Pattrick Bluhm
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Ein Dokumentationsprojekt ist meist umfangreicher als die meisten Fach- und Führungskräften im ersten Schritt annehmen. Neben der Ermittlung des Umfangs der Dokumentation ist klar zu definieren, welche Ziele erreicht werden sollen. Wie soll zukünftig dokumentiert werden? Welche Prozesse sind anzupassen oder neu zu entwickeln?
Ohne klare Ziele, Verantwortliche und Struktur wird das Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit in Verzögerungen und Fehlplanungen enden. Es gilt das Projekt einzugrenzen. Die Inhalte, Ziele, Rollen und Meilensteine sollen für alle Verständlich aufbereitet und in einem Dokument zusammengeführt werden: Im Configuration Management Plan (CMP).
Kernvorteile durch den Einsatz eines CMP:
Der CMP sollte daher grundsätzlich folgende Fragen beantworten:
Sie sehen, viele Fragen und Anforderungen müssen bereits vor der Planungsphase identifiziert und geklärt werden. Andernfalls werden Sie spätestens in der Umsetzung auftauchen und den weiteren Projektverlauf verzögern. Der CMP ist somit die Dokumentation der Dokumentation, Ihre Projektakte. Hier verankern sie alle Use Cases die durch die Dokumentation abgedeckt werden sollen.
Hinterfragen Sie am Anfang des Projekts Ihre Motivation:
Eine zentrale IT-Dokumentation soll primär Verzögerungen in Prozessen minimieren und die Qualität der Daten verbessern. Also sind vor allem jene Bereiche entscheidend, in denen – nach aktuellem Stand – häufig nach Informationen gesucht oder Kollegen befragt werden müssen.
Die Gründe für Verzögerungen können völlig unterschiedlich sein. Benötigte Informationen werden nicht gefunden, ein direkter Zugriff auf Systeme ist nicht möglich ist oder Informationen liegen unsortiert auf diversen Netzlaufwerken. Teilweise befinden sich die Informationen auch nur in den Köpfen einzelner Spezialisten. Diese Informationen sind ebenfalls zentral in einer für alle verfügbaren Lösung zu erfassen.
Die Ziele des Projektes ergeben sich primär aus den Problemen, die Sie durch die Dokumentation lösen wollen. Hinterfragen Sie zu Beginn des Projektes genau diese Probleme. Definieren Sie aus diesen heraus Ihre Use Cases und deren Lösungen. Setzen Sie für alle ihre Ziele auch eine Priorität fest. So legen Sie später eine Reihenfolge fest, in der diese umgesetzt werden können. Wichtige Probleme zuerst, “Nice to Have” später.
Es gilt der Grundsatz: “Alle Informationen in einer Dokumentation generieren einen Nutzen.”
Eine Dokumentation braucht eine Organisation, die diese trägt. Schaffen Sie organisatorische Rahmenbedingungen. Die Dokumentation schreibt sich in der Regel nicht von selbst. Für die Einführung und für den späteren Betrieb brauchen Sie verschiedene Rollen und Funktionen. Sie benötigen definierte Verantwortlichkeiten. Legen Sie fest, wer für welchen Bereich in der Dokumentation zuständig ist. Nur das sorgt während der Einführung und auch im späteren Betrieb für Verbindlichkeiten.
Für den Betrieb und die Pflege müssen Prozesse definiert werden. Diese sorgen später dafür, dass Informationen ihren Weg nicht nur initial in die Dokumentation finden, sondern auch fortlaufend gepflegt werden. Definieren Sie hier, wie Sie es schaffen, dass die Informationen über Veränderungen Ihrer IT-Landschaft nicht versickern. Diese Daten müssen über Prozesse in die Dokumentation einfließen. Diese Prozesse versehen Sie mit Personen und Verantwortungen.
Machen Sie sich bewusst: Es werden Aufwände entstehen und Sie müssen entsprechende Ressourcen zur Verfügung stellen.
Im CMP definieren wir das Projektteam für die Einführung und auch für den späteren Betrieb. In der Regel sind die Aufwände an Dokumentationsleistungen in der Einführungsphase höher als im späteren Betrieb. Dies ist entsprechend zu trennen und zu berücksichtigen.
Das Projektteam sollte so früh wie möglich in das Projekt einbezogen und bei der Definition der Ziele beteiligt werden. Die Beteiligten kennen wichtige Anforderungen an die Lösung und werden so früh in die Entscheidungsfindung einbezogen. Das steigert die Akzeptanz des Projekts. Bei der Einführung einer neuen Lösung, die später von allen genutzt werden soll, ist es wichtig, dass sich alle Nutzer “abgeholt” fühlen!
Zu Beginn des Projektes sollten Sie festlegen, wie die Erfassung von Informationen stattfinden soll. Hier definieren Sie wichtige Grundlagen, die Sie für die Umsetzung benötigen.
Wichtige Standards sind hier z. B.:
Definition eines Namensschemas
Bei der Benennung von Objekten sollte auf Eindeutigkeit geachtet werden. Wollen Sie Etagen in Gebäuden in die Dokumentation aufnehmen und haben mehrere Gebäude im Unternehmen? Dann ist es nicht hilfreich, wenn jede erste Etage in den unterschiedlichen Gebäuden “Etage 1” heißt. Eine Bezeichnung wie „G01E01“ sagt hingegen viel mehr aus.
Die Entwicklung eines oder mehrerer Schemata ist sinnvoll. Beachten Sie bitte: die Definition sollte in der Planungsphase abgeschlossen sein.
