Dokumentation von Client-Systemen

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation, Teil 4

 

Im vierten Teil der Serie zeigen wir Ihnen die IT-Dokumentation von Clients und beschäftigen
uns mit der Abbildung des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets.

Welche Geräte hat ein Mitarbeiter im Einsatz? Welche Arbeitsmittel müssen wir einem neuen Kollegen zur Verfügung stellen?

Dies sind Fragen, die Sie sich als IT-Verantwortlicher in einem Unternehmen immer wieder stellen. Eine IT-Dokumentation kann Ihnen diese Fragen beantworten. Weisen Sie neuen Mitarbeitern schnell Geräte zu und erzeugen Sie die benötigten Dokumente wie Übergabeprotokolle direkt aus der IT-Dokumentation heraus. Im vierten Teil unserer Serie befassen wir uns mit der IT-Dokumentation von Client-Systemen und Arbeitsplätzen.

Ein weiteres Thema dieses vierten Teils der Serie ist die Dokumentation des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets. Unsere Experten demonstrieren Ihnen, wie Sie mit Ihrer i-doit IT-Dokumentation Verantwortlichkeiten abbilden und wichtige Dokumente direkt aus der Dokumentation heraus erzeugen können. Auch das On- und Offboarding von Mitarbeitenden wird in diesem Video angesprochen.

Mäuse, Tastaturen und Speicherbausteine werden oftmals als “geringwertig” vernachlässigt. Tatsächlich können diese Assets – je nach Größe des Unternehmens – schnell einen größeren Teil der IT-Werte ausmachen. Kein IT-Administrator möchte jedoch diese “Massenware” gerne einzeln in seiner CMDB aufgeführt wissen, doch auch diese Geräte sollten Teil der IT-Dokumentation sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit diesen Assets aus Sicht der Dokumentation umgehen können.

Im dritten Teil der Serie – “Dokumentation der Server” – haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie die auf Servern installierte Software und die entsprechenden Lizenzen dokumentieren. Dies gilt analog natürlich auch auch für die Client-Systeme: die installierte und lizenzierte Software muss in einer IT-Dokumentation erfasst sein. Hier greifen wir bereits auf den nächsten Teil unserer Serie vor, in welchem es speziell um das Lizenzmanagement gehen wird.

Die Referenten

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Peter Resch-Edermayr ist seit mehr als 20 Jahren in der Ausgestaltung von IT-Prozessen aktiv, unter anderem als Evangelist bei synetics, dem Düsseldorfer Unternehmen hinter der Dokumentationslösung i-doit.

Pattrick Bluhm

Pattrick Bluhm ist IT-Projektmanager und Geschäftsführer der Bluhm Webservices Unternehmergesellschaft in Hannover. Er unterstützt und berät mittelständische Unternehmen bei der Einführung von i-doit.

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Video-Transkript

Peter Resch-Edermayr

Hallo und willkommen zu unserem vierten Teil der 6-teiligen Webinarserie in “6 Schritten zur IT- Dokumentation”. Ich bin Peter von i-doit und wir beschäftigen uns heute mit dem Thema Clients. Wir haben in den ersten drei Teilen die Infrastruktur, das Netzwerk und die Server dokumentiert und heute beschäftigen wir uns eben mit der Art und Weise, wie wir in i-doit Clients dokumentieren können, IT Asset Management machen, einige Prozesse im IT Asset Management durchführen.

Was werden wir sehen? Arbeitsplätze und deren Ausstattung werden wir dokumentieren, den Lebenzyklus von Geräten wollen wir nachvollziehen in der Dokumentation. Wir zeigen, wie das mit dem Thema Verantwortlichkeit und Übergabeprotokoll an Mitarbeiter von der Ausstattung gelöst ist. Wir sehen uns an das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern in Form von Reports bzw. Dokumenten, die wir unterschreiben lassen.

Wir zeigen den Umgang mit Kleinteilen, die man nicht unbedingt als einzelne Objekte in seiner CMDB drin haben möchte, also Mäuse, Tastaturen, Speicherriegel etc. und gehen kurz ein auf das Software- und Lizenzmanagement. Das ist ein kleiner Ausblick auf das Thema, das wir im nächsten Webinar dann behandeln werden. Wir zeigen auch, wie das Thema Verträge und Outsourcing gelöst werden kann und zeigen natürlich auch den einen oder anderen Tipp und Trick, wie man i-doit an die persönlichen Bedürfnisse anpassen kann.

