i-doit pro Add-on Forms (Formular-Add-on)

Wir freuen uns, Ihnen das neue i-doit pro Forms Add-on vorzustellen. Das Add-on bietet v├Âllig neue M├Âglichkeiten, Daten in der CMDB durch verschiedene interne und externe Organisationen, Abteilungen, Dienstleister und Personen anzulegen.

Mit dem Forms Add-on gestalten Sie ├╝ber das Webinterface individuelle Formulare. Mit Hilfe dieser Formulare legen Ihre Nutzer auf einfache Weise Objekte in i-doit pro an.

Forms-Add-on: Neues Formular anlegen

Jedes Formular ordnen Sie einer Objekttypklasse (z.B. Client, Server, Mobilfunkger├Ąte) zu und nutzen es f├╝r das Erstellen von Objekten dieser Klasse. Die Formulare sind auch mit Ihren selbst definierten Objekttypklassen – wie z.B. Feuerl├Âscher, Werkzeuge oder Fr├Ąsmaschinen – nutzbar.

Die Designelemente f├╝r Ihre Formulare

F├╝r die Gestaltung von Formularen stehen insgesamt 4 Grundelemente zur Verf├╝gung:

  1. Headlines (├ťberschriften): ├ťberschriften machen Formulare ├╝bersichtlich. Daher werden drei unterschiedliche ├ťberschriftgr├Â├čen unterst├╝tzt.┬á
  2. Text: F├╝r zus├Ątzliche Beschreibungen oder Anweisungen werden Textfelder eingesetzt.
  3. Dividing Line (Trennlinien): F├╝r eine bessere Gliederung ist es hilfreich, zus├Ątzliche Trennlinien einzuf├╝gen. So trennen Sie Inhalte optisch voneinander.┬á
  4. Attributfelder: Sie sind das Das Herzst├╝ck des Forms Add-ons. Mit diesem Element werden alle Attribute aus der CMDB verkn├╝pft. F├╝r die jeweilige Obekttypklasse stehen alle aktivierten Objektkategorien zur Auswahl.
Forms Add-on: ├ťberschriften, Text, Trennlinien, Attribute

├ťber 4 Grundelemente werden Formulare gestaltet: ├ťberschriften, Text, Trennlinien, Attribute

Auswahl von Attributen

In Attributfeldern werden die Werte eingetragen, die an i-doit übergeben und für die Erstellung neuer Objekte genutzt werden. Bei jedem Attributfeld kann festgelegt werden, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt oder die Befüllung durch den Anwender optional ist. 

Sie haben die M├Âglichkeit, Attributfelder mit einem vordefinierten Wert (Pre-defined value) zu versehen und f├╝r den Anwender sp├Ąter zu verstecken. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn man beim Anlegen neuer Objekte bestimmte Werte automatisch erfassen will.

Forms-Add-on: Alle Attribute der verkn├╝pften Objekttypklasse sind als Formulareingabefelder verf├╝gbar.

Alle Attribute der verkn├╝pften Objekttypklasse sind als Formulareingabefelder verf├╝gbar.

Ein einfaches Beispiel:

Sie m├Âchten neue Clients bereits bei der Bestellung ├╝ber ein Formular mit Basisinformationen erfassen. Zum einen erf├Ąhrt die IT-Abteilung, dass neue Ger├Ąte bestellt wurden. Zum anderen kann bei der Lieferung das bereits vorhandene Objekt einfach mit Informationen vervollst├Ąndigt werden.┬á

Bei diesem Beispiel w├╝rde es beim Anlegen des neuen Clients durchaus Sinn ergeben, den CMDB-Status auf ÔÇťGeplantÔÇŁ statt ÔÇťIn BetriebÔÇŁ zu setzen.

Wie das mit dem Forms Add-on realisiert wird, sehen Sie hier:

Forms Add-on: Verstecktes Feld

Im Formular wird ein verstecktes Feld f├╝r den CMDB-Status eingef├╝gt und als Wert ÔÇťGeplantÔÇŁ definiert.┬á

Hinweis: Jedes Attributfeld kann ├╝ber das Aktivieren des Kontrollk├Ąstchens f├╝r Anwender versteckt werden.

Forms Add-on: Nur gew├╝nschte Felder sichtbar

Beim Aufrufen des Formulars durch einen Nutzer sind nur die gew├╝nschten Felder sichtbar. Die Auswahl des CMDB-Status ist ausgeblendet.

Forms Add-on: Client in i-doit angelegt

Der Client wird nach dem Absenden des Formulars in i-doit angelegt. Der definierte CMDB-Status ÔÇťGeplantÔÇŁ wurde automatisch durch das vordefinierte Attributfeld entsprechend gesetzt.

