IT-Dokumentation

„Im Deutschen Krebsforschungszentrum setzen wir i-doit für die Server- und Vertragsdokumentation ein. Schon das allein bringt uns eine große Arbeitserleichterung, weil alle Informationen sofort sichtbar und nutzbar sind“

Technische Dokumentation

Mit der technischen IT-Dokumentation in i-doit ist eine detailgetreue 1:1 Abbildung der gesamten IT-Infrastruktur möglich. Von der räumlichen Situation, inkl. grafischen Rackansichten, über Server, Appliances, aktive und passive Verbindungen, Software und Datenbanken  bis hin zur Abbildung komplexer Systeme wie Cluster, SAN, Virtualisierung oder Blade-/Chassis-Systeme.

Auch im Desktopbereich kann detailliert erfasst werden. Vom Mobiltelefon über den Client-PC bis zum Drucker und der Zuordnung zum Benutzer ist i-doit der ideale Platz zur Verwaltung aller Komponenten.

Das und noch mehr steht direkt nach der Installation zur Verfügung. Dabei bringt i-doit rund 40 so genannter Objekttypen mit, um die gängigsten Komponenten direkt mit ihren technischen Eigenschaften und Verbindungen dokumentieren zu können. Diese lassen sich selbstverständlich in ihrer Ausprägung leicht durch den Anwender erweitern oder reduzieren. Auch neue, eigene Typen lassen sich einfach und direkt in der Oberfläche zusammen stellen und konfigurieren. Damit auch jede Besonderheit ihren Platz findet.

Netzwerk-Dokumentation

Ein umfangreicher Teil der technischen Dokumentation dient der Beschreibung von Netzen. Ob Strom- oder Daten-Netz, beide können in ihrer passiven Ausprägung von der Verkabelung über Aderbelegung, Patchfelder und Anschlussdosen bis hin zu Verteilerschränken oder Sicherungskästen beschrieben werden. Darauf aufbauend oder unabhängig davon, den Detaillierungsgrad bei i-doit bestimmt immer der Anwender, erfolgt die Dokumentation der aktiven Netzverbindungen von Layer-2 bis Layer-7 des OSI-Modells.

Das umfasst Portverbindungen an Switches und Routern, WAN-Leitungen, VLAN-Strukturen oder IP-Netze in v4 und v6 bis hin zu aktiven Kommunikationsverbindungen von Anwendungen: i-doit bringt Methoden und Funktionen zur einfachen Erfassung und Bereitstellung der Informationen mit. Gerade im Bereich der IP-Netze hilft ein umfassendes IPAM (IP Address Management) bei der sicheren Verwaltung der Netze und Adressen.

Lizenzen und Verträge

Neben den technischen Daten erlaubt i-doit auch die Erfassung und Verwaltung administrativer Informationen. Seien es buchhalterische Angaben zu Kauf und Abschreibung, Inventardaten, Wartungs- und Serviceverträge, Leistungsscheine oder Software-Lizenzen. Neben der Erfassung und Zuordnung dieser Daten zu den technischen Assets und Anwendungen, unterstützt i-doit hier bei der aktiven Messung des Lizenzverbrauchs mit Schwellwert-Warnung, benachrichtigt rechtzeitig bei auslaufenden Verträgen und erlaubt mit Hilfe von Reports beispielsweise die Berechnung von Restwerten.

Im Weiteren unterstützt eine integrierte und gestaltbare QR- und Bar-Code Aufkleber-Funktion bei der einfachen und konsistenten Inventarverwaltung. Daneben sorgt eine integrierte Kontaktverwaltung, die auch über LDAP gesteuert werden kann, für eine Zuordnung von Ansprechpartnern und deren Kontaktdetails. Dabei können Rollen, wie z.B. Administrator, Fachverantwortlicher oder Anwender definiert und zugewiesen werden.

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Reporting

i-doit bringt ein eigenes Berichtswesen mit, welches neben vorgefertigten Abfragen einen grafischen Editor für eigene Abfragen, dynamische Sichten auf den Datenbestand und einen integrierten SQL-Editor umfasst. Berichte können in verschiedenen Formaten exportiert (CSV, PDF, HTML, etc.) oder aber innerhalb der Anwendung für dynamische Gruppen oder Selektionen verwendet werden.

Customizing

Der Benutzer kann über die Administration i-doit so anpassen, dass es genau auf die Bedürfnisse seines Unternehmens zugeschnitten ist. Durch das Aus- und Einblenden von Objekttypen und Kategorien wird der Detaillierungsgrad selbst definiert. Und fehlen mal Informationen, können beliebige eigene Objekttypen und Kategorien angelegt werden, ohne dass Eingriffe in die Datenbank oder Programmierung notwendig sind. Selbstverständlich updatesicher.

Benachrichtigungen

Konfigurierbare Mail-Benachrichtigungen können für verschiedene Bedingungen aktiviert werden. So werden Ereignisse wie z.B. das Erreichen von Schwellwerten bei Lizenzen, Kündigungsfristen oder Statusänderungen von entsprechenden Mail-Benachrichtigungen an ausgesuchte Empfänger begleitet.

