Microsoft Office ist längst zur Standardsoftware in vielen Unternehmen geworden. Auch wenn es heute viele Alternativen zur Büro-Suite aus Redmond gibt, greifen die meisten Anwender zur bekannte Microsoft-Lösung. So ist es nicht außergewöhnlich, dass für viele Aufgaben die Tabellenkalkulation Excel verwendet wird. Schließlich ist die Software vergleichsweise einfach zu bedienen und nützlich für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle.

Auch in den IT-Abteilungen – vor allem kleinerer Unternehmen – ist Excel oftmals die Anwendung der Wahl, wenn es um die Erstellung einer IT-Dokumentation geht. Die Daten zu Software und Technik werden einfach in einer Excel-Tabelle hinterlegt, die von den beteiligten Mitarbeitern – hoffentlich – aktuell gehalten wird. Zur Unterstützung bietet das Internet passende Vorlagen. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeit einer hybriden Anwendung aus Excel-Tabellen und IT-Dokumentation.

IT-Dokumentation im Team

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher wird es, dass mehrere Mitarbeiter an der Dokumentation der IT-Landschaft arbeiten. Diese Aufgabe mit Microsoft Excel zu lösen kann sich schnell als ineffizient entpuppen. Denn einfache Dateien haben gleich mehrere Nachteile:

Dateien eignen sich nicht als Datenbanken
Auf eine Datenbank können mehrere Nutzer gleichzeitig zugreifen. Auf eine einfache Datei, auch wenn diese vielleicht zentral abgelegt wird, kann immer nur ein einzelner Nutzer Zugriff haben. Auch wenn Office aus der Cloud mittlerweile Funktionen zur Kollaboration mitbringt, bleiben damit viele Themen offen. Zum Beispiel die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und auch der Schutz heikler Information vor der Einsicht Dritter. Soll die Konfiguration aller Server, Datenbanken Zugriffsdaten wirklich einem Office Dokument anvertraut werden?

Häufig werden diese Nachteile durch einen weiteren Nachteil ausgeglichen: jeder Nutzer legt sich seine eigene Datei an. So können schnell inkompatible und unvollständige Teildokumentation entstehen.

Dateien haben nicht die Funktionalität einer modernen CMDB
Alle in Excel abgelegten Informationen bleiben, was sie sind: tabellarisch geordnete Daten, die nur wenig Mehrwert bieten. In einer Configuration Management Database hingegen werden alle abgelegten Objekte miteinander in Beziehung gesetzt. Abhängigkeiten und Zuständigkeiten sind auf einen Blick zu erkennen. Gerade in den Bereichen Compliance und Informationssicherheit ist eine solche Funktionalität essentiell.

Excel-Tabellen bieten keine 360°-Sicht
Jede noch so gut gepflegte Excel-Datei kann im Falle einer IT-Störung ein Informationshindernis sein. Ist die Tabelle wirklich aktuell und der einzige Sammelpunkt aller wichtigen Informationen? Gerade in Störungssituationen sind Informationen zu Prozessen, Beteiligten und Ansprechpersonen bares Geld wert. In einer CMDB sind diese Angaben stets mit den entsprechenden Assets und CIs verknüpft und auf Knopfdruck verfügbar.

Excel kann nicht alle Anforderungen einer IT-Dokumentation erfüllen
Die Kernaufgabe von Excel und anderen Tabellenkalkulationen ist die Aufnahme und Verarbeitung von Daten, die sich tabellarisch erfassen lassen. Mehr bietet eine solche Anwendung in der Regel nicht. Mit einer professionellen IT-Dokumentation lassen sich viele weitere Aufgaben erledigen. Sie können zu jedem Asset Dokumente hinterlegen und Notfallhandbücher drucken. Ein solches System ermöglicht Risikoanalysen, IT-Lifecycle-Management und vieles mehr. Das alles kann Excel nicht bieten.

