i-doit bei der Mobene GmbH
Gut dokumentierte IT verschafft Mobene die Grundlage für Beides – einen reibungslosen IT-Betrieb und darauf aufbauend die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und neue Services schnell aufzusetzen.
Die Mobene GmbH & Co. KG, Hamburg, liefert Heizöl sowie Kraft- und Schmierstoffe an behördliche, gewerbliche und private Verbraucher.
Das Unternehmen gehört zu den Marktführern beim Vertrieb von Mineralölprodukten in Deutschland. Mehr als 30 Standorte in Deutschland und den Benelux-Staaten sowie ein weit verzweigtes Netz von Partnern und Tochterunternehmen sichern eine stets termingerechte Lieferung von Kraft- und Schmierstoffen der Marken Aral, Castrol und BP.
Die Herausforderung
Bis zum Start mit i-doit wurde die IT-Dokumentation u.a. mit Excel-Tabellen erledigt. Dazu Michael Peter, als Senior Referent bei Mobene verantwortlich für IT-Betrieb und Netzwerkplanung:
„Wir brauchten ein standardisiertes Tool, um unsere IT-Dokumentation strukturiert durchführen zu können“.
Die Lösung
In der Auswahlphase haben die IT-Verantwortlichen der Mobene neben freien auch proprietäre Angebote getestet, sich dann aber für eine Open Source-basierte Lösung entschieden.
„Zentral für uns ist die offene Datenbankstruktur. Damit haben wir die Möglichkeit, kleine Anpassungen selbst vorzunehmen oder vornehmen zu lassen.“
Als die Mobene-Experten das Tool i-doit zum ersten Mal nutzten, waren sie sofort überzeugt und sind seit der Verfügbarkeit der Subskription mit der professionellen Version der Lösung inklusive Supportvertrag mit synetics unterwegs.
Dank guter Vorbereitung verlief der Item-Import vergleichsweise reibungslos. Alle Massendaten von Clients, Bildschirmen, etc. ließen sich über die CSV-Importfunktion von i-doit extrahieren und automatisiert einlesen. Heute haben die Infrastrukturverantwortlichen etwa 80 Prozent dessen, was sie erfassen wollen, im System.
Die Dokumentation erfasst die komplette Hardware, das gesamte SAN und die vollständige Netzwerk-Infrastruktur an den 28 eigenen und etwa 75 Logistikstandorten. In Gänze sind in den Niederlassungen 151 Router dokumentiert, 80 Switches, insgesamt 72 Server (virtuelle inkl.), 350 Monitore, 300 Clients, 100 Notebooks sowie 30 Access Points der deutschlandweiten WLAN-Infrastruktur des Unternehmens.
Und für alles, was das Netzwerk-Management und insgesamt das IT Service Management betrifft, kommt Open Source-Software zum Einsatz, also Icinga/Nagios, OTRS, und vor allem i-doit.
Der Nutzen
i-doit ist das zentrale Mobene-Tool für IT-Service-Management. Admins, aber auch Support- oder Helpdesk-Mitarbeiter sind in der Lage, von dort aus alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Das Supportteam hat zunächst die generelle Übersicht auf die Standorte und Gebäude, und kann über die Verknüpfung mit Nagios beispielsweise die Status der Switche oder Router abfragen.
Über die Kopplung zu OTRS lassen sich direkt aus i-doit alle Tickets einsehen oder direkt neue eröffnen. Da sich diese Tickets direkt auf die einzelnen Objekte in i-doit referenzieren lassen, kann ein Admin zum Beispiel sehen, wie viele Tickets auf einem gewissen i-doit Objekt auflaufen und kann dadurch ein möglicherweise grundlegendes Problem lokalisieren – und lösen.
Wer so weit ist, kann sich ganz dem IT- und damit dem Unternehmens-Tuning widmen. So hat Mobene mit i-doit nicht nur die IT-Infrastruktur, sondern auch seine rollenden Items im Überblick. Etwa 160 Tankwagen des Unternehmens haben ein eigenes Fakturierungssystem, wo für den Endkunden direkt am Tankwagen die Rechnung gedruckt wird. Die entsprechenden Tablets, Drucker und SIM-Karten sind inklusive der Fahrzeuge in i-doit dokumentiert. Peter erläutert:
„In Kooperation mit einem Mobilfunkunternehmen und unter Verwendung einer Windows CE-basierten Fernsteuerungssoftware können wir diese Geräte fernverwalten. Das dabei mobilfunknetzbedingt auftretende Problem, sich permanent ändernder IP-Adressen an den Tablets haben wir dadurch gelöst, dass die Geräte ständig Ihre IP an einen von uns entwickelten Dienst melden und dieser die aktuelle IP in der i-doit Datenbank anpasst.“
Generell geht es bei Mobene in Zukunft vermehrt darum, auch stark dynamische Informationen automatisiert in die Datenbank zu füllen. Hier spielt Peter zufolge i-doit seine Stärke aus:
„Genau das ist in i-doit darum gut möglich, weil die Datenbankstruktur dieser Software einfach hervorragend ist. Dadurch haben wir die Möglichkeit, mit externen Anwendungen Daten auszutauschen. Das ist für einen interaktiven IT-Betrieb extrem wichtig, denn wir wollen möglichst viele Dinge automatisiert pflegen, möglichst wenig manuell eingeben müssen.“
Das Fazit
Ein Praxistipp des Experten:
Einsteiger sollten Peter zufolge immer erst überlegen, was sie überhaupt dokumentieren möchten.
„i-doit ist sehr mächtig, man kann bis in die kleinste Kleinigkeit hin dokumentieren. Daher aufpassen, dass der Schuss nicht nach hinten losgeht. Die Komplexität kann so groß werden, dass der Aufwand viel zu hoch wird, alles aktuell zu halten“.
Michael Peter fasst zusammen:
„Im Alltag geht es schlicht darum, die Infos, die ich jeden Tag brauche, schnell und einfach zu finden!“