Visualisierung

Neben seinen namensgebenden Funktionen liefert der CMDB-Explorer auch für einzelne technische Assets grafische Übersichten zu Abhängigkeiten, Beziehungen und Zugehörigkeiten. So können die Daten z.B. aus Standort-Sicht, einer Cluster- oder Virtualisierungsumgebung oder in Form von Verbindungen visualisiert werden.

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Im- und Export

Neben verschiedenen Methoden, den aktuellen Datenbestand von i-doit zur Verwendung in anderen Programmen zu exportieren, bietet i-doit umfangreiche Möglichkeiten zum Import von Daten aus CSV-Dateien. So sorgen Profile, Feld-Mapping und Validierungsfunktionen für Unterstützung, um auch komplexe Quelldaten erfolgreich zu importieren.

 LDAP-Verbindungen

i-doit unterstützt LDAP in zwei verschiedenen Betriebsarten, die auch parallel eingesetzt werden können. Da ist zum einen die Nutzung von LDAP zur Authentifizierung von i-doit Benutzern. Durch ein Mapping zwischen Gruppen in i-doit und LDAP kann so auch die Rechtesteuerung über LDAP erfolgen. Daneben können LDAP-Verzeichnisse synchronisiert werden, um zentral gepflegte Kontakte in i-doit nutzen zu können.

Benutzer und Rechte

Für eine einfache Rechtesteuerung können die vordefinierten Gruppen in i-doit genutzt werden, die z.B. Rollen wie Editor, Autor oder Reader unterscheiden. Wenn differenzierte Rechte für Standorte, bestimmte Objekte oder spezifische Kategorien benötigt werden, so liefert die erweiterte Rechtesteuerung die notwendigen Funktionen.

Eventsteuerung

Die Eventsteuerung erlaubt es aus der Dokumentation automatisierte Abläufe anzustoßen. Die Möglichkeiten sind endlos: Virtuelle Maschinen werden automatisch provisioniert oder gelöscht, Softwareinstallationen auf Clients werden angestoßen oder es werden zusätzliche Daten aus Drittsystemen abgerufen und in i-doit eingetragen.

Dashboard

Die Startseite von i-doit bietet ein Dashboard, welches mit verschiedenen mitgelieferten Dashlets zu einer personalisierten Seite konfiguriert wird. So stehen über 20 solcher Dashlets zur Verfügung, die verschiedene Status anzeigen, Diagramme oder Statistiken, Schnellstartleisten oder RSS-Feeds. Das Dashboard kann global, für bestimmte Benutzer oder auf persönlicher Basis eingestellt werden.

Workflows

Der integrierte Workflow-Generator ermöglicht die Einrichtung und Durchführung von Arbeitsaufträgen und Checklisten. Dabei sorgen Mail-Benachrichtigungen und Status-Updates für einen stets informierten Stand aller Beteiligten. Aufträge können an Gruppen oder Einzelpersonen vergeben, Abhängigkeiten zwischen Aufträgen festgelegt werden.

Logbuch

Das Logbuch protokolliert jegliche Änderungen, die an den dokumentierten Objekten in i-doit vorgenommen werden. Dabei kann zusätzlich eine optionale Kommentarfunktion aktiviert werden, mit der jede Änderung durch den Anwender kommentiert werden muss. Auch der Importprozess oder die durch Module und Schnittstellen angebundenen Datenlieferanten nutzen das Logbuch für die Protokollierung von Änderungen.

Mandanten

Mit einer i-doit Hosting-Lizenz können Sie mehrere Mandanten anlegen. Diese haben getrennte Datenbanken und fungieren als eigenständige i-doit Instanzen. Auf diese Weise können Sie für verschiedene Kunden in einer Installation Zugänge einrichten, ohne zu riskieren, dass der eine Kunde vom anderen erfährt. Das gibt Ihnen und Ihren Klienten die Sicherheit, dass nur derjenige die Daten einsehen kann, der auch berechtigt dazu ist. Bei Interesse an der Mandantenfähigkeit von i-doit, wählen Sie bitte die Hosting-Lizenz.

Bedienung

Für die manuelle Bearbeitung von Daten liefert i-doit umfangreiche Funktionen zur Listenbearbeitung und für die Massenänderung von Bestandsdaten. Mit der Listenbearbeitung kann die vielfach gewohnte Arbeit an/mit Tabellen auf die i-doit Daten übertragen werden. Die Massenänderung hilft dabei, verschiedene Objekte mit gleichen Daten abzugleichen.

i-doit API

Mit dem auf JSON-RPC basierenden Webservice von i-doit kann aus Drittprogrammen lesend und schreibend auf alle Objekte und Eigenschaften zugegriffen werden.

 

Weiteres

Für eine vollständige Übersicht zu Funktionen und Leistungsumfang steht die Knowledge Base im Support-Bereich zur Verfügung. Die How-To-Reihe doIT BETTER zeigt Best Practice-Beispiele für die betriebliche Praxis. Im Weiteren zeigen die CMDB-Funktionen, wie die Dokumentationsdaten um Services erweitert werden und was es mit dem Beziehungs- und Abhängigkeitsmodell von i-doit auf sich hat.

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