i-doit
CMDB, ITSM, ITIL, IT-Doku
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Die 6 wichtigsten Funktionen für Onboarding / Offboarding
Objektbasierte Abbildung von Mitarbeitern und Arbeitsplätzen
Mitarbeiter, Arbeitsplätze und Assets werden als eigene Objekte geführt und eindeutig miteinander verknüpft.
Arbeitsplatz-Container zur strukturierten Ausstattung
Arbeitsplätze können als Container aufgebaut werden, in denen Geräte, Peripherie, Software und Zubehör zusammengefasst sind.
Übergabe- und Rücknahme-Dokumentation
Übergaben und Rücknahmen von Geräten und Ausstattung werden direkt am Objekt dokumentiert und historisiert.
Austausch und Umbuchung von Geräten und Komponenten
Geräte und Einzelkomponenten können einfach ausgetauscht, neu zugeordnet oder zurückgebucht werden – inklusive Historie.
Verknüpfung mit Verantwortlichen und Benutzern
Assets und Arbeitsplätze sind klar Personen, Rollen oder Abteilungen zugeordnet.
Anbindung an Ticket- und Workflow-Systeme
Onboarding- und Offboarding-Prozesse können über API oder Add-ons an externe Ticket- oder Workflow-Systeme übergeben werden.
Warum sind strukturierte Übergabe- und Rücknahmebelege so wichtig?
Übergaben und Rücknahmen von Geräten, Zugängen und Ausstattung werden im Alltag oft nur unvollständig dokumentiert. Das führt zu Rückfragen, Unklarheiten und fehlenden Nachweisen — insbesondere bei Mitarbeiterwechseln oder Audits.
i-doit dokumentiert Übergaben und Rücknahmen strukturiert und nachvollziehbar direkt in der CMDB. Alle übergebenen Komponenten sind eindeutig Mitarbeitern, Arbeitsplätzen und Zeitpunkten zugeordnet. Zustand, Umfang und beteiligte Personen werden vollständig erfasst und bleiben dauerhaft abrufbar.
Vorteile:
- Klare Nachweise bei Übergabe und Rücknahme
- Eindeutige Zuordnung zu Mitarbeitern und Arbeitsplätzen
- Weniger Rückfragen und Diskussionen
- Revisionssichere Dokumentation für Audits und Kontrollen
- Höhere Transparenz im Onboarding- und Offboarding-Prozess
Wie unterstützen vordefinierte Arbeitsplatz-Container eine einheitliche Arbeitsplatzgestaltung?
Der manuelle Aufbau von Arbeitsplätzen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Unterschiedliche Ausstattungen und individuelle Einzelzuweisungen erschweren Übersicht und Standardisierung.
i-doit ermöglicht die Abbildung von Arbeitsplätzen über vordefinierte Container. Typische Arbeitsplatzvarianten — etwa Büro-, Homeoffice- oder Spezialarbeitsplätze — lassen sich standardisiert definieren und schnell zuweisen. Alle Komponenten werden gebündelt zugeordnet und Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
Vorteile:
- Schneller und standardisierter Aufbau neuer Arbeitsplätze
- Einheitliche Ausstattung statt individueller Einzelkonfigurationen
- Weniger manueller Aufwand bei Onboarding und Umzügen
- Klare Struktur und Übersicht über die Arbeitsplatz-Ausstattung
- Einfache Anpassung bei Rollen- oder Aufgabenwechseln
Wie gelingt der einfache Austausch von Komponenten und Geräten?
Gerätewechsel, Reparaturen oder Upgrades führen häufig zu inkonsistenter Dokumentation oder unnötigem Aufwand beim Neuaufbau von Arbeitsplätzen.
i-doit unterstützt den strukturierten Austausch einzelner Komponenten oder kompletter Geräte. Neue Hardware kann zugewiesen, alte Geräte zurückgenommen oder umgebucht werden, ohne die Arbeitsplatzstruktur zu verändern. Alle Änderungen werden direkt dokumentiert und bleiben vollständig nachvollziehbar.
Vorteile:
- Schneller und übersichtlicher Austausch von Geräten und Komponenten
- Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
- Weniger Aufwand bei Reparaturen, Upgrades oder Defekten
- Klare Historie für Audits und interne Kontrollen
- Stabile und aktuelle Arbeitsplatzdokumentation
Wie integrieren Ticket- und Workflow-Systeme Onboarding und Offboarding?
