Inventarisierung in i-doit mit QR-Codes

Die Inventarisierung wird oft als notwendiges Übel betrachtet. Geräte und sonstiges Inventar sind erst einmal aufzufinden. Anschließend werden über Stunden Daten mit Stift und Papier erfasst. Womöglich erfolgt am Ende noch die Übertragung der Daten in eine Excel-Tabelle. i-doit entlastet Sie hier. Für jedes Asset erstellt das System automatisch einen QR-Code. Der wird später über einen Etikettendrucker ausgedruckt und auf dem Gerät befestigt. Der nächsten Inventur steht somit nichts mehr im Weg.

Was ist ein QR-Code?

Der QR-Code ist ein zweidimensionaler Code, der von der japanischen Firma Denso Wave im Jahr 1994 entwickelt wurde. Ursprünglich fand dieses Format in der Automobilindustrie Anwendung. Der Automobilzulieferer Denso markierte mit diesen Codes die Bauteile, um die Logistikprozesse zu optimieren.

Aufgrund einer automatischen Fehlerkorrektur ist dieses Verfahren sehr robust und daher weit verbreitet. Gegenüber dem herkömmlichen Barcode können viel mehr Informationen in einem QR-Code hinterlegt werden. Das Anwendungsfeld wird beinahe beliebig erweitert. Heute findet sich dieses Code-Format in allen denkbaren Anwendungsfällen wieder. Ein weiterer Vorteil ist der direkte Zugriff auf die im Code hinterlegten Informationen. Daraus leitet sich auch der Name des Formats ab. „QR“ steht für „Quick Response“.

Was ist ein Barcode?

Ein Barcode besteht aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken. Darum wird er oft auch Strichcode, Balkencode oder Streifencode genannt. Der Begriff “Code” steht nicht etwa für die Verschlüsselung, sondern für das Abbilden von Daten in binären Symbolen. Der Nachteil gegenüber dem QR-Code ist der im Verhältnis deutlich geringere Informationsgehalt.

Barcodes enthalten meist als Streifen dargestellte Zahlenfolgen. So ist die bekannteste Anwendung der Barcodes im Groß- und Einzelhandel zu finden. Dort sind die Artikelnummern bzw. EANs als Barcode auf den Produktverpackungen angebracht.

Wie werden Barcodes / QR-Codes in i-doit erstellt?

Für jedes angelegte Asset erstellt i-doit automatisch einen QR-Code. Abhängig von den Einstellungen im Administrationsbereich enthält der QR-Code automatisch die gewählten Informationen.

Für jedes erstellte Objekt in i-doit wird automatisch ein QR-Code erzeugt.

Konfiguration der QR-Codes

QR-Codes sind unterschiedlich nutzbar. Je nach Anwendung enthält der generierte QR-Code unterschiedliche Informationen.

Variante 1: Aufruf des Objekts in i-doit

Beim Scannen des QR-Codes wird das Objekt direkt im Browser geöffnet. Dadurch sind Änderungen am Asset schnell durchgeführt oder Informationen verfügbar.

Variante 2: Übergabe von Informationen

Statt der Integration eines einfachen Links auf das Assets sind auch verschiedene Informationen aus dem Asset verwendbar. Dies schließt Seriennummern, Modell, Hersteller, Namen / Hostnamen und IP-Adressen mit ein.

Gestaltung von Etiketten

Sie haben die Möglichkeit, die druckbaren Etiketten mit Geräteinformationen zusätzlich zu ergänzen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zu Verfügung. Beispiel: Durch die Nutzung von %sysid% wird automatisch die SYS-ID des Assets auf dem Etikett verwendet.

Durch die Nutzung der Platzhalter werden Zusatzinformationen auf das Etikett gedruckt.

Die Platzhalter können einfach im Text Template eingefügt und individuell gestaltet werden.

Das QR-Printer Tool

Eine bequeme Art des Etikettendrucks ist über das i-doit QR-Code Printer-Tool zu realisieren. Der Vorteil: Informationen werden direkt über die Objekt-ID abgerufen. Die Verbindung zwischen dem Printer-Tool und i-doit erfolgt über das kostenfreie i-doit pro Add-on API.

Neben dem Abrufen der Informationen ist auch die Gestaltung der Etiketten mit dem QR-Printer-Tool möglich. Die Abstände, Ausrichtung und Größe des Etiketts sind frei wählbar. Auf Wunsch ist es möglich, ein Logo einzubinden. Zusätzlich ist die Position des QR-Codes konfigurierbar. Die Nutzung eines Proxy-Server ist ebenfalls möglich.

Die Verbindung zu i-doit und das Layout der Etiketten werden in den Einstellungen des QR-Printer-Tools konfiguriert.

Erfassung von Inventardaten

Die Kategorie “Buchhaltung” kann für alle Objekttypen in i-doit aktiviert werden. In dieser kann neben der Inventarnummer auch alle Informationen der Buchhaltung wie z.B. Bestell-, Liefer- und Rechnungsnummer erfasst werden. Zusätzlich kann die verwendete Kostenstelle und der Kostenträger eingetragen werden. Garantiezeiträume werden aus den vorhandenen Informationen automatisch errechnet.

Berichte für die Inventur

Mit dem i-doit Report Manager verfügen Sie über ein integriertes Tool, mit dem Sie alle Informationen in individuellen Berichten erfassen. Dadurch sind Sie in der Lage, alle Assets nach beliebigen Informationen, wie z.B. Standort, Anwender, Typ, Inventarnummer u.v.m. zu filtern.

In unserem Beispielreport haben wir alle Clients mit Standort Deutschland inklusive Inventarnummer, Bezeichnung, Datum der Erfassung, Objekttyp und Standort zusammengestellt.

Können auch Barcodes statt QR-Codes verwendet werden?

Um von QR-Codes auf Barcodes zu wechseln, finden Sie unter Verwaltung > Systemeinstellungen > Mandanteneinstellungen > QR-Code die entsprechenden Einstellungen.

Alternativ können auch unter Systemeinstellungen -> Experten-Einstellungen die folgenden Einträge hinzugefügt werden.