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Die 6 wichtigsten Funktionen für automatische Benachrichtigungen
Benachrichtigungen für Verträge, Wartungen und Lizenzen
Ablaufdaten für Verträge, Wartungen, Prüfungen und Lizenzen werden zentral überwacht und rechtzeitig gemeldet.
Überwachung von Garantiefristen
Garantiezeiträume für Geräte und andere Assets sind hinterlegt und werden automatisch überwacht, bevor sie auslaufen.
Individuelle Eskalationsstufen
Benachrichtigungen können mehrstufig definiert werden, z. B. Erinnerung, Eskalation an Vorgesetzte oder weitere Verantwortliche.
Zentrale Zuordnung zu Objekten und Verantwortlichen
Fristen sind direkt mit Verträgen, Geräten, Lizenzen oder Wartungen verknüpft und den zuständigen Personen zugeordnet.
Reporting über Fristen und Benachrichtigungen
Offene, anstehende oder verpasste Fristen lassen sich übersichtlich auswerten und als Report darstellen
Anbindung über API und Automatisierungen
Benachrichtigungen und Statusänderungen können über die i-doit API in externe Systeme, Workflows oder Automationen eingebunden werden.
Warum ist eine zuverlässige Überwachung von Fristen und Garantien entscheidend?
Fristen, Wartungen, Lizenzen und Garantiezeiträume werden im Alltag leicht übersehen — besonders wenn sie in unterschiedlichen Listen oder Systemen gepflegt werden. Das erhöht das Risiko verpasster Termine, unnötiger Kosten und ungeplanter Verlängerungen.
i-doit verwaltet Fristen und Garantiezeiträume zentral und überwacht sie automatisch. Verträge, Wartungen, Lizenzen und Garantien sind eindeutig zugeordnet und werden kontinuierlich geprüft — ganz ohne manuelle Kontrolle oder zusätzliche Übersichten.
Individuelle Schwellwerte sowie der Empfängerkreis für Benachrichtigungen lassen sich flexibel definieren — von einzelnen Personen über Abteilungen bis hin zu Ticket- oder Drittsystemen.
Vorteile:
- Automatische Überwachung aller Fristen und Garantien
- Klare Zuordnung zu verantwortlichen Personen und Objekten
- Weniger Risiko durch frühzeitiges und planbares Handeln
- Verlässliche Grundlage für Planung und Entscheidungen
Wie sorgen rechtzeitige Benachrichtigungen für Planungssicherheit?
Werden Fristen erst kurz vor Ablauf bemerkt, bleibt kaum Zeit für fundierte Entscheidungen. Verlängerungen, Wartungen oder Ersatzmaßnahmen erfolgen dann reaktiv und unter Zeitdruck.
i-doit informiert verantwortliche Personen frühzeitig vor Ablauf von Fristen, Wartungen, Lizenzen oder Garantiezeiträumen. Durch frei definierbare Vorlaufzeiten behalten Sie jederzeit die Kontrolle und können Maßnahmen strukturiert vorbereiten.
Vorteile:
- Rechtzeitige Information statt kurzfristiger Reaktion
- Ausreichend Zeit für Verlängerungen, Wartungen oder Ersatz
- Weniger Ausfälle und ungeplante Kosten
- Klare Planungssicherheit im Tagesgeschäft
- Entlastung der verantwortlichen Teams
Wie stellen Eskalationsstufen sicher, dass keine Frist übersehen wird?
Bleiben Benachrichtigungen unbeachtet — etwa durch Abwesenheit oder Vertretung — können kritische Fristen dennoch überschritten werden. Manuelle Nachverfolgung ist aufwendig und fehleranfällig.
i-doit unterstützt strukturierte Eskalationsstufen für Benachrichtigungen. Reagiert eine verantwortliche Person nicht, werden weitere Beteiligte oder Führungskräfte automatisch informiert — nachvollziehbar und ohne manuellen Aufwand.
