Documents

Nach wie vor spielen klassische Dokumente eine wichtige Rolle in der IT-Dokumentation. Einerseits für den Nachweis, dass dokumentiert wird, andererseits als Nachschlagewerk für Notfall-Szenarien, in denen eventuell kein Zugriff auf Datenbanken oder Applikationen wie i-doit besteht. Doch wir haben noch viele weitere Anwendungsfälle für den Einsatz dieses Add-ons für Sie!

Kernfunktionen des Add-ons

- Automatisches Erstellen von schriftlichen (PDF-) Dokumenten mit Inhalten aus der CMDB.
- Verwendung eines WYSIWYG Editors zur Formatierung und Gestaltung der Vorlagen, zum Beispiel im Corporate Design.

Notfallhandbücher und andere Dokumente im eigenen Design erstellen

Einmal erstellte Textbausteine können wiederverwendet werden, daraus ergeben sich eine Menge Anwendungsfälle. Natürlich denkt man zuerst an das Notfallhandbuch, das zu Erstellen oft ein eigenes Projekt ist. Doch selbst bei täglich wiederkehrenden Prozessen wie die Ausgabe von IT-Equipment inklusive der aktuellen Datenschutz-Policy an MitarbeiterInnen, Leihscheine für Video-Beamer mit entsprechender Anleitung oder der Zugang zum Gäste-WLAN: Häufig werden dabei auch Dokumente ausgehändigt, die tagesaktuell sein müssen und mit Daten aus der CMDB angereichert werden.

Automatisches Aktualisieren von externen Inhalten

Die oben genannten Anwendungsfälle basieren auf Dokumenten, die auch ausgedruckt vorliegen. Das Dokumente Add-on kann jedoch auch andere Formate generieren. So können auch online-Inhalte auf weiteren Plattformen aktuell gehalten werden. Bei vielen Organisationen sind Anleitungen, Wissendatenbanken etc. in Wikis gespeichert. Diese können zumeist auch mit externem Inhalt beschickt werden. Auch die laufende Aktualisierung eines Webshops für die Bestellung von IT-Equipment, das Aktualisieren des Service Katalogs, usf. sind notwendige Aktivitäten, die mit dem Dokumente Add-on teilweise oder zur Gänze automatisiert werden können, die Basisdaten sind allesamt in der CMDB zu finden.

Reporting und Dokumentation für Kunden

Sauber aufbereitete Dokumentation, die pünktlich geliefert wird und darüber hinaus auch noch mit korrektem Inhalt: So stellt man sich das vor, wenn man IT-Dienstleistung von Systemhäusern bezieht oder IT-Services outsourced sind. Für die Lieferanten dieser Services bedeutet das oftmals langwierige und teure Dokumentationsprozesse, oder eben: Die Automatisierung mit dem Dokumente Add-on.  Auf diese Weise ermöglicht man auch den Zugriff auf definierte Teile der Dokumentation ohne direkten Zugriff auf die CMDB.