An Ressourcen haben wir wie immer das Whitepaper “6 Schritten zur IT Dokumentation”, das wir Ihnen ans Herz legen wollen. Wir haben auf sixsteps.i-doit.com eine komplette Installation inklusive Demodaten, wo Sie selbst ihre eigenen Anwendungsfälle ausprobieren und nichts zerstören können, denn es wird alle paar Stunden zurückgesetzt. Wir haben die ausführliche i-doit Knowledge Base, wo Sie alle Fragen zum Thema technischer Hintergrund, Installation, Konfiguration von i-doit etc. beantwortet bekommen und natürlich können Sie Ihre 30 Tage Testversion inkl. der Appliance anfordern auf i-doit.com. Diese Appliance verwenden auch wir hier in unserer Webinarserie.

An meiner Seite ist Pattrick Bluhm, der uns wieder durch den technischen Teil führen wird. Pattrick, hallo!

sixsteps-i-doit-com-link
Tipp:

Sie können die Beispiele dieses Webinars direkt im Live-System nachvollziehen. Dieses finden Sie unter sixsteps.i-doit.com.

Zugangsdaten: admin/admin

Pattrick Bluhm
Hallo Peter, schönen guten Tag.
Peter Resch-Edermayr
Hey Pattrick, grüß dich. Ja, Client-Management … wenn deine Kunden mit dir ein Projekt beginnen und sagen, ich möchte gerne meine Clients dokumentieren, worauf kommt es den Kunden da meistens an? Was sind die Hauptthemen oder Use Cases?
Pattrick Bluhm
Ja, grundsätzlich geht es erstmal darum, alle Arbeitsgeräte zu erfassen, also um was für ein Gerät handelt es sich, wo steht das Gerät, wer arbeit daran und welche Hardware befindet sich letztendlich im Gerät? Dann möchte man natürlich auch mal ein bisschen Überblick behalten darüber, wann wurde das Gerät empfangen und wieder zurückgegeben, d.h. wir müssten hier entsprechend mit Übergabe- und Empfangsprotokollen arbeiten. Dann möchte man natürlich das Ganze auch irgendwie auswerten können. Wo haben wir vielleicht noch alte Hardware im Einsatz? Wo müssen Geräte neu beschafft bzw. ausgetauscht werden? Und dann geht es natürlich auch noch in die Feinplanung. An welcher Netzwerkdose hängt das Gerät? Welche Software ist da auf dem Client installiert? Wird fälschlicherweise vielleicht dieselbe Lizenz doppelt genutzt? Also auch hier kann man dann prüfen, ist man unter- oder überlizensiert?
Peter Resch-Edermayr
Also sehr viele kleinteilige Dokumentationteile, die man dann natürlich in seiner Datenbank auch abbilden will. Willst du es reporten, musst du es natürlich auch irgendwann einmal erfassen. Dann schlage ich vor, wir sehen uns das Thema Abwicklung dieser kleinteiligen Client-Management-Prozesse an. Wir zeigen heute am besten auch ein Beispiel, das wohl jeder aus der Praxis kennt. Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen. Dieser sogenannte Onboarding-Prozess soll natürlich sehr effizient gestaltet sein. Wenn der Mitarbeiter am ersten Tag kommt, ist natürlich – idealerweiser – sein Arbeitsplatz vorbereitet, ist ein Client aufgesetzt, ist die richtige Software drauf, vielleicht die richtigen Berechtigungen auch eingerichtet und das Ganze ist natürlich auch dokumentiert. Ich übergebe dir mal den Bildschirm und starten wir mal mit dem Client-Management in i-doit.
Pattrick Bluhm
So, wir hatten ja in den letzten Webinaren bereits unsere Infrastruktur angelegt, einige Server, virtuelle Maschinen und dergleichen. Wir wollen heute damit starten, unsere Arbeitsplätze zu dokumentieren. Daher starten wir mit dem Berlin-West-Raum-01. Dazu müssen wir erstmal unseren Arbeitsplatzobjekttyp entsprechend konfigurieren, also vorbereiten. Dazu gehen wir in die Einstellungen und editieren das Ganze. Da dieser Arbeitsplatz später der Standort für unsere Geräte werden soll, müssen wir den halt auch entsprechend als Standort deklarieren. So, d.h. wir können dazu auch gleich mal einen ersten Arbeitsplatz erstellen. Den nennen wir “Berlin West Workstation 01” (ber-west-ws-01). Als Standort wählen wir hier entsprechend in Berlin West unseren Raum 01, übernehmen, speichern. D.h. unterhalb dieses Arbeitsplatzes können wir jetzt all unsere Geräte platzieren.
Peter Resch-Edermayr
Pattrick, eine Frage: Jetzt gibt es natürlich die Möglichkeit, Arbeitsplätze … das dient bei uns sozusagen als Container für mehrere Geräte, die dem Arbeitsplatz zugewiesen sind. Die hast du jetzt genannt “Berlin West Workstation 01”, also quasi eine sequentielle Nummer. Du kennst natürlich sicher auch andere Varianten der Benennung dieser Arbeitsplätze, z.b. sehr persönliche Zuweisungen an Personen oder welche Varianten hast du da in der Praxis gefunden.
Pattrick Bluhm
Ja, man muss halt immer ein Schema für sich finden. Also ich gehe eigentlich immer vom Standort aus. Man kann natürlich auch die Arbeitsplätze nach Personen benennen. Auch das wäre eine Möglichkeit, gerade bei kleinen Unternehmen funktioniert das auch sehr gut, da man hier gleich eine namentliche Zuordnung vom Arbeitsplatz hat.
Peter Resch-Edermayr
Also hieße er eben nicht “Berlin Workstation 01”, sondern eben “Workstation von Pattrick Bluhm” oder personifiziert sozusagen, ok. Ja, es ist wahrscheinlich abhängig von den Prozessen, die dahinter unterstützt werden, damit sich der Helpdesk wahrscheinlich gut zurecht findet und wenn es eine höhere Mitarbeiterfluktuation, z.B. in einem Call Center gibt, dann wird man wahrscheinlich diese Arbeitsplätze nur sequentiell durchbenennen und temporär mit Mitarbeitern verbinden. Dem Arbeitsplatz können wir natürlich in weiterer Folge Monitore, Dockingstations, PCs, Telefone etc zuweisen. Wie geht man denn mit den Kleinteilen um, Maus, Tastatur, Speicherriegel z.b.? Sollen die auch als eigenen Objekte angeführt werden oder hast du da eine andere Lösung gefunden?
Pattrick Bluhm

