Jeder kennt sie und hat schon einmal mit ihr zu tun gehabt: Die Tabellenkalkulation. Super-einfach zu bedienen, schnell ist ein neues Dokument erstellt. Für die IT-Dokumentation hat jede und jeder zumindest einmal mit einem leeren Blatt begonnen, im Web nach Vorlagen gesucht, wieder und wieder die Struktur angepasst, neue Felder hinzugefügt. Mit welchem Ergebnis? Sie lesen diesen Artikel!
Excel und Co eignen sich nicht zur IT-Dokumentation im Team. Dateien eignen sich nicht als Datenbanken. Sie ermöglichen nicht das, was eine moderne CMDB ausmacht: Relationen, 360° Blick auf die IT, Benutzerberechtigungen. All das wird auch benötigt, nicht nur Zeilen und Spalten. Gesammelte Informationen nutzbar machen, eine möglichst hohe Automatisierung der Prozesse findet sonst leider nicht statt.
Best of both worlds: i-doit meets spreadsheet.
Der Umgang mit Massendaten ist unzweifelhaft in Tabellenkalkulationen top gelöst. Wir haben uns so sehr an die exzellente Darstellung und gut eingeübte Bedienung gewöhnt; das Hantieren mit den gleichen Daten in einer anderen Datenbank-Applikation wie i-doit kommt gefühlt nicht an den gewohnten Komfort heran. Kein Weg führt jedoch an einer zentralen Dokumentationslösung vorbei, das wissen wir, das predigen wir, das erleben wir täglich bei tausenden Kunden. Doch warum nicht beide Welten und Vorteile kombinieren?

In jeder Organisation gibt es Excel-Tabellen mit Fragmenten der IT-Dokumentation

Das beste aus beiden Welten zu kombinieren, das wünschen sich viele Anwender. Tabellen wurden über Jahre in vielen Iterationen optimiert, dass der Schritt hin zu einer zentralen Lösung große Überzeugungsarbeit bedeutet. Auch wir von i-doit sind uns der Tatsache bewusst, und suchen ständig nach Lösungen um die Arbeit rund ums Dokumentieren noch weiter zu vereinfachen. Warum nicht einfach weiterhin Excel-Tabellen verwenden, diese jedoch mit aktuellen und sauber aufbereiteten i-doit Daten befüllen?

Beispiel-Code und Anleitung in der Knowledge Base

Wir haben uns ins Labor gesetzt und mit Excel und VBA beschäftigt. Heraus kam die Möglichkeit i-doit Daten direkt aus Excel abzufragen, darzustellen, damit weiter zu arbeiten. Hier schlummern jedoch noch ganz andere Anwendungsfälle. Daher haben wir uns entschlossen die Beispiele unserer Community und den Entwicklungspartnern zur Verfügung zu stellen.
Nicht ausgeschlossen, dass in naher Zukunft Add-ons auf dieser Basis entstehen?

Entwicklungspartner: Übernehmen Sie!

An Ideen mangelt es nicht. Der Anfang ist gemacht. Als nächsten Schritt könnte man sich vorstellen, Daten strukturiert in i-doit zurück zu schreiben. Vorausgesetzt der Prozess gestattet dies: technisch ist das machbar!
Oder: Warum nicht die Dokumentationsarbeit im Team verteilen: Teile der Daten an Team A übergeben, andere Datenbereiche an Team B, usw. So werden aus großen Arbeitspaketen und Datenwüsten kleine, schnell lösbare Dokumentations-Häppchen. Auch das Darstellen der Daten an Kunden, Abteilungen, Bereiche stellt sich mit Hilfe dieser Technik einfach dar.