Vorteile:
- Automatische Eskalation statt manueller Nachverfolgung
- Klare Verantwortlichkeiten auch bei Abwesenheiten
- Höhere Verbindlichkeit bei kritischen Terminen
- Mehr Sicherheit bei compliance-relevanten Vorgängen
Wie werden Fristen direkt in Ticket- und Drittsysteme überführt?
Benachrichtigungen allein reichen oft nicht aus — Aufgaben müssen aktiv in die operative Bearbeitung übergehen. Medienbrüche zwischen Dokumentation und Betrieb führen dabei zu Verzögerungen.
Mit i-doit lassen sich Verträge, Fristen und Eskalationen direkt an angebundene Ticket- oder Drittsysteme übergeben. Bei Handlungsbedarf werden automatisch Tickets erstellt oder Prozesse angestoßen, während i-doit die zentrale Datenquelle bleibt.
Vorteile:
- Automatische Ticket-Erstellung bei Fristen oder Eskalationen
- Klare Aufgaben statt reiner Benachrichtigungen
- Nahtlose Integration in bestehende Service- und Ticketprozesse
- Weniger Medienbrüche zwischen Dokumentation und Betrieb
- Bessere Nachvollziehbarkeit von Maßnahmen und Reaktionen
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Unser i-doit Team nimmt sich gerne Zeit, um Sie bei Ihrem Anwendungsfall persönlich zu beraten.
Passende Add-ons
Unsere Add-ons für modulare Funktionserweiterung
Erstellen Sie leistungsstarke Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse ganz einfach nach einem Zeitplan oder manuell per Knopfdruck starten.
Erhalten Sie 4 leistungsstarke Add-ons zum Preis von 2! Flows, Documents, Analysis and Forms.
Dokumente auch als PDF automatisch erstellen mit tagesaktuellen Daten (z.B. Hardware-Übergabeschein oder Desaster Recovery Plan).
Automatisieren Sie den Betrieb Ihres Rechenzentrums mit den aktuellen Daten aus der CMDB. Ereignisse (Events) lösen die weiteren Prozesse aus und steuern diese.
Das Maintenance Add-on unterstützt die Planung, Durchführung und Dokumentation von Wartungen und Prüfungen. Wartungsintervalle, Termine und Zuständigkeiten werden zentral verwaltet und direkt mit den jeweiligen Geräten, Anlagen oder Systemen verknüpft.
Mit dem API Add-on lassen sich Daten automatisiert in i-doit lesen, schreiben und aktualisieren. Perfekt für Integrationen mit Ticket-Systemen, Inventarisierungs-Tools oder eigenen Automationen.
Add-on für mächtige Datenanalyse. Berechnen Sie Servicekosten, prüfen Sie die Datenqualität der CMDB und führen Sie Ausfallsimulationen durch.
Erstellen Sie auf einfache Weise Formulare, die Sie Nutzern zur vereinfachten Dateneingabe zur Verfügung stellen. Beispiel: Hardware oder Waren selbst dokumentieren lassen.
Bauen Sie ein Information-Security-Management-System mit Risikoanalyse und -management nach ISO 27001 auf.
Integrieren Sie das Monitoring-System Checkmk2 in i-doit. Abgleiche zwischen SOLL und IST aus CMDB und Monitoring werden damit unterstützt.
Hinterlegen Sie Buttons mit eigenen Triggern und starten Sie IT-Prozesse direkt aus i-doit –z.B. das automatische Deployen einer virtuellen Maschine.
Mit diesem Add-on können Sie ein Managementsystem für die Informationssicherheit (ISMS) nach IT-Grundschutz-Methodik des BSI erstellen.
Verwandte Use-Cases
i-doit bietet Unternehmen umfassende Funktionen und Schnittstellen
Sie binden Ticketsysteme, Automatisierungstools und Monitoring-Systeme wie Zammad oder n8n per API direkt an.