Also da muss man immer genau abwägen, was ist denn wichtig für meine Dokumentation. Ich kann natürlich jetzt hingehen und sagen, ich erstelle für Mäuse, Tastaturen jeweils eine eigene Objektkategorie. In der Regel muss man das aber nicht so genau dokumentieren, sondern es interessiert mich eigentlich nur: sind bei meinem Client Maus und Tastatur dabei oder nicht? Das ist auch später wichtig für den Empfang und die Übergabe.

Das heißt, ich mache in der Praxis eigentlich immer eine entsprechende benutzerdefinierte Kategorie. Diese nennen wir mal “Ausstattung”. Als Objekttypen sollen hier die Clients entsprechend hinterlegt werden. Dann brauchen wir einige Felder. Das erste, was uns interessiert, ist natürlich die Festplattenverschlüsselung. Hier möchten wir ein entsprechendes Auswahlfeld haben.

Dann interessiert uns: ist eine private Nutzung mit dem Gerät erlaubt? Hier möchten wir wieder ein Auswahlfeld haben. Dann hatten wir angesprochen, dass wir die ganzen Kleinteile dokumentieren. Dazu erstellen wir uns mal ein Feld mit Lieferumfang und möchten auch hier ein Auswahlfeld, aber halt auch mehrere Geräte auswählen können. So, zu guter letzt wollen wir natürlich auch Mängel dokumentieren. Da das auch mal länger werden kann, wählen wir hier entsprechend ein Textfeld mehrzeilig aus. Dann speichern wir das Ganze und dann haben wir die Kategorie “Ausstattung” jetzt verfügbar in unseren Clients.

