Pattrick Bluhm
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Ihre IT-Systeme durchlaufen – wie jedes andere Produkt – einen Lebenszyklus. Wird Ihre IT-Infrastruktur größer, vergrößert sich der Aufwand (und somit die Kosten) für die Administration. Vor allem wenn Sie Kundensysteme verwalten, muss Ihr Dienstleistungsspektrum alle Phasen dieses Lebenszyklus effektiv abdecken können. Innerhalb dieser Phasen müssen Sie viele Prozesse einhalten und Tätigkeiten durchführen. Dies kann von Kundenvorgaben abhängig sein, von betriebsinternen Anforderungen oder auch von gesetzlichen Vorgaben.
Um dieses IT Lifecycle Management serviceorientiert umzusetzen, hat sich IMAC/R/D im IT-Management als Standard durchgesetzt. Das Kürzel „IMAC“ steht hierbei für „Install, Move, Add, Change“ und bezeichnet die Phasen in der Prozesskette, die sich in jeder IT-Organisation täglich wiederholt. Um die gesamte Prozesskette vollständig abzudecken, werden meist noch die Abkürzungen „R“ (Remove) und „D“ (Dispose) ergänzt. Damit wird die (stets notwendige) Entfernung bzw. Entsorgung von Geräten zu dieser Prozesskette hinzugefügt.
Das IMAC/R/D-Modell wurde ursprünglich für die Einführung, Steuerung und Aussonderung von Arbeitsplatzgeräten genutzt. Dieses Modell können Sie jedoch prinzipiell auf jedes andere Asset im Configuration Management anwenden.
Im Rahmen dieser Prozesse fallen sehr viele Informationen an, die sofort in die IT-Dokumentation überführt werden müssen. Wir zeigen Ihnen am Beispiel eines Servers, wie Sie die jeweiligen Prozesse in i-doit umsetzen und dokumentieren können.
Wir haben gemeinsam mit unseren Development-Partnern die Abläufe entlang dieser Prozesskette sehr genau analysiert. So sind für viele Spezialaufgaben Add-ons entstanden. Durch deren Einsatz wird die Aktualisierung der Daten in i-doit noch weiter vereinfacht.
Der Lebenszyklus eines Systems beginnt mit der Beschaffung, dem Aufbau, der Installation und Inbetriebnahme. Dazu können Sie das Gerät in i-doit als Objekt in der entsprechenden Kategorie anlegen. Sie können dem neuen Objekt hier bereits verschiedene Eigenschaften (z.B. Informationen zur Hardware, dem Standort, installierte Software uvw.) hinzufügen.
Die Install-Phase schließt auch den Funktionstest des Systems mit ein. Prüf- und Abnahmeprotokolle sowie Belege, Lieferscheine und Rechnungen können Sie einfach in der Kategorie “Dateien” hinzufügen.
Ihr neu eingeführtes System muss auch Inventarisiert werden. Dazu vergeben Sie in der Kategorie Buchhaltung eine Inventarnummer.
Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, einen automatisch generierten QR-Code auszudrucken und auf dem Gerät zu befestigen. Dadurch können Sie durch einfaches scannen des QR-Codes die Geräteseite in i-doit öffnen.
Die Verortung eines Gerätes (Standort wählen und speichern) gehört zu den Standardfunktionen von i-doit. Beim Installieren von Software unterstützt Sie i-doit auf mehreren Wegen.
Zum einen können Sie die Steuerung des automatischen Rollouts mithilfe des Events-Add-ons realisieren. Mit diesem Add-on automatisieren Sie beispielsweise Scripte und Drittsoftware wie Ansible oder Docker.
Andererseits wird das Software- und Lizenzmanagement durch Importieren der entsprechenden Informationen aus Discovery-Tools wie JDisc unterstützt.
Systeme und Geräte verbleiben während Ihres Lebenszyklus nicht immer am selben Ort. Sie wechseln den Raum oder werden in einem anderen Serverschrank eingebaut. Manche Geräte werden an eine andere Abteilung oder an Kunden übergeben und ggf. erneut geprüft.
Mit i-doit können Sie den physischen und den logischen Standort erfassen. Der Unterschied: Das Gerät „Server“ ist physisch in einem Ihrer Rechenzentren verbaut. Logisch ist der Server jedoch Ihrem Kunden zugeordnet, da er diesen als Service von Ihnen bezieht. So können Sie einfach zwischen dem tatsächlichen Standort (physisch) und dem Ort der erbrachten Dienstleistung (logisch) differenzieren.
Wenn ein Gerät umziehen soll, werden in der Regel zahlreiche Prozesse angestoßen. Der Auftrag muss erstellt werden, das Gerät muss abgebaut und verpackt, transportiert, aufgebaut und ggf. neu konfiguriert werden. Auch hier lassen sich alle Dokumente, die in diesen Prozessen entstehen, im Objekt in i-doit dokumentieren. Über das Logbuch kann zudem nachvollzogen werden, auf welcher Grundlage das Gerät umgezogen wurde.
Je größer eine Organisation wird, desto häufiger kommt der Umzug von Hardware vor. Um Sie bei dieser Routineaufgabe zu unterstützen, können Sie i-doit um das Umzugs-Add-on erweitern, welches diese Fälle abdeckt. Personen, Arbeitsplätze und das damit verbundene Equipment ordnen Sie mit wenigen Mausklicks in der CMDB einem neuen Raum zu.
