So wird Dein Dokumentationsprojekt zum Erfolg

Dokumentationsprojekte stellen Verantwortliche und Projektbeteiligte gleichermaßen vor neue Herausforderungen. Zum einen soll die IT-Dokumentation verbessert, zum anderen der Dokumentationsaufwand reduziert werden. Oft wird dabei verdrängt, dass auch Prozesse maßgeblich verändert werden müssen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Empfehlungen für die Umsetzung Ihres Dokumentationsprojekts mitgeben um, Ihr Projekt verzögerungsfrei und erfolgreich umzusetzen.

Fehler in Dokumentationsprojekten

Einer der häufigsten Fehler in solchen Projekten ist die Tatsache, dass das Projekt nicht als Projekt deklariert wird. Und das, obwohl

• neue Prozesse geschaffen
• bestehende Prozesse angepasst
• vorhandene Daten migriert
• zusätzliche Systeme angebunden

werden müssen und ein nicht unbeträchtlicher Grad an Automation erreicht werden soll.

Die aus agilen Dokumentationsprojekten resultierenden Ergebnisse sind immer die gleichen. Jeder Mitarbeiter dokumentiert, wie er es für “richtig” hält. Dadurch fehlen oftmals Informationen, die in verschiedenen Prozessen dringend benötigt werden. Ebenfalls fühlt sich häufig niemand für die IT-Dokumentation verantwortlich. Dies hat zur Folge, dass die Dokumentation entweder sehr spät oder im schlimmsten Fall gar nicht erstellt wird. Auf lange Sicht werden Sie so eine Dokumentation Ihr Eigen nennen, der Sie aufgrund von Unvollständigkeit nicht vertrauen können. Steuern Sie frühzeitig dagegen.

Unser Tipp: Machen Sie es zum Projekt und behandeln Sie es auch so.

Ist-Analyse und Zieldefinition

Im ersten Schritt müssen Sie und Ihr Projektteam sich über folgende Punkte klar werden:

• Wo stehen Sie aktuell mit Ihrer IT-Dokumentation?
• Was wollen Sie mit diesem Projekt erreichen?
• Geht es um die Verbesserung der Dokumentationsqualität?
• Möchten Sie zukünftig Ihre Mitarbeiter entlasten?
• Wollen Sie den Aufwand für die Dokumentation reduzieren, indem Daten automatisch in die IT-Dokumentation übernommen werden?
• Möchten Sie Systeme zukünftig mit Verträgen, Personen und Organisationen in Verbindung bringen können und die Beziehungen / Abhängigkeiten darstellen?

All diese Fragen müssen Sie im Vorfeld klären damit Sie überhaupt den Umfang Ihres Projekts einschätzen können. Beschreiben Sie den Zustand, den Sie mit diesem Projekt erreichen möchten, bestmöglich und besprechen Sie diesen mit Ihrem Projektteam. Das schafft Transparenz. Gleichzeitig erhöht es die Akzeptanz der Projektbeteiligten, da Sie in das Projekt von Beginn an einbezogen werden.

Für das Projekt ist nicht nur entscheidend, wo Sie hin möchten, sondern vor allem, wo Sie gerade stehen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle IT-Infrastruktur:

• Wie und vor allem wo wird aktuell dokumentiert? 
• Liegt der Schwerpunkt auf Excel-Tabellen, Textdateien, Wiki-Systemen oder sind noch andere Tools / Insellösungen involviert? 
• Falls ja, welche Möglichkeiten für den Export von Daten bieten diese?

Formulieren Sie eine präzise Zieldefinition

“Wir möchten eine vollständige IT-Dokumentation" ist eine Aussage, die man von nahezu jeder Führungsposition hört. Es ist aber keine Definition. Fragen Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter, was für Sie eine vollständige IT-Dokumentation bedeutet. Sie werden zahlreiche unterschiedliche Antworten erhalten. Definieren Sie einen klaren Dokumentationsstandard. Wann ist denn die IT-Dokumentation vollständig? Welche Informationen muss diese enthalten?