Dann können wir auch schon starten unseren ersten Client anzulegen. Dementsprechend wollen wir natürlich unseren Clientobjekttyp im Vorfeld konfigurieren. Das bedeutet für uns, wir wählen jetzt hier unter dem Punkt “Zugewiesene Kategorien” nur die Kategorien aus, die für unsere Dokumentation auch entsprechenden relevant sind. Wenn ich z.B. Dateien für meine Dokumentation nicht benötige, kann ich die auch einfach entsprechend deaktivieren, in dem ich den Haken rausnehme. Ansonsten kann ich hier halt genau definieren, was benötige ich für meine IT-Dokumentation.

Wenn wir ganz unten am Ende angekommen sind, werden auch die benutzerdefinierten Kategorien angezeigt. Hier können wir die eben erstellte benutzerdefinierte Kategorie “Ausstattung” sehen. Auch diese möchten wir natürlich entsprechend aktivieren, um sie gleich verwenden zu können. Speichern wir das Ganze und können nun damit starten unseren Client anzulegen.

Peter Resch-Edermayr
Pattrick, die Standardausstattung: ich geh mal davon aus, dass wir definiert haben, wie unser Standardclient auszusehen hat. Soll heißen, Hardwareausstattung und Softwareausstattung möchte ich an und für sich vordefiniert haben. Das ist ein getestetes Environment. Zeig uns bitte, wie du mit Vorlagen umgehst.
Pattrick Bluhm
Wir haben hier unter dem Punkt “Extras” im Bereich “CMDB” den Menüpunkt “Templates”. Hier haben wir die Möglichkeit, eine entsprechende Vorlage zu erstellen. Dazu gehen wir auf “neues Template erzeugen”. Wir möchten jetzt ein neues Client-Template erstellen. Als Bezeichnung nehmen wir mal unseren “Standardclient 2019”. Hier können wir jetzt auch gleich den Hersteller und das Modell angeben. Ich trag hier mal “Dell” ein mit einem Inspiron … hinzufügen. Seriennummer können wir freilassen, da das beim Template keinen Sinn macht, da wir hieraus auch mehrere Geräte erstellen können. Als CPU haben wir hier standardmäßig einen Intel i5 mit einer CPU-Frequenz von 2,8 GHz und 8 GB Speicher.

Jetzt wollen wir natürlich noch verschiedene Anwendungen hinzufügen. Zu unserer StandardSoftware gehört als Browser Google Chrome, für Videokonferenzen Skype for Business, zum Packen und Entpacken 7zip und natürlich Office 365. Wir übernehmen das Ganze. Den Standort lassen wir frei, den möchten wir pro gerät individuell zuweisen. Typ des Clients ist in dem Fall “Notebook” mit dem QWERTZ-Tastaturlayout. Wir möchten natürlich hier noch unser Betriebssystem definieren – wir haben Windows 10 im Einsatz. Grafikkarte lassen wir in dem Fall mal frei. Wir möchten natürlich auch noch unsere Festplatte mit angeben. Hier haben wir eine 250 GB SSD. Diese ist kein Hotspare, speichern und damit haben wir unseren Standardclient definiert.

Peter Resch-Edermayr
Jetzt hast du im Vorfeld diese Ausstattung, also diese Kleinteile, als benutzerdefinierte Kategorie angelegt. Wie wendest du die jetzt konkret an?
Pattrick Bluhm
Ja, wir haben ja jetzt hier unsere benutzerdefinierte Kategorie “Ausstattung”. Wir haben hier jetzt unsere erstellten benutzerdefinierten Felder und können jetzt hier verschiedene Informationen eintragen. Ich hab jetzt z.B. hier mal den Bitlocker hinzugefügt. Den kann ich jetzt auswählen. Dann haben wir bei “Private Nutzung erlaubt” ein einfaches ja/nein-Feld. Und beim Lieferumfang habe ich schon verschiedene Informationen eingetragen. Wir können diese natürlich immer noch durch weitere Punkte ergänzen und können dann sozusagen hier definieren, was bei diesem Standardclient inbegriffen ist.
Peter Resch-Edermayr
Gut, du hast uns jetzt ein ausführliches Template erstellt. Wie sieht denn die konkrete Anwendung aus, wenn du ein oder mehrere geräte auf einmal erstellen möchtest?
Pattrick Bluhm
Dazu gehen wir in unsere Templates wieder rein und haben jetzt hier den Punkt “Objekte anlegen”. Jetzt vergeben wir hier einfach eine Bezeichnung. Ich nenne die mal “Berlin-West Client 01”. Als Objekttyp wähle ich natürlich den Client aus, wähle unser Template aus und kann jetzt hier die entsprechenden Objekte erzeugen. Das rufen wir auch gleich mal auf und haben dann jetzt hier unsere entsprechend vergebene Bezeichnung, aber auch alle Informationen, die wir in diesem Template hinterlegt haben. Das heißt, wir haben hier schon die Softwarezuweisung, wir haben unser Arbeitsplatzsystem und sämtliche anderen Informationen.
Peter Resch-Edermayr
Hier zahlt es sich also aus, beim Template sehr detailliert zu werden und alle Standardeinstellungen zu treffen. Das spare ich mir dann natürlich bei der Anlage der neuen Geräte alles, inklusive Software. Hier habe ich also eine Checkliste, welche Software auf dem Standardclient installiert werden soll.

