Der Configuration Management Plan (CMP)

Ein Dokumentationsprojekt ist meist umfangreicher als die meisten Fach- und FĂŒhrungskrĂ€ften im ersten Schritt annehmen. Neben der Ermittlung des Umfangs der Dokumentation ist klar zu definieren, welche Ziele erreicht werden sollen. Wie soll zukĂŒnftig dokumentiert werden? Welche Prozesse sind anzupassen oder neu zu entwickeln?

Ohne klare Ziele, Verantwortliche und Struktur wird das Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit in Verzögerungen und Fehlplanungen enden. Es gilt das Projekt einzugrenzen. Die Inhalte, Ziele, Rollen und Meilensteine sollen fĂŒr alle VerstĂ€ndlich aufbereitet und in einem Dokument zusammengefĂŒhrt werden: Im Configuration Management Plan (CMP).

Kernvorteile durch den Einsatz eines CMP: 

  • Alle offenen Fragen und Definitionen werden vor der Umsetzung geklĂ€rt
  • Dadurch kann die Planungsphase optimal gestaltet werden
  • Sie verfĂŒgen ĂŒber eine klare Definition dessen was erreicht werden soll
  • Projektdokument fĂŒr den Start und den Betrieb
  • Planungs- und zielgerichteter Abschluss ihres Projektes

Der CMP sollte daher grundsÀtzlich folgende Fragen beantworten:

  • Welche Assets und Informationen mĂŒssen dokumentiert werden?
  • Welche Ziele gilt es zu erreichen? Welche Verbesserungen sollen gegenĂŒber dem Ist-Zustand erreicht werden?
  • Wer hat welche Rolle und Funktion im Projekt und darĂŒber hinaus?
  • Wie und was wird dokumentiert? MĂŒssen neue Prozesse geschaffen oder bestehende angepasst werden?
  • Welche Meilensteine im Projekt wurden festgelegt und bis wann mĂŒssen diese abgeschlossen werden?

Sie sehen, viele Fragen und Anforderungen mĂŒssen bereits vor der Planungsphase identifiziert und geklĂ€rt werden. Andernfalls werden Sie spĂ€testens in der Umsetzung auftauchen und den weiteren Projektverlauf verzögern. Der CMP ist somit die Dokumentation der Dokumentation, Ihre Projektakte. Hier verankern sie alle Use Cases die durch die Dokumentation abgedeckt werden sollen.

Strukturiert zum Ziel

Hinterfragen Sie am Anfang des Projekts Ihre Motivation:

  • Warum haben Sie sich fĂŒr den Einsatz einer Lösung zur IT-Dokumentation entschieden?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • An welchen Stellen fehlen wichtige Informationen?
  • In welchen Prozessen werden diese Informationen dringend benötigt?
  • Welchen Problemen mĂŒssen Sie sich primĂ€r stellen?
  • VerfĂŒgen Sie ĂŒber Systeme, die automatisch Daten erfassen?
  • Welche Daten könnten automatisiert in die IT-Dokumentation ĂŒbertragen werden, diese aktualisieren und somit Ihre Mitarbeiter entlasten?

Eine zentrale IT-Dokumentation soll primĂ€r Verzögerungen in Prozessen minimieren und die QualitĂ€t der Daten verbessern. Also sind vor allem jene Bereiche entscheidend, in denen – nach aktuellem Stand – hĂ€ufig nach Informationen gesucht oder Kollegen befragt werden mĂŒssen.

Die GrĂŒnde fĂŒr Verzögerungen können völlig unterschiedlich sein. Benötigte Informationen werden nicht gefunden, ein direkter Zugriff auf Systeme ist nicht möglich ist oder Informationen liegen unsortiert auf diversen Netzlaufwerken. Teilweise befinden sich die Informationen auch nur in den Köpfen einzelner Spezialisten. Diese Informationen sind ebenfalls zentral in einer fĂŒr alle verfĂŒgbaren Lösung zu erfassen.

Die Ziele des Projektes ergeben sich primĂ€r aus den Problemen, die Sie durch die Dokumentation lösen wollen. Hinterfragen Sie zu Beginn des Projektes genau diese Probleme. Definieren Sie aus diesen heraus Ihre Use Cases und deren Lösungen. Setzen Sie fĂŒr alle ihre Ziele auch eine PrioritĂ€t fest. So legen Sie spĂ€ter eine Reihenfolge fest, in der diese umgesetzt werden können. Wichtige Probleme zuerst, “Nice to Have” spĂ€ter.

Es gilt der Grundsatz: “Alle Informationen in einer Dokumentation generieren einen Nutzen.”

Rollen und Funktionen festlegen – Wer ?

Eine Dokumentation braucht eine Organisation, die diese trĂ€gt. Schaffen Sie organisatorische Rahmenbedingungen. Die Dokumentation schreibt sich in der Regel nicht von selbst. FĂŒr die EinfĂŒhrung und fĂŒr den spĂ€teren Betrieb brauchen Sie verschiedene Rollen und Funktionen. Sie benötigen definierte Verantwortlichkeiten. Legen Sie fest, wer fĂŒr welchen Bereich in der Dokumentation zustĂ€ndig ist. Nur das sorgt wĂ€hrend der EinfĂŒhrung und auch im spĂ€teren Betrieb fĂŒr Verbindlichkeiten.

