1. Datenverarbeitung verstehen und dokumentieren 

Die DSGVO scheitert im Alltag nicht an juristischen Paragraphen, sondern daran, dass niemand weiß, wo Daten liegen und warum sie verarbeitet werden. 

Im ersten Schritt geht es deshalb nicht um „perfekte Compliance“, sondern um Transparenz: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? In welchen Systemen? Für welchen Zweck? Wer hat Zugriff? Und wie lange müssen sie gespeichert werden?
 
Statt verstreuter Excel-Listen, alten E-Mails oder Wissensinseln entsteht eine strukturierte Dokumentation: Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Rollen, Anwendungen, Speicherorte, Löschfristen und Dienstleister. 

Mit dieser Grundlage lassen sich Entscheidungen begründet, nachvollziehbar und rechtssicher treffen. 

Vorteile:

• Transparenz statt Rätselraten: Alle Verarbeitungen, Systeme und Verantwortlichkeiten sind zentral dokumentiert und jederzeit auffindbar.
• Praxisrelevante Übersicht: Sie wissen, welche Daten wo liegen, wer Zugriff hat und auf welcher Rechtsgrundlage sie verarbeitet werden.
• Schnelle Reaktionsfähigkeit: Anfragen von Kunden, Mitarbeitenden oder Behörden lassen sich sauber beantworten, ohne im Unternehmen „Feuerwehr“ zu spielen. 

2. Risiken bewerten und geeignete Maßnahmen umsetzen

DSGVO verlangt keine übertriebene Sicherheit – sie verlangt angemessene Sicherheit. 

Zugriffskonzepte, starke Authentifizierung, Backups, Verschlüsselung, Rollenmodelle, Logging, Schulungen – nicht alles muss gleichzeitig passieren, aber jedes Thema muss begründet und nachweisbar behandelt werden. 

Wichtig ist nicht die Länge der Maßnahmenliste, sondern die Verbindung von: 
Risiko → Maßnahme → Wirksamkeit. 

Ein Unternehmen, das diese drei Punkte dokumentiert, kann im Ernstfall nicht nur erklären, was es tut, sondern auch warum es so entschieden hat und wie die Maßnahmen wirken. 
Genau das schützt vor Bußgeldern, Kundenverlust und langwierigen Streitgesprächen mit der Behörde.  

Vorteile:

• Angemessene statt zufällige Sicherheitsmaßnahmen: Entscheidungen basieren auf realen Risiken – nicht auf Bauchgefühl oder Marketing-Versprechen von Tool-Anbietern.
• Nachweisbare Wirksamkeit: Jede Maßnahme besitzt einen Zweck, einen Verantwortlichen und einen Punkt, an dem überprüft wird, ob sie funktioniert.
• Weniger teure Fehler: Schwachstellen werden vor dem Vorfall erkannt – nicht erst danach, wenn bereits Daten abgeflossen sind. 

Umsetzungsstand ihres ISO-27001-Maßnahmenkatalogs inkl. Nachweispflichten  

3. Vorfälle und Datenschutzanfragen professionell behandeln

Der Moment der Wahrheit kommt nicht, wenn alles gut läuft – sondern wenn etwas schiefgeht. 
Ein Datenverlust, ein ungewollter Zugriff, ein fehlkonfigurierter Cloud-Dienst oder eine falsche E-Mail kann in Minuten zum Problem werden. 

Doch was tun?
Vorfälle werden bewertet, dokumentiert und an die richtige Stelle gemeldet, bevor Fristen verfallen oder Informationen verschwinden. Dasselbe gilt für Betroffenenrechte: Anfragen werden erfasst, geprüft und beantwortet – nicht zwischen CRM, Ticketsystem und Mitarbeiter-Postfach verloren. 
Ein Unternehmen, das Vorfälle und Anfragen kontrolliert bearbeitet, verliert spart Zeit und behält Glaubwürdigkeit. 

Vorteile:

• Schnelle Reaktionsgeschwindigkeit: Ob Vorfall oder Anfrage – es gibt einen definierten Ablauf, Zuständigkeiten und Fristen.
• Beweisbare Professionalität: Vorgehen und Entscheidungen sind dokumentiert – dadurch sinkt das Risiko von Sanktionen und Reputationsschäden.
• Weniger Wiederholungsfehler: Jeder Vorfall liefert Erkenntnisse, die in bessere Maßnahmen einfließen – echte Verbesserung statt reaktive Feuerwehr. 

1. Import bestehender Assets 

In vielen Unternehmen liegen Daten zu Systemen, Anwendungen, Standorten, Verträgen oder Verantwortlichkeiten bereits vor. Sie existieren jedoch oft verteilt über Excel-Listen, interne Ablagen, Monitoring-Informationen oder frühere Inventarisierungen. Statt diese Informationen erneut manuell zu erfassen, können bestehende Strukturen übernommen und in eine zentrale Informationssicherheitsarchitektur integriert werden. 