Wie sieht es denn jetzt aus, wenn du Abweichungen hast von diesem Standard? Nehmen wir als Beispiel, wir haben nicht einen Mitarbeiter, der die ganze Zeit stationär im Büro arbeitet, sondern jemanden, der viel herumreist, unsere einzelnen Niederlassungen regelmäßig besucht und dort auch einen Outsourcing-Partner benötigt, der im Supportfall hilft, Hardware oder Software wieder auf Vordermann zu bringen. Dazu wäre es gut, eine art Executive-Support zu haben und einen Spezialvertrag für dieses eine Gerät und nicht nur das.

Ich möchte auch zusätzliche Software für diesen Managerposten vorsehen. Einen eigenen abweichenden Standard. Kannst du das auch abbilden?

Pattrick Bluhm
Ja, das geht auch. Ich würde sagen, wir beginnen damit, erstmal diesen Wartungsvertrag anzulegen. Diesen benenne ich mal mit “Executive Client Maintenance”. Dann möchten wir natürlich auch noch verschiedene Informationen hinterlegen. Erstmal zur Vertragsart. Es handelt sich um einen Wartungsvertrag.

Vertragsnummer und Kundennummer könnten wir jetzt auch noch mit eintragen. Die Kosten belaufen sich auf 199 EURO, Kosten je Vertragszuweisung. Zahlungsart ist monatlich. Wir haben natürlich bei so einem Wartungsvertrag auch immer eine entsprechende Reaktionszeit. Wir können jetzt hier z.B. 4 stunden werktags festlegen. Dann ist der Vertragsstatus natürlich aktiv. Vertragsbeginn ist der 01.11.2019. Vertragsende ist offen. Die Laufzeit beträgt 12 Monate und das Vertragsende wird nur durch Kündigung ausgelöst. Und wir haben eine Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Vertragsende. Jetzt hat er hier schon bereits den 01.08. identifiziert als nächstmögliches Kündigungsdatum und dementsprechend kann er uns hier schon gleich das nächstmögliche Vertragsende nennen.

Das speichern wir entsprechend und jetzt legen wir uns ein zweites Template an. Dieses soll auch wieder die Clients betreffen und das nennen wir jetzt mal “Executive support”. Wir speichern das Ganze. Das heißt, mit diesem Template legen wir jetzt die erweiterte Konfiguration fest. Das ist zum Einen die Softwarezuweisung. Hier haben wir zusätzlich MS Project, übernehmen, und wir haben natürlich die entsprechende Vertragszuweisung. Hier wählen wir unseren eben erstellten Vertrag aus, kriegen hier auch noch einmal eine Auflistung der Kerndaten dieses Vertrages und speichern das Ganze ab.

Peter Resch-Edermayr
Nun ging es darum, einen neuen Client für unseren neuen Manager zu erstellen und diese zwei Templates miteinander zu kombinieren. Bitte zeige uns die praktische Anwendung von diesem Beispiel.
Pattrick Bluhm
Dazu gehen wir wieder in die CMDB-Templates. Klicken “Neues Objekt anlegen”. Dieses kann ich jetzt mal “Berlin West Client 02” nennen. Als Typ haben wir wieder einen Client und jetzt kommt ein kleiner Trick zustande. Jetzt wählen wir sowohl unseren “Standardclient 2019” aus als auch unseren “Executive Support”. Diese beiden Templates verbinden wir und diese werden jetzt genutzt, um ein neues Objekt zu erzeugen. Wenn wir das Objekt jetzt mal aufrufen, dann können wir sehen bei der Softwarezuweisung: wir haben hier nicht nur unsere Standardsoftware, die wir im Template definiert haben, sondern auch die Softwarezuweisung des “Executive Support”, nämlich MS Project und auch entsprechend die Vertragszuweisung ist diesem Gerät zugeordnet.