Onboarding- und Offboarding-Prozesse erfordern die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen. Ohne Integration entstehen Medienbrüche, manuelle Abstimmungen und Intransparenz über den Status.
i-doit übergibt relevante Informationen über APIs oder Add-ons an angebundene Ticket- und Workflow-Systeme. Aufgaben, Freigaben und Bearbeitungsschritte werden automatisch angestoßen, während i-doit die zentrale Datenquelle bleibt.
Vorteile:
- Automatische Erstellung von Aufgaben und Tickets
- Klare und nachvollziehbare Prozessschritte
- Weniger manueller Abstimmungsaufwand zwischen IT, HR und Fachbereichen
- Durchgängige Abläufe ohne Medienbrüche
- Hohe Transparenz über den Status von Onboarding und Offboarding
Wie gelingt der einfache Austausch von Komponenten und Geräten?
Gerätewechsel, Reparaturen oder Upgrades führen häufig zu inkonsistenter Dokumentation oder unnötigem Aufwand beim Neuaufbau von Arbeitsplätzen.
i-doit unterstützt den strukturierten Austausch einzelner Komponenten oder kompletter Geräte. Neue Hardware kann zugewiesen, alte Geräte zurückgenommen oder umgebucht werden, ohne die Arbeitsplatzstruktur zu verändern. Alle Änderungen werden direkt dokumentiert und bleiben vollständig nachvollziehbar.
Vorteile:
- Schneller und übersichtlicher Austausch von Geräten und Komponenten
- Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
- Weniger Aufwand bei Reparaturen, Upgrades oder Defekten
- Klare Historie für Audits und interne Kontrollen
- Stabile und aktuelle Arbeitsplatzdokumentation
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Passende Add-ons
Unsere Add-ons für modulare Funktionserweiterung
i-doit Add-on Flows
Erstellen Sie leistungsstarke Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse ganz einfach nach einem Zeitplan oder manuell per Knopfdruck starten.
i-doit Add-on Smart Bundle
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i-doit Add-on Documents
Dokumente auch als PDF automatisch erstellen mit tagesaktuellen Daten (z.B. Hardware-Übergabeschein oder Desaster Recovery Plan).
i-doit Add-on Events
Automatisieren Sie den Betrieb Ihres Rechenzentrums mit den aktuellen Daten aus der CMDB. Ereignisse (Events) lösen die weiteren Prozesse aus und steuern diese.
i-doit Add-on Maintenance
Das Maintenance Add-on unterstützt die Planung, Durchführung und Dokumentation von Wartungen und Prüfungen. Wartungsintervalle, Termine und Zuständigkeiten werden zentral verwaltet und direkt mit den jeweiligen Geräten, Anlagen oder Systemen verknüpft.
i-doit Add-on Api
Mit dem API Add-on lassen sich Daten automatisiert in i-doit lesen, schreiben und aktualisieren. Perfekt für Integrationen mit Ticket-Systemen, Inventarisierungs-Tools oder eigenen Automationen.
i-doit Add-on Analysis
Add-on für mächtige Datenanalyse. Berechnen Sie Servicekosten, prüfen Sie die Datenqualität der CMDB und führen Sie Ausfallsimulationen durch.
i-doit Add-on Forms
Erstellen Sie auf einfache Weise Formulare, die Sie Nutzern zur vereinfachten Dateneingabe zur Verfügung stellen. Beispiel: Hardware oder Waren selbst dokumentieren lassen.
i-doit Add-on ISMS
Bauen Sie ein Information-Security-Management-System mit Risikoanalyse und -management nach ISO 27001 auf.
i-doit Add-on Checkmk2
Integrieren Sie das Monitoring-System Checkmk2 in i-doit. Abgleiche zwischen SOLL und IST aus CMDB und Monitoring werden damit unterstützt.
i-doit Add-on Trigger
Hinterlegen Sie Buttons mit eigenen Triggern und starten Sie IT-Prozesse direkt aus i-doit –z.B. das automatische Deployen einer virtuellen Maschine.
i-doit Add-on VIVA2
Mit diesem Add-on können Sie ein Managementsystem für die Informationssicherheit (ISMS) nach IT-Grundschutz-Methodik des BSI erstellen.
Verwandte Use-Cases
i-doit bietet Unternehmen umfassende Funktionen und Schnittstellen
Anbindung von Drittsystemen (API)
Sie binden Ticketsysteme, Automatisierungstools und Monitoring-Systeme wie Zammad oder n8n per API direkt an.
Arbeitsplatz Management
Sie dokumentieren Arbeitsplätze mit Geräten, Peripherie und Verantwortlichen und steuern Übergaben sowie Rücknahmen zentral.
Auditmanagement
Sie steuern Audits zentral, planen Prüfungen, dokumentieren Ergebnisse und generieren automatisch Auditberichte.
