i-doit Suite+ Data Protection

1. Assetmanagement

Erfassen Sie das Personal Ihrer Organisation zentral oder importieren Sie die Daten komfortabel aus Ihrem Active Directory. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Mitarbeitenden in welchen Verarbeitungstätigkeiten involviert sind.

Setzen Sie bereits weitere Lösungen der i-doit GRC Suite+ ein, greifen Sie dank der gemeinsamen Datenbasis automatisch auf die vorhandenen Personaldaten zu – eine doppelte Datenpflege entfällt. Änderungen an Personaldaten stehen so stets aktuell in allen verbundenen Modulen zur Verfügung.

Ordnen Sie den erfassten Personen anschließend Rollen und Verantwortlichkeiten zu, etwa als Ansprechpartner für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten oder als verantwortliche Mitarbeitende für Maßnahmen.

2. Verarbeitung

Erfassen und pflegen Sie alle Verarbeitungstätigkeiten zentral im Verarbeitungsverzeichnis. So dokumentieren Sie lückenlos, welche personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen zu welchem Zweck verarbeitet werden – eine wesentliche Voraussetzung für die Nachweispflicht nach DSGVO.

Definieren Sie für jede Verarbeitungstätigkeit Ansprechpartner und Stellvertreter und legen Sie den Be- und Verarbeitungsstandard für personenbezogene Daten individuell fest. Auf diese Weise ist stets klar geregelt, wer im Unternehmen für welche Verarbeitung zuständig ist und welche Standards dabei gelten.

Ordnen Sie den jeweiligen Verarbeitungen die passenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zu, um die Sicherheit der Verarbeitung nachvollziehbar zu dokumentieren. Weisen Sie zudem Löschfristen zu – ein umfangreiches Löschkonzept ist in i-doit Suite+ Data Protection bereits standardmäßig enthalten und unterstützt Sie dabei, gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen zuverlässig einzuhalten.

3. Risikomanagement

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), die in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben ist, erstellen Sie in diesem Bereich individuell nach Ihren Anforderungen.

In der Risikobeurteilung legen Sie fest, wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos bei der jeweiligen Verarbeitung ist.

Sie beurteilen zudem, mit welcher Wahrscheinlichkeit die identifizierten Gefährdungen eintreten und welche Auswirkungen eine Beeinträchtigung voraussichtlich für Ihr Unternehmen hätte.

In der Risikobehandlung erhalten Sie einen klaren Überblick über alle Risiken, die einen höheren Risikowert als das definierte Akzeptanzlevel aufweisen.

Legen Sie für jedes Risiko eine individuelle Risikobehandlungsstrategie fest und leiten Sie daraus konkrete Aufgaben und Maßnahmen für verantwortliche Mitarbeitende ab.

4. Weitere Funktionen

Unsere weiteren Funktionen erleichtern Datenschutzbeauftragten das Datenschutzmanagement zusätzlich. Sie haben die Möglichkeit, Maßnahmen zu verwalten, aussagekräftige Berichte zu erstellen und relevante Dokumente zentral zu verwalten.

Im Bereich Betroffenenrechte werden Anfragen von betroffenen Personen zu deren personenbezogenen Daten strukturiert als Tickets erfasst und verwaltet. Zudem haben Sie die Möglichkeit, für jede Anfrage individuelle Aufgaben und Maßnahmen zu definieren und an zuständige Mitarbeitende zu delegieren.

Erfassen und bearbeiten Sie Datenschutzvorfälle in Ihrem Unternehmen systematisch und leiten Sie daraus gezielt Maßnahmen für verantwortliches Personal ab – für eine lückenlose Nachverfolgung im Ernstfall.