Bei der Vielzahl an Mobilfunk-Verträgen, Mobiltelefonen und den damit verknüpften SIM-Karten im Unternehmen kann man schnell die Übersicht verlieren. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verlassen das Unternehmen und neue Kollegen und Kolleginnen stoßen hinzu. Das bringt zusätzliche Komplexität in unsere Verwaltungsaufgaben. Grundsätzlich wäre die Einführung eines Mobile-Device-Managementsystems möglich.

Die meisten dieser Systeme verfügen über einen gigantischen Funktionsumfang, der in vielen Fällen gar nicht benötigt wird, sich letztendlich aber im Preis widerspiegelt. Wenn Sie Ihre Mobilgeräte und Verträge effektiv dokumentieren und verwalten möchten, erhalten Sie mit i-doit alle notwendigen Werkzeuge für die schnelle, vollständige Erfassung und zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten.

Vertragsmanagement

Die Basis unserer Dokumentation bildet die Erfassung unserer bestehenden Verträge. i-doit bietet hierfür bereits „out of the box“ den entsprechenden Objekttyp an. Vom Vertragsstart über die vertraglichen Konditionen bis hin zu den mitgelieferten Geräten und SIM-Karten lassen sich alle Informationen dokumentieren. Ziel sollte es sein, jene Vertragsdaten zu erfassen, die notwendig sind, um eine effektive Vertragsverwaltung im Unternehmen zu realisieren. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Der angelegte Vertrag beinhaltet alle Basisinformationen, die wir benötigen:

  • Vertragsnummer
  • Beginn und Ende des Vertrages
  • Vertragslaufzeit
  • Garantiezeitraum
  • Servicezeiten
  • Kündigungsfristen

Zudem können wir die Kosten nach „Kosten je Vertrag“ oder „Gesamt“ differenzieren. Das ist notwendig, wenn wir später mehrere SIM-Karten und Geräte einem Vertrag zuordnen möchten. Zusätzlich können wir das Zahlungsintervall (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) anpassen.

Benachrichtigungen bei Fristen

i-doit bietet außerdem die Möglichkeit, uns per E-Mail über einen auslaufenden bzw. sich der Kündigungsfrist nähernden Vertrag zu benachrichtigen. Das erlaubt uns, Verträge rechtzeitig zu verlängern oder bei Bedarf zu kündigen.

Vertragskonditionen im Überblick

Es bietet sich an, die groben Rahmendaten eines Vertrages zu erfassen, um sich schnell einen Überblick verschaffen zu können. In diesem Fall haben wir uns dafür entschieden, Informationen zu den im Vertrag enthaltenen Flatrates zu erfassen. Sie können diese Informationen weiter ergänzen, indem Sie z. B. Preise pro Minute angeben.

Verfügbarkeit der Vertragsunterlagen

i-doit bietet die Möglichkeit, auch verschiedene Dokumente in der Datei zum Vertrag zu hinterlegen. So können Sie wichtige Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Anlagen, Korrespondenzen oder die Verträge selbst hochladen und dem entsprechenden Datensatz zuordnen. Die Dokumente sind praktischerweise im selben System verfügbar und können von der bearbeitenden Person bei Bedarf und jederzeit abgerufen werden.

SIM-Karten-Verwaltung

Zu jedem unserer Mobilfunkverträge erhalten wir üblicherweise eine oder mehrere SIM- bzw. eSIM-Karten. Diese ordnen wir dem zugehörigen Vertrag zu. Dadurch schaffen wir die Möglichkeit, SIM-Karten zwischen Geräten auszutauschen, ohne Änderungen am Vertrag vornehmen zu müssen. Zur Dokumentation der SIM-Karten gehört auch die Auflistung der Persönlichen Identifikationsnummer (PIN). Im Falle, dass die PIN dreimal falsch eingegeben wurde, ist der PUK (Personal Unblocking Key) sofort abrufbar.

Einfacher Wechsel von Geräten und Nutzern

Mobilfunkgeräte wechseln zwar betriebsintern eher selten den Besitzer, beim Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin aus dem Arbeitsverhältnis wird dieser Wechsel jedoch zwangsläufig notwendig. i-doit reduziert den Verwaltungsaufwand dabei deutlich.

Bei einem Personal- oder Gerätewechsel genügt es, die verantwortliche Person auf dem Gerät zu ändern. Zusätzliche Änderungen sind grundsätzlich nicht notwendig. Wenn Sie eine Übergabe der Geräte per Protokoll dokumentieren möchten, empfehlen wir das i-doit Dokumente-Add-on, um mit wenigen Klicks die notwendigen Übergabeprotokolle zu erstellen.

Beispiele für Übergabe- und Rücknahmeprotokolle finden Sie im folgenden Blogartikel. In der Online-Demo (User: admin, Passwort: admin) können Sie auch entsprechende Vorlagen für das Dokumente-Add-on herunterladen.

Bestand und Auswertungsmöglichkeiten

i-doit stellt mit dem Report-Manager ein integriertes Tool zur Verfügung, das nahezu unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten bietet. Auf diese Weise können Sie Berichte exakt nach Ihren Vorgaben zusammenstellen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Hier möchten wir Ihnen zwei bewährte Beispiele aus unserer Praxis zeigen.

Nutzer, Geräte und Verträge

Für den schnellen Überblick bietet sich eine Übersicht an, in der wir die jeweiligen Nutzer und Nutzerinnen mit ihren Mobilfunkgeräten und ihrer Telefonnummer sowie den zugewiesenen bzw. abgeschlossenen Vertrag und das Vertragsende darstellen.

Vertragsdaten

Für eine detaillierte Übersicht der Vertragsdaten ist es zweckmäßig, einen eigenen Report zu erstellen. In diesem sind neben den monatlichen Kosten auch Informationen über den Vertragspartner und die jeweiligen Vertragsinhalte enthalten. 

Den kompletten Lebenszyklus managen

Mit i-doit können Sie Ihre Mobilfunkgeräte, SIM-Karten und Verträge vollständig und kostengünstig dokumentieren, ohne dass Sie auf ein oft teures Mobile-Device-Managementsystem zurückgreifen müssen. Von der Ausgabe der Geräte oder neuen Vertragsabschlüssen bis hin zur Abgabe oder Verschrottung können Sie den kompletten Lebenszyklus ganz unkompliziert erfassen. Zusätzlich können Sie alle eingetragenen Informationen umfangreich auswerten und in Ihre zukünftigen Planungen und Änderungen einbeziehen. 

Wenn Sie mehr über i-doit erfahren möchten, steht Ihnen unser Expertenteam gerne zur Verfügung.

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