Auditierung und Reporting
Sie analysieren Ihre IT-Infrastruktur, erkennen Dokumentationslücken und erstellen standort-, nutzer- oder kostenstellenbezogene Reports sowie Audit-PDFs.
Automatische Benachrichtigungen bei Fristen und Garantien
Sie werden automatisch über Fristen, Lizenzen und Garantien informiert und behalten Status und Handlungsbedarf im Blick.
Automatische Netzwerkinventarisierung
Sie erfassen Clients, Server, Drucker und Peripherie automatisch und dokumentieren Hardware, Software und QR-Codes zentral.
Berechtigungs- und Zugriffsmanagement
Sie verwalten Benutzer, Konten und Rechte zentral, dokumentieren Verantwortlichkeiten und steuern Zugriffe pro System inklusive LDAP- und Gruppenanbindung.
Datenschutzvorfall Management
Sie dokumentieren Datenschutzvorfälle DSGVO-konform, bewerten Risiken und leiten Maßnahmen zentral ab.
Dokumentenmanagement
Sie verwalten Dokumente revisionssicher, versionieren und bearbeiten sie direkt im Tool und nutzen Vorlagen sowie Importfunktionen.
Erstellen von Wiederanlaufplänen
Sie erstellen technische und organisatorische Wiederanlaufpläne mit automatischer Berechnung der Wiederanlaufzeiten.
GAP-Analyse
i-doit unterstützt GAP-Analysen nach Standards wie ISO 27001, ISO 9001 oder NIS2 inklusive Reifegradbewertung, Verantwortlichkeiten und Dokumentenzuordnung.
Incident Management und Ticketing
Sie verknüpfen Tickets mit betroffenen Geräten, analysieren Ursachen über Abhängigkeiten und überwachen SLAs zentral.
Inventarisierung mit QR-Codes
Sie erfassen und identifizieren Assets eindeutig per QR- und Barcode, erstellen individuelle Labels und inventarisieren Geräte mobil über App und Printer Tool.
Konzepte, Notfall- und Systemhandbücher
Sie dokumentieren Notfallkonzepte, Systemhandbücher, Backups und Disaster-Recovery zentral und nachvollziehbar.
Lebenszyklus Management
Sie dokumentieren Wartungen und Lifecycles, machen Änderungen nachvollziehbar, automatisieren Abläufe und behalten Zuständigkeiten und Garantiefristen im Blick.
Lieferantenmanagement
Sie bewerten und verwalten Lieferanten zentral, dokumentieren Verträge und pflegen Kontaktdaten sowie Ersatzlieferanten.
Maßnahmenmanagement
Sie leiten Maßnahmen ab, verteilen Aufgaben, verfolgen Fristen und erhalten automatische Benachrichtigungen per Mail.
Monitoring Live-Datenintegration
Sie integrieren Monitoring-Daten direkt in die IT-Dokumentation, sehen Ausfälle am Asset und verknüpfen Status mit der Change-Historie.
Netzwerk- und Verkabelungsmanagement
Sie dokumentieren aktive und passive Netzwerkelemente inklusive Verkabelung, Portbelegung, IP-Adressen und Konfigurationen zentral und nachvollziehbar.
OnBoarding / Offboarding von Mitarbeitern
Sie steuern Ein- und Austritte inklusive Geräteübergaben, Rückgaben und Einweisungsnachweisen zentral..
Risikomanagement
i-doit ermöglicht Schutzbedarfsanalysen mit automatischer Vererbung in die Infrastruktur, Gefährdungsbewertung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
Sicherheitsvorfall Management
Sie dokumentieren und bewerten Sicherheitsvorfälle ISO- und NIS2-konform, ordnen betroffene Assets zu und leiten Maßnahmen zentral ab.
Software und Lizenzmanagement
Sie erfassen und analysieren Software und Lizenzen, überwachen Laufzeiten, Nutzer und Berechtigungen und vermeiden Lizenzverstöße sowie unnötige Kosten.
Standortmanagement
Sie dokumentieren Standorte, Räume und Infrastruktur, verknüpfen diese mit Ansprechpartnern und visualisieren auch Serverräume übersichtlich.
Vertragsmanagement
Sie dokumentieren und verwalten Verträge zentral, verknüpfen diese mit Objekten und Verantwortlichen und werden automatisch über Fristen und Laufzeiten informiert.
Virtualisierungs- und Servermanagement
Sie behalten Server, VMs, Abhängigkeiten und Zertifikate zentral und automatisch synchronisiert im Blick.