Sie dokumentieren Arbeitsplätze mit Geräten, Peripherie und Verantwortlichen und steuern Übergaben sowie Rücknahmen zentral.
Sie steuern Audits zentral, planen Prüfungen, dokumentieren Ergebnisse und generieren automatisch Auditberichte.
Sie analysieren Ihre IT-Infrastruktur, erkennen Dokumentationslücken und erstellen standort-, nutzer- oder kostenstellenbezogene Reports sowie Audit-PDFs.
Sie werden automatisch über Fristen, Lizenzen und Garantien informiert und behalten Status und Handlungsbedarf im Blick.
Sie erfassen Clients, Server, Drucker und Peripherie automatisch und dokumentieren Hardware, Software und QR-Codes zentral.
Sie verwalten Benutzer, Konten und Rechte zentral, dokumentieren Verantwortlichkeiten und steuern Zugriffe pro System inklusive LDAP- und Gruppenanbindung.
Sie dokumentieren Datenschutzvorfälle DSGVO-konform, bewerten Risiken und leiten Maßnahmen zentral ab.
Sie verwalten Dokumente revisionssicher, versionieren und bearbeiten sie direkt im Tool und nutzen Vorlagen sowie Importfunktionen.
Sie erstellen technische und organisatorische Wiederanlaufpläne mit automatischer Berechnung der Wiederanlaufzeiten.
i-doit unterstützt GAP-Analysen nach Standards wie ISO 27001, ISO 9001 oder NIS2 inklusive Reifegradbewertung, Verantwortlichkeiten und Dokumentenzuordnung.
Sie verknüpfen Tickets mit betroffenen Geräten, analysieren Ursachen über Abhängigkeiten und überwachen SLAs zentral.
Sie erfassen und identifizieren Assets eindeutig per QR- und Barcode, erstellen individuelle Labels und inventarisieren Geräte mobil über App und Printer Tool.
Sie dokumentieren Notfallkonzepte, Systemhandbücher, Backups und Disaster-Recovery zentral und nachvollziehbar.
Sie dokumentieren Wartungen und Lifecycles, machen Änderungen nachvollziehbar, automatisieren Abläufe und behalten Zuständigkeiten und Garantiefristen im Blick.
Sie bewerten und verwalten Lieferanten zentral, dokumentieren Verträge und pflegen Kontaktdaten sowie Ersatzlieferanten.
Sie leiten Maßnahmen ab, verteilen Aufgaben, verfolgen Fristen und erhalten automatische Benachrichtigungen per Mail.
Sie integrieren Monitoring-Daten direkt in die IT-Dokumentation, sehen Ausfälle am Asset und verknüpfen Status mit der Change-Historie.
Sie dokumentieren aktive und passive Netzwerkelemente inklusive Verkabelung, Portbelegung, IP-Adressen und Konfigurationen zentral und nachvollziehbar.
Sie steuern Ein- und Austritte inklusive Geräteübergaben, Rückgaben und Einweisungsnachweisen zentral..
i-doit ermöglicht Schutzbedarfsanalysen mit automatischer Vererbung in die Infrastruktur, Gefährdungsbewertung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
Sie dokumentieren und bewerten Sicherheitsvorfälle ISO- und NIS2-konform, ordnen betroffene Assets zu und leiten Maßnahmen zentral ab.
Sie erfassen und analysieren Software und Lizenzen, überwachen Laufzeiten, Nutzer und Berechtigungen und vermeiden Lizenzverstöße sowie unnötige Kosten.
Sie dokumentieren Standorte, Räume und Infrastruktur, verknüpfen diese mit Ansprechpartnern und visualisieren auch Serverräume übersichtlich.
Sie dokumentieren und verwalten Verträge zentral, verknüpfen diese mit Objekten und Verantwortlichen und werden automatisch über Fristen und Laufzeiten informiert.
Sie behalten Server, VMs, Abhängigkeiten und Zertifikate zentral und automatisch synchronisiert im Blick.