Das heisst, jetzt müssen wir nur noch die letzten Informationen hinzufügen. Das ist zum einen der Standort. Hier möchten wir natürlich unseren Arbeitsplatz auswählen. Und wir möchten natürlich auch die Kontaktperson zuweisen. Das heißt, wir wählen unseren Sukero aus und legen hier die Rolle “Benutzer” fest. Jetzt können wir natürlich auch noch den Max Admin als Administrator für das Ganze festlegen und haben jetzt hier eine Übersicht der Benutzer und Verantwortlichkeiten.

Peter Resch-Edermayr
Diese Kombination der verschiedenen Templates eröffnet natürlich gewaltige Möglichkeiten im Client-Management. Ich kann mir bspw. je nach Standort unterschiedliche Konfigurationen zusammenbauen oder je nach Rolle von Mitarbeitern. Und natürlich könnte man in i-doit sogar Berechtigungen konfigurieren und dokumentieren und rollenabhängige Berechtigungen mit Templates an die einzelnen Mitarbeiter vergeben. Danke mal für diesen Trick, Pattrick. Jetzt hast du natürlich bei diesem Arbeitsplatz nicht nur diesen einen Client, sondern möchtest auch einen externen Monitor, Telefon usw zuordnen. Vielleicht zeigst du uns auch, welchen Vorteil du daraus hast, dass du das zusammengruppierst zu einem Standardobjekt oder Arbeitsplatzobjekt.
Pattrick Bluhm
Wir können jetzt verschiedene Geräte erstellen. Ich hab hier z.b. mal einen Drucker erstellt. Diesen möchte ich jetzt natürlich diesem Arbeitsplatz zuordnen – “Berlin West Workstation 01”. Dann haben wir ein Telefon, das ich wieder dem Standort zuweisen möchte. Und wir haben natürlich auch noch einen Monitor.
Das heißt, alle diese Geräte haben wir jetzt dem Arbeitsplatz zugeordnet. Das heißt, wir können, wenn wir den Arbeitsplatz aufklappen, sehen wir alle unsere Geräte. Wir können jetzt natürlich auch, wenn wir diesen Arbeitsplatz nehmen und ihn an einen anderen Raum hängen. Dann ziehen wir – sozusagen – alle Geräte gleich mit um. Das heißt, alles, was sich gerade noch in Raum 1 befunden hat, haben wir jetzt einfach dadurch, dass ich das Arbeitsplatzobjekt umgehangen hab, in Raum 2 verschoben.
Peter Resch-Edermayr
Also hier eine sehr einfache Möglichkeit, den Umzug eines gesamten Arbeitsplatzes mit allen Geräten auf einmal abzubilden in der CMDB. Alternativ dazu gibt es auch ein Umzugs-Add-on, wo man selektiver vorgehen kann und nur einige Teile der Konfiguration von A nach B umziehen kann.

Pattrick, kommen wir doch bitte zum umfangreichen Thema Reporting. Gerade beim Client-Management gibt es sehr viel Bedarf an Reporting. Und ich schlage vor, wir definieren mal einen Report, den wir unserem Outsourcing-Partner, dem Vertragspartner, sowieso regelmäßig übergeben müssen. Und zwar jene Geräte, die jetzt diesen speziellen Supportvertrag, diesem “Executive Support Vertrag” unterliegen, die möchten wir natürlich rausreporten und diesen Report – inklusive Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mailadressen – dem Vertragspartner zukommen lassen. Wie gehst du da vor? Da gibt es einen Reportmanager, soviel weiss ich, und du zeigst uns bitte die Anwendung dieses Reportmanagers.

Pattrick Bluhm
Im Reportmanager können wir verschiedene Berichte erstellen. Ich nenne diesen Report jetzt einfach mal “Contract Executive Support”. Dann interessiert uns natürlich, welcher Kontakt das Gerät nutzt. Das heißt, wir müssen unter “Kontaktzuweisung” den Kontakt angeben und hier möchten wir natürlich noch tiefgreifende Informationen der Person mit angeben. Da interessiert uns zum Einen der Nachname, wir möchten die Telefonnummer mit übermitteln und die E-Mailadresse.