Mehr als nur einfache Textfelder

Welche Art von Eingabefeld zur Verf├╝gung gestellt wird, ermittelt das Forms Add-on automatisch anhand der ausgew├Ąhlten Kategorie. Bei der Bezeichnung eines Objekts wird z.B. ein einfaches Textfeld zur Verf├╝gung gestellt. Doch es gibt in i-doit viele weitere Kategoriefeldklassen. In der Kategorie ÔÇťModellÔÇŁ werden z.B. ÔÇťDialog+ÔÇŁ Felder verwendet. Diese stellen Anwendern in i-doit vordefinierte Werte zur Auswahl zur Verf├╝gung. Exakt diese Werte stehen auch im Forms Add-on den Nutzern zur Verf├╝gung.

Forms Add-on: Auswahl von Hersteller und Modell ├╝ber sogenannte Dialog+ Felder.

In i-doit erfolgt die Auswahl von Hersteller und Modell ├╝ber sogenannte Dialog+ Felder. Diese verf├╝gen ├╝ber eine Abh├Ąngigkeit: Je nach Auswahl des Herstellers werden nur die zugeh├Ârigen Modelle angezeigt.

Forms Add-on: Attributfelder

Im Forms Add-on sind diese Attributfelder ebenfalls ausw├Ąhl- und durch die Anwender nutzbar.

In diesem Beispiel haben wir zwei Attributfelder f├╝r Hersteller und Modell erstellt.

Forms Add-on: Im Formular sind die Kategorien f├╝r Hersteller und Modell nun verf├╝gbar

Im Formular sind die Kategorien f├╝r Hersteller und Modell nun verf├╝gbar. Daf├╝r stehen die vorhandenen Werte aus i-doit zur Verf├╝gung.

Durch die Auswahl vordefinierter Werte wird f├╝r eine valide Datenbasis in der CMDB gesorgt. Dies erm├Âglicht es, Informationen ├╝ber den Report Manager auszuwerten.

Seiten einrichten

Um die Formulare übersichtlich zu gestalten, lassen sie sich in mehrere Seiten unterteilen. Vor allem bei umfangreichen Formularen werden so auf einfache Weise Eingaben für verschiedene Teilbereiche (z.B. Basisdaten, allgemeine, technische und organisatorische Informationen) aufgeschlüsselt. 

Rechtesystem

Wie auch andere i-doit pro Add-ons wird das Forms Add-on nahtlos in i-doit integriert. So wird genau gesteuert, welche Personen und Personengruppen auf Formulare zugreifen d├╝rfen. Wie immer wird dabei granular festgelegt, wer lesen, bearbeiten, erstellen, archivieren, l├Âschen und administrieren darf.

Forms Add-on: Rechtevergabe

Anwendungsf├Ąlle aus der Praxis

Informationen flie├čen aus vielen Quellen zusammenflie├čen. Die IT-Abteilung kann langfristig nicht allein f├╝r die Erfassung aller notwendigen Informationen verantwortlich sein. Andere Abteilungen sollen ebenfalls in der Lage sein, valide Informationen zu liefern.

Ein Beispiel ist die Abteilung f├╝r das Fahrzeugmanagement, die ├╝ber ein entsprechendes Formular neue Leasingfahrzeuge und Vertr├Ąge in der CMDB anlegt. Im Idealfall sind hier auch gleich Ansprechpersonen, Garantie- und Wartungszeitr├Ąume hinterlegt.

Ebenso k├Ânnte auch Anwendern ein Formular bereitgestellt werden, mit dem Sie in der Lage sind eigene Ger├Ąte wie z.B. Smartphones oder Notebooks registrieren zu k├Ânnen. Diese Daten k├Ânnen dann f├╝r Nebensysteme wie z.B. Mobile Device Management genutzt werden.

Vorteile auf einen Blick

  • Erstellen Sie auf einfache Weise Formulare ├╝ber das i-doit Webinterface
  • Nutzen Sie Formulardaten f├╝r die Erstellung neuer Assets.
  • Delegieren Sie Aufgaben an andere Abteilungen, Dienstleister oder Organisationen
  • Binden Sie erstellte Formulare ├╝ber einen Link in Intranet-Seiten ein oder teilen Sie sie ├╝ber Kommunikations- und Messengerdienste.
  • Stellen Sie eine valide Datenbasis in der CMDB sicher

Ihre Fragen zum Forms Add-on beantworten wir gerne unter sales@i-doit.com

Das neue i-doit pro Add-on Forms in K├╝rze

In diesem Video erfahren Sie, wie das neue Add-on funktioniert und wie Sie es zur Verinfachung Ihrer t├Ąglichen Arbeit einsetzen k├Ânnen.

Pattrick Bluhm - Mit-Autor des i-doit Blogs

Der Autor

Pattrick Bluhm ist zertifizierter IT-Projektmanager im Bereich ITSM, CMDB und IT-Dokumentation. Er konzipiert und plant Dokumentationsprojekte und f├╝hrt sie mit i-doit f├╝r mittelst├Ąndische Unternehmen in der DACH-Region um. Im Jahr 2020 ver├Âffentlichte er sein erstes Buch mit dem Titel "IT-Dokumentation - Projekte erfolgreich umsetzen".