FĂŒr den Betrieb und die Pflege mĂŒssen Prozesse definiert werden. Diese sorgen spĂ€ter dafĂŒr, dass Informationen ihren Weg nicht nur initial in die Dokumentation finden, sondern auch fortlaufend gepflegt werden. Definieren Sie hier, wie Sie es schaffen, dass die Informationen ĂŒber VerĂ€nderungen Ihrer IT-Landschaft nicht versickern. Diese Daten mĂŒssen ĂŒber Prozesse in die Dokumentation einfließen. Diese Prozesse versehen Sie mit Personen und Verantwortungen.
Machen Sie sich bewusst: Es werden AufwĂ€nde entstehen und Sie mĂŒssen entsprechende Ressourcen zur VerfĂŒgung stellen.

Im CMP definieren wir das Projektteam fĂŒr die EinfĂŒhrung und auch fĂŒr den spĂ€teren Betrieb. In der Regel sind die AufwĂ€nde an Dokumentationsleistungen in der EinfĂŒhrungsphase höher als im spĂ€teren Betrieb. Dies ist entsprechend zu trennen und zu berĂŒcksichtigen.

Das Projektteam sollte so frĂŒh wie möglich in das Projekt einbezogen und bei der Definition der Ziele beteiligt werden. Die Beteiligten kennen wichtige Anforderungen an die Lösung und werden so frĂŒh in die Entscheidungsfindung einbezogen. Das steigert die Akzeptanz des Projekts. Bei der EinfĂŒhrung einer neuen Lösung, die spĂ€ter von allen genutzt werden soll, ist es wichtig, dass sich alle Nutzer “abgeholt” fĂŒhlen!

Erfassung und Pflege von Systemen und Informationen – Wie?

Zu Beginn des Projektes sollten Sie festlegen, wie die Erfassung von Informationen stattfinden soll. Hier definieren Sie wichtige Grundlagen, die Sie fĂŒr die Umsetzung benötigen.

Wichtige Standards sind hier z. B.:

Definition eines Namensschemas

Bei der Benennung von Objekten sollte auf Eindeutigkeit geachtet werden. Wollen Sie Etagen in GebĂ€uden in die Dokumentation aufnehmen und haben mehrere GebĂ€ude im Unternehmen? Dann ist es nicht hilfreich, wenn jede erste Etage in den unterschiedlichen GebĂ€uden “Etage 1” heißt. Eine Bezeichnung wie „G01E01“ sagt hingegen viel mehr aus.

Die Entwicklung eines oder mehrerer Schemata ist sinnvoll. Beachten Sie bitte: die Definition sollte in der Planungsphase abgeschlossen sein. 

Inventarisierung

Nutzen Sie noch kein Tool zur Inventarisierung, sollte innerhalb des CMP festgelegt werden, wie der Prozess der Inventarisierung ablaufen soll:

  • Auffinden der GerĂ€te
  • Vorgang der Inventarisierung
  • Informationen, die auf ein Label gedruckt werden mĂŒssen
  • Verantwortliche fĂŒr die einzelnen (oder alle) Aufgaben
  • Aufnahme in die Dokumentation.

Schaffen Sie klare Vorgaben. Sie legen damit den Grundstein fĂŒr eine einheitliche und vollstĂ€ndige Datenlage.

Lebenszyklus

Legen Sie auch fest, ab wann kĂŒnftig Daten ihren Weg in die Dokumentation finden. Dies kann bereits in der Planungsphase geschehen, im Bestellprozess oder auch erst wĂ€hrend der Inbetriebnahme. Genauso wichtig ist die Antwort auf die Frage, wie mit den Dokumentationsdaten umzugehen ist, wenn z. B. GerĂ€te außer Betrieb genommen werden. Machen Sie sich schon frĂŒhzeitig Gedanken darĂŒber. Wie muss der Informationsfluss aussehen, um Ihre Anforderungen umzusetzen? Wie soll der Lebenszyklus ihrer Dokumentationsdaten umgesetzt werden?

Umfang der Dokumentation festlegen – Was?

Informationen sichten und definieren

In der Regel starten Sie nicht auf der grĂŒnen Wiese. Sie haben schon vorhandene Informationsquellen, die Sie innerhalb des Projektes sichten, bewerten und nutzen können.

Welche Dokumentationen sind bereits vorhanden?

Bewerten Sie, welche QualitĂ€t die vorhandenen Daten haben und ob diese einen Nutzen erbringen. Wie sieht es mit der Genauigkeit und der AktualitĂ€t aus? Sind die Daten veraltet oder ungenau, sehen Sie von einer direkten Übernahme ab.

Liegen die Informationen im richtigen Format vor?