Der Import ermöglicht eine geordnete Zusammenführung aller relevanten Assets – von technischen Komponenten über Cloud-Dienste und Prozessdaten bis hin zu Rollen und Zuständigkeiten. Im Zuge des Imports werden die Daten klassifiziert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Abhängigkeiten sichtbar gemacht. 

Auf dieser Basis lassen sich Schutzbedarfe bestimmen, Risiken bewerten und geeignete Maßnahmen nach ISO 27001 zuordnen. 

Vorteile: 

• Kein Neuanfang: vorhandene Informationen werden übernommen statt neu erfasst
• Transparenz: Assets, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten werden klar sichtbar
• Struktur: Klassifizierung, Schutzbedarf und Risiko lassen sich unmittelbar zuordnen
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen werden versioniert und auditfähig dokumentiert
• Zukunftssicherheit: Wiederholbare Importe vermeiden Datensilos und Doppelpflege 
  
  Bild zeigt: Import Ihrer bestehenden Assets aus Excel oder anderen Drittanbietertools 

3.  Sicherheitsvorfallmanagement 

Vorgänge und zugehörige Assets verknüpfen  

IT-Serviceprozesse effizient und transparent steuern. Mit der Integration von Ticket-Systemen in i-doit bündeln Sie alle Vorgänge an einem Ort. Von Störungsmeldungen über Change Requests bis hin zu Serviceanfragen. Durch die Verknüpfung mit Ihren Assets, Verträgen und Verantwortlichkeiten entsteht eine zentrale Informationsbasis für den gesamten IT-Betrieb. 

Tickets werden nachvollziehbar dokumentiert, automatisch klassifiziert und können anhand definierter Workflows priorisiert, delegiert und abgeschlossen werden. So entsteht ein reibungsloser Ablauf zwischen Technik, Organisation und Support. 

Vorteile: 

• Einheitliche Steuerung aller IT-Vorgänge
• Klare Zuständigkeiten und schnellere Reaktionszeiten
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Maßnahmen
• Direkte Verbindung zu CMDB-Objekten und Dokumentation
• Grundlage für Kennzahlen, Auswertungen und Prozessoptimierungen  

Bild zeigt: Sicherheitsvorfälle können zentral erfasst und in die Risikobewertung einfließen 

4.  Lieferantenmanagement 

Externe Dienstleister, Hosting-Anbieter, Wartungspartner oder Cloud-Services sind oft direkt in kritische Geschäftsprozesse eingebunden. Ein strukturiertes Lieferantenmanagement ermöglicht es, deren Leistungen, Risiken, Verträge und Abhängigkeiten zentral abzubilden. Verantwortlichkeiten, Servicelevels, Sicherheitsanforderungen und Auswirkungen auf Informationswerte werden nachvollziehbar dokumentiert und mit den betroffenen Prozessen und Maßnahmen verknüpft. 

So behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, welche Lieferanten auf welchen Informationswert zugreifen, welche Anforderungen gelten und ob vereinbarte Schutzmaßnahmen eingehalten werden

Vorteile: 

• Transparenz über alle sicherheitsrelevanten Lieferanten und Dienstleister
• Nachvollziehbare Zuordnung zu Assets, Prozessen, Standorten und Risiken
• Klare Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Servicelevels
• Vertragliche Sicherheitsanforderungen und Compliance-Vorgaben zentral dokumentierbar
• Nachweisbereit für Audits, Zertifizierungen und regulatorische Prüfungen  

Bild zeigt: Der Status von Systemen, Geräten und anderen Assets ist direkt in der IT-Dokumentation ersichtlich.  

5. Steuerung & Verteilung von Aufgaben und Zugriffen

Ein funktionierendes ISMS benötigt klare Zuständigkeiten. Wer Maßnahmen bewertet, wer Risiken freigibt, wer Richtlinien ändern darf oder wer nur lesen darf – all das entscheidet über Sicherheit, Effizienz und Auditfähigkeit. 

Durch fein granulierte Rollen- und Berechtigungskonzepte werden Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen: Teams, Abteilungen und Personen erhalten genau den Zugriff, den sie für ihre Aufgaben benötigen. Sensible Informationen bleiben geschützt, operative Prozesse bleiben transparent und Nachweise werden nicht verwässert. 

Vorteile: 

• Klare Verantwortlichkeiten: Rollen und Aufgaben sind eindeutig zugeordnet – keine Grauzonen oder Doppelzuständigkeiten.
• Fein granulierte Zugriffssteuerung: Berechtigungen für Objekte, Kategorien und Prozesse lassen sich exakt definieren.
• Schutz sensibler Informationen: Kritische Daten sind nur für autorisierte Nutzer sichtbar und bearbeitbar.
• Auditfähigkeit durch Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion lässt sich zeitlich, organisatorisch und personell zurückverfolgen.
• Reduzierte Fehler und Missverständnisse: Teams arbeiten nur mit den Informationen, die sie wirklich benötigen. 

Bild zeigt:  Auditprüfung mit direkten Verknüpfungen zu Normanforderungen, Maßnahmen und Evidenzen – vollständig nachvollziehbar und auditfähig.