Aber kann es nicht auch gute Gründe geben, für die IT-Dokumentation eine Tabellenkalkulation einzusetzen?

Best of both worlds: i-doit meets spreadsheet.

Wie bereits erwähnt, ist eine Tabellenkalkulation zweifellos bestens dafür geeignet, mit Massendaten umzugehen. Als Nutzer einer solchen Software haben Sie sich vielleicht auch an die Bedienung und Darstellung der Daten gewöhnt. Und so kann sich das Gefühl einstellen, dass die Verwaltung solcher Daten in einer anderen Umgebung nicht den gleichen Komfort bietet.

Für jede Organisation ist jedoch eine zentrale IT-Dokumentation unerlässlich. Vor allem, wenn die Dokumentation dabei helfen soll, die Unternehmens-IT wirtschaftlich und in Einklang mit geltenden Bestimmungen zu betreiben, ist einer professionelle Lösung immer der Vorzug zu geben. 

Warum also nicht die Vorteile beider Welten kombinieren?

Die beliebten Tabellen wurden über Jahre in vielen Iterationen optimiert. Diese einfach durch eine zentrale Lösung zu ersetzen ist häufig mit intensiver Überzeugungsarbeit verbunden. Zusätzlich weckt eine solch bedeutende Veränderung oftmals den Widerstand der Projektbeteiligten. Ein Zwischenweg, die Nutzung von Excel als Frontend und eine professionelle Datenbanklösung als Backend, könnte manche Projektsituation entschärfen.

VBA, JSON und i-doit

Um den Freunden von Microsoft Excel zu helfen, haben wir eine Lösung entwickelt, mit der Sie Daten aus i-doit abfragen und in einem Excel Spreadsheet darstellen können. Alles, was Sie dazu benötigen, sind ein paar Zeilen VBA-Code und den VBA/JSON-Konverter, den Sie über GitHub herunterladen können.

Danach fehlen noch ein paar kleine Einstellungen in i-doit und der entsprechende VBA-Code, um Daten direkt aus i-doit in Excel zu exportieren.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie in unserer Knowledge Base.

Excel und i-doit: Die Zukunft

Die Lösung, Daten aus i-doit direkt in Excel anzuzeigen, ist sicher eine Hilfe für viele Anwender, die sich nicht von Ihrer Tabellenkalkulation trennen möchten. Doch es ist uns natürlich bewusst, dass dies noch keine ausgereifte Methode ist. Denn die Möglichkeiten, die sich dahinter verbergen, gehen noch viel weiter.

Wenn es Ihre internen Prozesse erlauben, ist es denkbar, die aus i-doit extrahierten Daten in Excel zu verändern und anschließend wieder strukturiert in Ihr i-doit zurückzuschreiben. Technisch ist dies kein Problem.

Denkbar ist auch, die Dokumentationsarbeit mittels dieser Technik aufzuteilen. Jeder Ihrer KollegInnen, die mit dem Thema “IT-Dokumentation” befasst sind, bekommt einen Teil der Daten durch einen Export zugewiesen. Dieser Teil kann dann unabhängig bearbeitet und anschließend wieder mit den anderen Teilen in i-doit zusammengeführt werden. So lassen sich kleine Arbeitspakete zusammenstellen, die schnell beendet werden können.

Eine Aufgabe für Entwicklungspartner

Eine weiter reichende Lösung für die Zusammenarbeit von i-doit mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationen zu finden ist eine anspruchsvolle, aber auch durchaus spannende Aufgabe. Wir möchten jeden unserer Anwender, der dieses Problem lösen möchte, ausdrücklich dazu ermuntern, selbst aktiv zu werden und i-doit Entwicklungspartner zu werden. Niemand kann ein Problem besser lösen als diejenigen, die selbst davon betroffen sind. Und vielleicht möchten Sie ja die der Entwickler von “Excel4i-doit” werden. Die i-doit Gemeinschaft wird sich auf Ihre Ideen freuen.

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