Als nächstes müssen wir natürlich auch noch ein paar Bedingungen festlegen. Zum Einen möchten wir natürlich, das nur Clients angezeigt werden und diese Clients natürlich auch nur, wenn sie entsprechend den zugewiesenen Vertrag vorweisen können. Das heißt, wir wählen hier “Zugewiesener Vertrag” aus und wählen hier unseren “Executive Client Maintenance” aus. Dann interessiert uns natürlich auch nur die Person, die als Benutzer für dieses Gerät eingetragen sind. Das heißt, wir wählen hier bei “Kontaktzuweisung” die Rolle Benutzer aus, speichern das Ganze und können jetzt hier bei dem Prüfbutton diesen Bericht einmal aufrufen. Wir sehen hier, das Gerät “berlin-west-cl-02” wird von Laszlo Sukero genutzt mit der Telefonnummer und dazugehörigen E-Mailadresse.

Peter Resch-Edermayr
Top, Pattrick. Wir haben also einen durchaus komplexen Report in wenigen Sekunden erstellt. Du hast einen Report erstellt, der auch – und das ist jetzt die nächste Frage – kann man den auch automatisieren und regelmäßig zusenden lassen? Gibt es da eine Möglichkeit in i-doit?
Pattrick Bluhm
Dazu gibt es die Funktion “Benachrichtigungen”. Hier haben wir die Möglichkeit, ganz unterschiedliche Benachrichtigungen zu erstellen. Wir haben hier “Ablauf von Kündigungsfristen”, “Wartungs- und Garantiefristen” und können jetzt hier entsprechende Vorlagen erstellen, die dann auch tatsächlich an die zugewiesenen Kontakte – bzw in diesem Fall – an den externen Dienstleister weitergesendet werden.
Peter Resch-Edermayr
Das heißt, dieser einmal erstellte Report mit der Liste aller derzeit unter Supportvertrag stehenden Geräte inkl. Ansprechpartner, den könnten wir in regelmäßigen Abständen automatisch erstellen und versenden.

Wenn wir jetzt diesen neuen Mitarbeiter in unserem Unternehmen willkommen heißen am ersten Arbeitstag und ihm das Notebook aushändigen, steckt da natürlich auch sehr viel Vertrauen mit drin. Vertrauen ist gut, protokollieren und Dokumentation ist besser. Gerne wird hier mit Übergabeprotokollen bzw. Rücknahmeprotokollen gearbeitet. Wir haben in einem vorherigen Webinar bereits das Dokumente-Add-on vorgestellt. Da gibt es einige Templates. Bitte zeige uns doch mal das Template oder wie man mit dem Template “Übergabeformular” umgeht und wie du das jetzt für deine Anpassungen zusammenfügst.

Pattrick Bluhm
Dazu gehen wir unter “Extras -> Dokumente”. Im Dokumente-Add-on finden wir in den Online-Repositories bereits die entsprechenden Vorlagen. Wir nehmen jetzt mal hier die “Empfangsbestätigung Laptop” und importieren diese in i-doit. Nachdem der Import erfolgreich war, finden wir die jetzt unter “Protokolle”. Hier haben wir jetzt die Kapitelübersicht, die wir jetzt mal öffnen. Und hier sehen wir jetzt sozusagen schon die ganzen Informationen, die in diesem Dokument verwendet werden sollen. Wir haben hier z.B. den Prozessor und er sucht sich hier aus der i-doit-Datenbank den Hersteller, den Typ und die Bezeichnung. Jetzt haben wir hier unten die Punkte “Festplattenverschlüsselung”, “Lieferumfang” und “Private Nutzung”.

Da wir die als benutzerdefinierte Kategorie erstellt haben, müssen wir die jetzt noch einmal entsprechend anpassen, damit die mit unserer Datenbank verknüpft sind. Ich klicke hier einfach rein, wähle jetzt meine benutzerdefinierte Kategorie, und wähle jetzt hier die “Festplattenverschlüsselung”. Dementsprechend gehe ich auch mit dem “Lieferumfang” um, lege hier den Lieferumfang fest. Wichtig ist, da wir im Lieferumfang nun mehrere Information eingetragen hatte – also wir hatten die Maus, die Tastatur, den HDMI-Adapter – müssen wir das Ganze auch als Tabelle darstellen. Ein Gitternetz möchte ich dabei nicht haben. Ich möchte das einfach fein sauber untereinander angezeigt bekommen, speichern das Ganze und zu guter letzt natürlich noch die “Private Nutzung”.