Inventarisierung
Nutzen Sie noch kein Tool zur Inventarisierung, sollte innerhalb des CMP festgelegt werden, wie der Prozess der Inventarisierung ablaufen soll:
Schaffen Sie klare Vorgaben. Sie legen damit den Grundstein für eine einheitliche und vollständige Datenlage.
Lebenszyklus
Legen Sie auch fest, ab wann Daten ihren Weg künftig in die Dokumentation finden. Dies kann bereits in der Planungsphase geschehen, im Bestellprozess oder auch erst während der Inbetriebnahme. Genauso wichtig ist die Antwort auf die Frage, wie mit den Dokumentationsdaten umzugehen ist, wenn z. B. Geräte außer Betrieb genommen werden. Machen Sie sich schon frühzeitig Gedanken darüber. Wie muss der Informationsfluss aussehen, um Ihre Anforderungen umzusetzen? Wie soll der Lebenszyklus ihrer Dokumentationsdaten umgesetzt werden?
Informationen sichten und definieren
In der Regel starten Sie nicht auf der grünen Wiese. Sie haben schon vorhandene Informationsquellen, die Sie innerhalb des Projektes sichten, bewerten und nutzen können.
Welche Dokumentationen sind bereits vorhanden?
Bewerten Sie, welche Qualität die vorhandenen Daten haben und ob diese einen Nutzen erbringen. Wie sieht es mit der Genauigkeit und der Aktualität aus? Sind die Daten veraltet oder ungenau, sehen Sie von einer direkten Übernahme ab.
Liegen die Informationen im richtigen Format vor?
Unterschiedliche Schreibweisen, lückenhafte Listen oder unstrukturierte Daten müssen vor einer Übernahme in die Dokumentation überarbeitet, angepasst und für importfähig gemacht werden. Hier sollten Sie darauf achten, dass Ihr Namensschema Anwendung findet.
Dritt-Anwendungen integrieren
Definieren Sie mögliche externe Datenquellen. Wenn Sie z. B. bereits ein Asset-Tool einsetzen, in dem sich aktuelle Inventardaten befinden, sollten Sie festlegen, ob und wie Sie diese Informationen nutzen wollen. Von der manuellen Übernahme bis hin zur Integration über eine Schnittstelle gibt es viele Möglichkeiten, den Informationsfluss zu gestalten.
Einfache Excel-Listen können importiert und abgelöst werden. Systeme, die Assetdaten halten, können über vorhandene Schnittstellen weiterhin genutzt werden. Lösen Sie Systeme durch das Projekt ab, geht es innerhalb des CMP um die Datenübernahme. Sollen diese Systeme hingegen weiterhin genutzt werden, geht es um die Definition der Schnittstellen und die Fließrichtung der Informationen. Halten mehrere Systeme parallel denselben Datenbestand, legen sie fest, welches das führende System ist. Dieses wird dann zur Quelle, um die übrigen Systeme mit Daten zu versorgen.
Was soll dokumentiert werden?
Legen Sie detailliert fest, welche Objekttypen benötigt werden und welche Kategorien bei diesen eingesetzt werden sollen. Bei der Definition des Umfangs der Dokumentation sollten Sie immer genau auf Ihre Ziele und Use Cases achten. Ziele und Use Cases geben Ihnen exakt vor, welche Informationen Sie benötigen. Auf Basis Ihrer Priorisierung starten Sie mit den wichtigen Themen, dann erst “Nice to have”.
Spätestens hier legen Sie genau fest, wie die Ausprägung der Objekte aussehen soll. Welche Informationsfelder in den Kategorien sollen mit welchen Daten befüllt werden? Woher kommen diese Informationen? Gibt es einen Prozess, der für eine manuelle Befüllung sorgt oder wird eine Schnittstelle eingesetzt, die automatisiert Daten liefert?
Und zuletzt sollten Sie auch abschätzen, welche Aufwände durch die initiale Beschaffung der Informationen und die langfristige Pflege entstehen. Die Dokumentation soll im Betrieb möglichst geringen Aufwand erzeugen und einen hohen Nutzen haben. Dies sorgt für Akzeptanz bei den Benutzern und eine erfolgreiche Einführung.
Jetzt haben Sie alle Ziele definiert, priorisiert und mit Use Cases abgeglichen. Sie wissen, was und wie Sie dokumentieren wollen. Nun ist der Zeitpunkt gekommen, einen genauen Projektablaufplan mit Meilensteinen zu erstellen.
Machen Sie hier kleine und überschaubare Schritte. Sorgen Sie mit definierten Zielen und festgelegten Terminen für die notwendigen Verbindlichkeiten. Jedes Arbeitspaket sollte einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. Prüfen Sie regelmäßig den Fortschritt des Projekts und führen Sie eine offene Kommunikation mit den Beteiligten.
Ohne die Definitionen im CMP werden Ihre MitarbeiterInnen wahrscheinlich dokumentieren, wie es gerade für passend erachtet wird. Das Ziel muss jedoch ein einheitlicher Standard sein, an dem sich alle orientieren können. Neben der Festlegung, welche Informationen dokumentiert werden, schreiben Sie auch „Wie“ fest. Klar definierte Prozesse geben den Projektbeteiligten zusätzliche Handlungssicherheit im Umgang mit der Software.
Unsere Erfahrung hat eines gezeigt: Jede in die Definition und Planung eines Projekts investierte Minute wird in der Umsetzung gespart.
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