masse an Daten ist nicht aktuell zu halten. Ein weiterer Nachteil einer zu großen Menge an Daten: Relevante Dinge gehen in der Masse nebensächlicher Dinge verloren. Es wird schwerer, die wichtigen Dinge zu finden.

Plane und organisiere Deine IT-Dokumentation sorgfältig . Bedenke bitte zwei Dinge:

Dokumentation braucht Zeit
Plane die benötigte Zeit im Voraus. Sorge für die Akzeptanz dieser Tatsache bei Deinen Mitarbeitenden und Chefs. Über den zusätzlichen Zeitaufwand darf nicht gestritten werden.
Beziehe Deine Dokumentation in Deine Prozesse und Projekte ein.
Gibt es einen Leitfaden für die Einrichtung neuer Server? Nimm die notwendigen Dokumentation mit auf. Werden neue Exchange-Server von externen Beratern eingerichtet? Informiere sie darüber, wie diese in Deine IT-Dokumentation aufgenommen werden. Teile ihnen Deine genauen Anforderungen mit.

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Was gehört in Deine IT-Dokumentation?

Bei der IT-Dokumentation geht es um die Erfassung Deiner IT. Das ist weit mehr als eine Auflistung von Geräten und Betriebsmitteln. Eine gute IT-Dokumentation sagt Dir viel mehr über Deine IT-Landschaft. Denke an Standorte, Softwarelizenzen und verantwortliche Personen, dazu Rechnungen und Verträge. All diese Daten gehören in Deine Dokumentation. Und Du hebst einen wahren Schatz an Informationen, wenn Du sie miteinander Beziehung setzt.

Top-Down oder Bottom-Up?

Wenn Du mit Deiner IT-Dokumentation beginnst, stehen Dir mehrere mögliche Vorgehensweisen zur Verfügung.

Die "6 Schritte" verfolgen den Bottom-Up-Ansatz. Bei diesem beginnst Du mit der grundlegenden Infrastruktur und arbeitest Dich nach oben. Du betrachtest Deine IT-Landschaft sozusagen von unten.
Die andere Möglichkeit: Du beginnst mit den IT-Services und arbeitest Dich über deren einzelne Komponenten bis hinunter zu Standorten und Räumen. Dann sprechen wir vom Top-Down-Ansatz.

Welchen Weg Du letztlich wählst, hängt davon ab, was für Dich und Deine Organisation sinnvoll ist.

Setze die richtigen Prioritäten

Eine Dokumentation weckt den Jäger und Sammler. Das führt unweigerlich dazu, dass Du zu viel oder das Falsche dokumentierst. Am Ende hast Du Dinge in die Dokumentation aufgenommen, die Du nie wieder benötigst.

Unser Tipp: Sprich mit den Beteiligten. Stelle die richtigen Fragen. Sammle vor dem Beginn des Projektes alle Anforderungen. Dann bist Du auf dem Weg zu einer IT-Dokumentation, die allen einen wirklichen Mehrwert bietet.

Verschiedene Nutzer, verschiedene Anforderungen

In erster Linie wirst Du für Deinen eigenen Aufgabenbereich dokumentieren: die IT. IT-Fachkräfte haben eine Vorliebe für detailreiche technische Datensammlungen. Bedenke jedoch, dass weitaus mehr Personen und Abteilungen im Unternehmen ein Interesse an der IT-Dokumentation haben werden. Und nicht alle Nutzer benötigen die gleiche Detailtiefe oder die gleichen Informationen. Sprich vor dem Projekt mit den potentiellen Nutzern und höre Dir an, was sie brauchen.

IT Dokumentation

So startest Du Dein Projekt "IT-Dokumentation"