Formulieren Sie diese Ziele. Und vor allem: kommunizieren Sie diese im Vorfeld mit Ihrem Projektteam! Niemand wird gern vor vollendete Tatsachen gestellt. Sie sind gut beraten, wenn Sie mit Ihrem Team ermitteln, welche Informationen im Tagesgeschäft wirklich hilfreich sind. Wo gibt es derzeit Engpässe, wer ist aktuell über- bzw. unterfordert und wie kann hier zukünftig entgegengewirkt werden?

Es empfiehlt sich, dieses Ziel weiter aufzuschlüsseln. Gehen Sie nach Bereichen vor, z. B. Server, Software oder Clients. Formulieren Sie weitere Ziele wie z. B. „Dokumentationsaufwand reduzieren“, „Mitarbeiter entlasten“ oder „Kommunikation verbessern“.

Formulieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen SMART

Der Mensch neigt dazu, alles so fachspezifisch wie möglich zu definieren. Doch Ziele und Anforderungen müssen vor allem eines sein: präzise und verständlich. Dazu empfehlen wir den Einsatz der SMART-Formel. SMART steht für: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Doch was bedeutet das?

S wie Spezifisch

Formulieren Sie Ziele konkret und präzise. „Ich möchte meinen Serverraum dokumentieren“ ist keine präzise Zieldefinition. „Ich möchte bis zum 31.12.2020 alle IT-Komponenten in meinem Serverraum Nr.2 in einer zentralen IT-Dokumentation erfassen. Diese Dokumentation soll Rack-Nummer, Hersteller, Seriennummer, Prozessormodell und -frequenz, Festplattenspeicher, Arbeitsspeicher und Softwareausstattung inklusive Patchlevel umfassen“ ist hingegen schon sehr viel spezifischer.

M wie Messbar:

Wenn Sie etwas in einer Zahl ausdrücken können, ist es in der Regel auch messbar. Und wenn es messbar ist, ist es auch erreichbar. Das Ziel „Ich möchte den Dokumentationsaufwand senken“ ist nicht messbar. Formulieren Sie es jedoch etwas präziser, haben Sie ein messbares Ziel: „Ich möchte den zeitlichen Aufwand in Q3 um 25% senken.“

A wie Attraktiv

Das beste Ziel ist den Aufwand nicht wert, wenn es Ihnen keinen Nutzen bringt. Die hier gemeinte Attraktivität eines Zieles ist gleichbedeutend mit einem echten Vorteil für Ihr Unternehmen. Führen Sie sich vor Augen, dass Sie ihr Ziel bereits erreicht hätten. Wenn Sie nun innerlich vollkommen begeistert sind, spricht das sehr für ein attraktives Ziel.

R wie Realistisch

Sehr oft werden Mitarbeiter mit Messlatten für die Zielerreichung konfrontiert, die so hoch hängen, dass deren Überquerung unmöglich scheint. Tun Sie das nicht. Sie setzen nicht nur die Motivation der Projektbeteiligten aufs Spiel, sondern gefährden konkret das Projekt. Formulieren Sie Ziele, die sich auch wirklich erreichen lassen. Beachten Sie auf jeden Fall Faktoren wie Zeit und Ressourcen.

T wie Terminiert

Legen Sie einen präzise definierten Zeitpunkt fest, an dem Ihr Ziel erreicht sein soll. Diese Deadline hat einen praktischen Nutzen: Sie können feststellen, wie weit Sie im Projekt vorangekommen sind. Und Sie sind in der Lage abzuschätzen, wie weit Sie noch vom Ziel entfernt sind. Widerstehen Sie der Versuchung, keinen Endzeitpunkt festzulegen. Sie verlieren so ein wichtiges Mess- und Steuerinstrument.

