Pattrick Bluhm
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Wir freuen uns, Ihnen das neue i-doit pro Forms Add-on vorzustellen. Das Add-on bietet völlig neue Möglichkeiten, Daten in der CMDB durch verschiedene interne und externe Organisationen, Abteilungen, Dienstleister und Personen anzulegen. Mit dem Forms Add-on gestalten Sie über das Webinterface individuelle Formulare. Mit Hilfe dieser Formulare legen Ihre Nutzer auf einfache Weise Objekte in i-doit pro an.
Jedes Formular ordnen Sie einer Objekttypklasse (z.B. Client, Server, Mobilfunkgeräte) zu und nutzen es für das Erstellen von Objekten dieser Klasse. Die Formulare sind auch mit Ihren selbst definierten Objekttypklassen – wie z.B. Feuerlöscher, Werkzeuge oder Fräsmaschinen – nutzbar.
Für die Gestaltung von Formularen stehen insgesamt 4 Grundelemente zur Verfügung:
Über 4 Grundelemente werden Formulare gestaltet: Überschriften, Text, Trennlinien, Attribute
In Attributfeldern werden die Werte eingetragen, die an i-doit übergeben und für die Erstellung neuer Objekte genutzt werden. Bei jedem Attributfeld kann festgelegt werden, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt oder die Befüllung durch den Anwender optional ist.
Sie haben die Möglichkeit, Attributfelder mit einem vordefinierten Wert (Pre-defined value) zu versehen und für den Anwender später zu verstecken. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn man beim Anlegen neuer Objekte bestimmte Werte automatisch erfassen will.
Alle Attribute der verknüpften Objekttypklasse sind als Formulareingabefelder verfügbar.
Ein einfaches Beispiel:
Sie möchten neue Clients bereits bei der Bestellung über ein Formular mit Basisinformationen erfassen. Zum einen erfährt die IT-Abteilung, dass neue Geräte bestellt wurden. Zum anderen kann bei der Lieferung das bereits vorhandene Objekt einfach mit Informationen vervollständigt werden.
Bei diesem Beispiel würde es beim Anlegen des neuen Clients durchaus Sinn ergeben, den CMDB-Status auf “Geplant” statt “In Betrieb” zu setzen.
Wie das mit dem Forms Add-on realisiert wird, sehen Sie hier:
Im Formular wird ein verstecktes Feld für den CMDB-Status eingefügt und als Wert “Geplant” definiert.
Hinweis: Jedes Attributfeld kann über das Aktivieren des Kontrollkästchens für Anwender versteckt werden.
Beim Aufrufen des Formulars durch einen Nutzer sind nur die gewünschten Felder sichtbar. Die Auswahl des CMDB-Status ist ausgeblendet.
Der Client wird nach dem Absenden des Formulars in i-doit angelegt. Der definierte CMDB-Status “Geplant” wurde automatisch durch das vordefinierte Attributfeld entsprechend gesetzt.
Welche Art von Eingabefeld zur Verfügung gestellt wird, ermittelt das Forms Add-on automatisch anhand der ausgewählten Kategorie. Bei der Bezeichnung eines Objekts wird z.B. ein einfaches Textfeld zur Verfügung gestellt. Doch es gibt in i-doit viele weitere Kategoriefeldklassen. In der Kategorie “Modell” werden z.B. “Dialog+” Felder verwendet. Diese stellen Anwendern in i-doit vordefinierte Werte zur Auswahl zur Verfügung. Exakt diese Werte stehen auch im Forms Add-on den Nutzern zur Verfügung.
In i-doit erfolgt die Auswahl von Hersteller und Modell über sogenannte Dialog+ Felder. Diese verfügen über eine Abhängigkeit: Je nach Auswahl des Herstellers werden nur die zugehörigen Modelle angezeigt.
Im Forms Add-on sind diese Attributfelder ebenfalls auswähl- und durch die Anwender nutzbar. In diesem Beispiel haben wir zwei Attributfelder für Hersteller und Modell erstellt.
Im Formular sind die Kategorien für Hersteller und Modell nun verfügbar. Dafür stehen die vorhandenen Werte aus i-doit zur Verfügung.
Durch die Auswahl vordefinierter Werte wird für eine valide Datenbasis in der CMDB gesorgt. Dies ermöglicht es, Informationen über den Report Manager auszuwerten.
Seiten einrichten
Um die Formulare übersichtlich zu gestalten, lassen sie sich in mehrere Seiten unterteilen. Vor allem bei umfangreichen Formularen werden so auf einfache Weise Eingaben für verschiedene Teilbereiche (z.B. Basisdaten, allgemeine, technische und organisatorische Informationen) aufgeschlüsselt.
Rechtesystem
Wie auch andere i-doit pro Add-ons wird das Forms Add-on nahtlos in i-doit integriert und fügt sich so in das Berechtigungssystem ein. So wird genau gesteuert, welche Personen und Personengruppen auf Formulare zugreifen dürfen. Wie immer wird dabei granular festgelegt, wer lesen, bearbeiten, erstellen, archivieren, löschen und administrieren darf.
Informationen fließen aus vielen Quellen zusammenfließen. Die IT-Abteilung kann langfristig nicht allein für die Erfassung aller notwendigen Informationen verantwortlich sein. Andere Abteilungen sollen ebenfalls in der Lage sein, valide Informationen zu liefern.
Ein Beispiel ist die Abteilung für das Fahrzeugmanagement, die über ein entsprechendes Formular neue Leasingfahrzeuge und Verträge in der CMDB anlegt. Im Idealfall sind hier auch gleich Ansprechpersonen, Garantie- und Wartungszeiträume hinterlegt.
Ebenso könnte auch Anwendern ein Formular bereitgestellt werden, mit dem Sie in der Lage sind eigene Geräte wie z.B. Smartphones oder Notebooks registrieren zu können. Diese Daten können dann für Nebensysteme wie z.B. Mobile Device Management genutzt werden.
Ihre Fragen zum Forms Add-on beantworten wir gerne unter sales@i-doit.com
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