Das war es eigentlich schon an Änderungen. Damit können wir das Ganze speichern und jetzt, aus dieser Dokumentvorlage, erzeugen wir jetzt unser Übergabeprotokoll. Das heißt, ich nenne das ganze “Client-Übergabe”, wähle hier meine “Empfangsbestätigung Laptop” aus und kann jetzt hier den Client auswählen, den wir vorhin erzeugt haben und klicke hinzufügen. Jetzt exportieren wir das ganze als PDF, öffnen und haben jetzt hier oben denjenigen, an den das Ganze übergeben wird – das ist in dem Fall der Laszlo Sukero – und haben hier sämtliche Informationen, die wir für den entsprechenden Client definiert haben. Auf der Seite 2 ist dann letztendlich die Übergabe dokumentiert mit den entsprechenden Unterschriften von dem Übergebenden und Übernehmenden.

Peter Resch-Edermayr
Ok, Pattrick, danke für diese Präsentation. Ich übernehme jetzt wieder den Bildschirm.
Nochmal ein Blick auf die Ressourcen, die wir zur Verfügung stellen. Das Whitepaper “6 Schritte zur IT-Dokumentation” können Sie von der Homepage laden.
demo.i-doit.com können wir Ihnen ans Herz legen zum Ausprobieren Ihrer eigenen Anwendungsfälle bzw. Nachvollziehen der Use Cases, die wir auch heute gezeigt haben.
Die i-doit Knowledge Base zu allen technischen Fragen oder Anwendungsfragen zu i-doit, zur Applikation selbst.
Und natürlich die Testversion und 30-Tage-Lizenz, die Sie bekommen, inklusive Appliance, wie auch wir sie hier in unserer Webinarserie verwenden.

Damit schließen wir das Thema “Client-Dokumentation” in diesem Webinar ab. Vieles gäbe es natürlich zu sagen. Ein Thema – “Software- und Lizenzmanagement” – das gerade bei Clients ein ganz wichtiges ist, behandeln wir eigens in der nächsten Webinarfolge. Da werden wir das Thema Software an sich behandeln, wie Software dokumentiert ist. Wir sind bei den Servern und bei den Clients ja bereits kurz darauf eingegangen. Wir sehen uns an, wie man Applikationen serverseitig bzw clientseitig unterscheiden kann, beschäftigen uns mit dem Thema “Dokumentiert man Dienste, Daemons auf den Servern oder nicht?”. Wir sehen uns an den Unterschied zur Software, die im Schrank steht und die ich wiederfinden muss, aber auch die installierte Software auf den Geräten. Da gibt es natürlich Unterschiede und natürlich auch das Thema “Zuweisungen zu den Lizenzen”.

Beim nächsten mal kommt auch das angekündigte Thema “Discovery”. Wir werden mit JDisc arbeiten und die Geräte, die wir identifiziert haben, in den Datenbestand von i-doit übernehmen, ein wenig die Schnittstelle zeigen und die Anwendungsfälle durchgehen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr Dokumentationsprojekt und wenn Sie Fragen haben, dann wenden Sie sich bitte an sales@i-doit.com und Sie werden an die richtigen Stellen weitergeleitet.

Alles Gute bis zum nächsten Webinar.

Weitere Teile dieser Serie

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 6: Business-Services und Applikationen

Teil 1
Infrastruktur

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 2: Netzwerke

Teil 2
Netzwerke

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 3: Server

Teil 3
Server

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 4: Clients

Teil 4
Clients

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 5: Software und Lizenzen

Teil 5
Software & Lizenzen

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation - Teil 6: Business-Services und Applikationen

Teil 6
Applikationen & Services

In 6 Schritten zur IT-Dokumentation

In 6 Schritten zur erfolgreichen IT-Dokumentation ist ein kompakter Leitfaden und die Ergänzung zu den sechs Videos unserer Serie “In 6 Schritten zur IT-Dokumentation.

Verlieren Sie nie die Orientierung und gelangen Sie zielgerichtet zur vollständigen Dokumentation Ihrer IT-Landschaft.
In 6 Schritten zur IT Dokumentation

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