SMART ist hart, aber trotzdem smart

Ja, diese klare Definition wird mehr Zeit in Anspruch nehmen, als das ganze einfach agil durchzuführen. Wenn Sie sich diesen Schritt sparen, wird es jedoch so kommen, wie es immer kommt: Jeder dokumentiert, wie er es für richtig erachtet und Ihr Ziel eines einheitlichen Qualitätsstandards wird vermutlich schnell zum Wunschtraum. Zusätzlich können Sie Ihr Projekt deutlich besser steuern, wenn Sie den Fortschritt im Projekt zu jeder Zeit mit Ihrer Definition abgleichen können.

Prozesse und Anforderungen

Um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie auch die passenden Anforderungen ermitteln. Ziele bestimmen, was erreicht werden soll. Anforderungen beschreiben, was notwendig ist, um diese Ziele zu erreichen. Gehen Sie mit Ihren Projektbeteiligten in die Kommunikation.  

Bei dieser Gelegenheit ist es auch oft hilfreich, sich die bestehenden Prozesse einmal genauer anzusehen.

• Welche Informationen werden im Störungsfall oder beim Rollout eines neuen Systems benötigt? 
• Welche Personen oder Abteilungen sind derzeit an diesem Prozess beteiligt? 
• Benötigen diese Personen oder Abteilungen bestimmte Informationen oder müssen diese gar für die IT-Dokumentation liefern? 

Haben Sie Ihre Prozesse noch nicht visualisiert, kann es hilfreich sein, diese mit Hilfe von BPMN, eEPK oder UML zu modellieren. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Prozesse an i-doit anzupassen und zu verschlanken.

Um den Umfang der Dokumentation möglichst gering zu halten, müssen Sie Ihre Dokumentation auf die Informationen beschränken, die Sie für Ihre Prozesse benötigen. Bedenken Sie: alle Informationen, die Sie darüber hinaus dokumentieren, müssen Sie ebenfalls kontinuierlich pflegen.

Legen Sie Verantwortlichkeiten für Arbeitspakete und Prozesse fest

Zwangsläufig sind verschiedene Kompetenzen für die Erreichung der Ziele notwendig. Durch die Kommunikation mit Ihren Projektbeteiligten bei der Aufschlüsselung Ihrer Ziele und Anforderungen werden Sie bereits erste Verantwortlichkeiten festgelegt haben. Dennoch sollten Sie stets die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten. Nur weil ein Mitarbeiter umfangreiche Kompetenzen hat, kann sich seine Motivation stark verschlechtern, wenn er zu viele Bereiche übernehmen “muss”. Achten Sie auf eine gleichmäßige Auslastung Ihrer Mitarbeiter und regen Sie zur Unterstützung an.

Mit Plan zum Ziel

Um strukturiert zum Ziel zu kommen, können Sie Ihr Projekt somit grundsätzlich in 5 Phasen unterteilen. Ermitteln Sie den Ist-Zustand Ihrer IT-Dokumentation und definieren Sie Ihre Ziele. Beschrieben Sie SMARTe Anforderungen die Ihre Ziele bedienen. Praktisch: Was muss getan werden, um diese Ziele zu erreichen. Legen Sie für Ihre Ziele und Anforderungen Verantwortlichkeiten fest. Nutzen Sie dabei die jeweiligen Kompetenzen und behalten Sie den Projektfortschritt sowie die Auslastung Ihrer Projektmitarbeiter im Auge. Planen und gestalten Sie Ihre Prozesse so, das Sie weitestgehend automatisiert ablaufen und somit Ihre Mitarbeiter entlasten.

IT-Dokumentation kann mittlerweile deutlich mehr als Listen und Vordrucke zu befüllen. Durch smarte Tools und geeignete Prozesse ist die händische Dokumentation auf ein absolutes Minimum beschränkbar. 

Darum noch einmal unser Tipp: machen Sie Ihre Dokumentationsprojekt zum Projekt und setzen Sie es strukturiert um.