Anforderungen an ein System können sich im Laufe der Zeit ändern. Wenn die vorhandenen Ressourcen nicht mehr ausreichen, wird zusätzliche Hard- oder Software benötigt. In der Phase „Add“ geht es somit um die Erweiterung von Systemen. Um diese Erweiterungen zu dokumentieren, fügen Sie in i-doit die Komponenten (Hard- und Software) einfach zum System hinzu.
Dies schließt verwendete Lizenzen, Versionen und Varianten mit ein. Wenn vorhandene Funktionen erweitert oder neue Software eingeführt wird, ist eine Einweisung oder Schulung des Anwenders notwendig.
Dazu bietet es sich an, eine benutzerdefinierte Kategorie zu erstellen, die diese Einweisungen auflistet. Ein praktischer Nebeneffekt: Sie können nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wen und an welchem Tag eingewiesen hat.
In der Phase 4 geht es um Änderungen an der bestehenden Hardware und Software. Betriebssysteme müssen aktualisiert, defekte Hardware ausgetauscht, Datensicherungen und -rücksicherungen durchgeführt oder Einstellungen in einer Software geändert werden. Das Tagesgeschäft eines jeden Systemhauses. Alle Änderungen an Systemen und Geräten werden automatisch im Logbuch erfasst. Sie können so genau nachvollziehen, wann Änderungen durchgeführt wurden. Außerdem sehen Sie, wer die Änderungen durchgeführt hat und aus welchem Grund (Auftrag, Servicevertrag) sie gemacht wurden.
In i-doit können Sie jede Änderung mit einem Kommentar zu den Details der durchgeführten Änderung versehen.
Eine einfache Lösung für das strukturierte Changemanagement ist die Verwendung von Aufgaben im Workflow-Add-on. Diese Erweiterung sendet auch automatische Benachrichtigungen aus. Das ITIL Changemanagement wird mit dem RfC-Add-on abgebildet.
Mit Änderungen an Hard- und Software wird auch das Thema Impact-Analysen aktuell. Wenn Sie eine Komponente verändern, möchten Sie bereits im Vorfeld wissen, wie sich diese Änderung auswirken könnte. Zu diesem Zweck setzen Sie das Analyse-Add-on ein. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit von „Was-Wäre-Wenn-Analysen“ (Impact-Analysen). Damit erkennen Sie die Auswirkungen von Veränderungen sofort, noch bevor diese durchgeführt wurden.
Diese Phase beinhaltet alle Prozesse vom Entfernen von Komponenten bis zum vollständigen Abbau bzw. der Deinstallation. Durch die lückenlose Dokumentation Ihrer Prozesse in den vorangegangen Phasen können Sie Eigenschaften, Komponenten und Software einfach entfernen. Für den Abbau und Abtransport der Systeme bietet es sich an, wieder eine Benutzerdefinierte Kategorie zu erstellen. In dieser erfassen Sie dann nachhaltig diese Informationen.
Im Fokus steht in dieser Phase vor allem die Nachweispflicht. Eine Festplatte etwa können Sie allein aus Datenschutzgründen nicht einfach entsorgen. Durch das Entfernen von Komponenten und Software können außerdem kritische Geschäftsprozesse beeinträchtigt werden oder gänzlich ausfallen. Das wiederum kann zu berechtigten Schadensersatzansprüchen der Kunden führen.
Um Ihnen diese zusätzlichen Dokumentationsaufgaben zu erleichtern, können Sie mit i-doit das Entsorgungs-Add-on verwenden.
Am Ende ihres Lebenszyklus müssen Sie Geräte und Systeme aus dem Bestand entfernen.
Dies umfasst eine umweltgerechte Entsorgung, das Recycling oder die Wiederaufarbeitung. Auch hier ist wieder genau zu dokumentieren, zu welchem Zeitpunkt ein Gerät entsorgt wurde und wer dies getan hat.
Nach der Entsorgung könnten Sie dieses Objekt einfach löschen. Zur Dokumentation des Lebenszyklus ist das aber nicht empfehlenswert. All die Informationen, die Sie in den früheren Phasen dokumentiert haben, würden hierdurch verloren gehen.
Um das Gerät aus dem Bestand zu entfernen, ändern Sie stattdessen den CMDB-Status des Systems. Setzen Sie ihn von “In Betrieb” auf “verschrottet”,“gelagert” oder “außer Betrieb”. Zusätzlich sollten Sie den physischen oder logischen Standort des Geräts ändern und die entsprechenden Belege mit anhängen. Ob das Einzel- oder Listennachweise für mehrere Geräte sind, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass Sie Ihrer Nachweispflicht nachkommen und diese dokumentiert ist.
Wir empfehlen Ihnen dringend nach der “Entsorgung” eines Systems dieses weiterhin in Ihrer IT-Dokumentation zu führen. Nicht selten kommen Monate später Fragen zu diesem System auf. Haben Sie das entsprechende Objekt gelöscht, stehen keine Informationen mehr bereit. Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeit der Archivierung in i-doit.
Das IMAC/R/D-Modell und i-doit passen einfach zusammen. Sämtliche Prozesse Ihres IT Lifecycle Managements können Sie vollständig koordinieren und dokumentieren. Somit können Systeme zeitsparend eingeführt, punktgenau gesteuert und am Ende Ihres Lebenszyklus fachgerecht entsorgt werden.
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