Unterschiedliche Schreibweisen, lĂŒckenhafte Listen oder unstrukturierte Daten mĂŒssen vor einer Übernahme in die Dokumentation ĂŒberarbeitet, angepasst und fĂŒr importfĂ€hig gemacht werden. Hier sollten Sie darauf achten, dass Ihr Namensschema Anwendung findet.

Dritt-Anwendungen integrieren

Definieren Sie mögliche externe Datenquellen. Wenn Sie z. B. bereits ein Asset-Tool einsetzen, in dem sich aktuelle Inventardaten befinden, sollten Sie festlegen, ob und wie Sie diese Informationen nutzen wollen. Von der manuellen Übernahme bis hin zur Integration ĂŒber eine Schnittstelle gibt es viele Möglichkeiten, den Informationsfluss zu gestalten.

Einfache Excel-Listen können importiert und abgelöst werden. Systeme, die Assetdaten halten, können ĂŒber vorhandene Schnittstellen weiterhin genutzt werden. Lösen Sie Systeme durch das Projekt ab, geht es innerhalb des CMP um die DatenĂŒbernahme. Sollen diese Systeme hingegen weiterhin genutzt werden, geht es um die Definition der Schnittstellen und die Fließrichtung der Informationen. Halten mehrere Systeme parallel denselben Datenbestand, legen sie fest, welches das fĂŒhrende System ist. Dieses wird dann zur Quelle, um die ĂŒbrigen Systeme mit Daten zu versorgen.

Was soll dokumentiert werden?

Legen Sie detailliert fest, welche Objekttypen benötigt werden und welche Kategorien bei diesen eingesetzt werden sollen. Bei der Definition des Umfangs der Dokumentation sollten Sie immer genau auf Ihre Ziele und Use Cases achten. Ziele und Use Cases geben Ihnen exakt vor, welche Informationen Sie benötigen. Auf Basis Ihrer Priorisierung starten Sie mit den wichtigen Themen, dann erst “Nice to have”.

SpĂ€testens hier legen Sie genau fest, wie die AusprĂ€gung der Objekte aussehen soll. Welche Informationsfelder in den Kategorien sollen mit welchen Daten befĂŒllt werden? Woher kommen diese Informationen? Gibt es einen Prozess, der fĂŒr eine manuelle BefĂŒllung sorgt oder wird eine Schnittstelle eingesetzt, die automatisiert Daten liefert?

Und zuletzt sollten Sie auch abschĂ€tzen, welche AufwĂ€nde durch die initiale Beschaffung der Informationen und die langfristige Pflege entstehen. Die Dokumentation soll im Betrieb möglichst geringen Aufwand erzeugen und einen hohen Nutzen haben. Dies sorgt fĂŒr Akzeptanz bei den Benutzern und eine erfolgreiche EinfĂŒhrung.

Meilensteine festlegen

Jetzt haben Sie alle Ziele definiert, priorisiert und mit Use Cases abgeglichen. Sie wissen, was und wie Sie dokumentieren wollen. Nun ist der Zeitpunkt gekommen, einen genauen Projektablaufplan mit Meilensteinen zu erstellen.

Machen Sie hier kleine und ĂŒberschaubare Schritte. Sorgen Sie mit definierten Zielen und festgelegten Terminen fĂŒr die notwendigen Verbindlichkeiten. Jedes Arbeitspaket sollte einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. PrĂŒfen Sie regelmĂ€ĂŸig den Fortschritt des Projekts und fĂŒhren Sie eine offene Kommunikation mit den Beteiligten.

Configuration Management Plan fĂŒr erfolgreiche Projekte

Ohne die Definitionen im CMP werden Ihre MitarbeiterInnen wahrscheinlich dokumentieren, wie es gerade fĂŒr passend erachtet wird. Das Ziel muss jedoch ein einheitlicher Standard sein, an dem sich alle orientieren können. Neben der Festlegung, welche Informationen dokumentiert werden, schreiben Sie auch „Wie“ fest. Klar definierte Prozesse geben den Projektbeteiligten zusĂ€tzliche Handlungssicherheit im Umgang mit der Software.

Unsere Erfahrung hat eines gezeigt: Jede in die Definition und Planung eines Projekts investierte Minute wird in der Umsetzung gespart.

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Configuration Management Plan – doITbetter Whitepaper

Bevor Sie mit Ihrer IT-Dokumentation beginnen, sollten Sie sorgfĂ€ltig planen. Jede Minute, die Sie in diese Phase investieren, gewinnen Sie wĂ€hrend des Projekts mehrfach zurĂŒck. Doch wie gehen Sie am besten vor? Und warum ist eine sorgfĂ€ltige Planung wichtig? Erfahren Sie es in diesem Whitepaper.

Pattrick Bluhm

Der Autor

Pattrick Bluhm ist zertifizierter IT-Projektmanager im Bereich ITSM, CMDB und IT-Dokumentation. Er konzipiert und plant Dokumentationsprojekte und fĂŒhrt sie mit i-doit fĂŒr mittelstĂ€ndische Unternehmen in der DACH-Region um. Im Jahr 2020 veröffentlichte er sein erstes Buch mit dem Titel "IT-Dokumentation - Projekte erfolgreich umsetzen".