Vertragsmanagement Effizient Gestalten | Alle Vertragsarten Im Blick

Die 6 wichtigsten Funktionen für Vertragsmanagement

Alle Vertragsarten zentral verwalten

Alle Arbeitsplätze werden strukturiert erfasst und können beliebig kategorisiert werden (Büro, Homeoffice, Labor)

Fristen, Laufzeiten und Verlängerungen steuern

Laufzeiten, Kündigungen und Verlängerungsoptionen werden zentral überwacht und gesteuert.

Automatische Benachrichtigungen bei auslaufenden Verträgen

Systembenachrichtigungen warnen rechtzeitig vor Vertragsende, Kündigungsfristen oder notwendigen Verlängerungen – per Mail oder Dashboard.

Verknüpfung mit Assets, Geräten und Standorten

Jeder Vertrag wird eindeutig zugeordnet: Gebäude, Räume, Serverschränke, Assets, Anlagen.

Dienstleister, SLA-Strukturen und Verantwortlichkeiten

SLA-Vorgaben, Ansprechpartner und Service-Level sind direkt im System hinterlegt.

Kostenstellen- und Budgetmanagement Vertragswerte, Kosten und Budgetplanungen sind revisionssicher dokumentiert und jederzeit auswertbar.

Warum braucht es eine revisionssichere Vertragsübersicht mit vollständigem Kontext?

Viele Unternehmen verwalten Verträge unstrukturiert — in Excel, SharePoint, Postfächern oder als lose PDF-Sammlung. Fristen werden übersehen, Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig und Kosten lassen sich nur mit Aufwand nachvollziehen. Das führt zu unnötigen Verlängerungen, Budgetrisiken und fehlender Auditfähigkeit.
i-doit löst dieses Problem durch eine zentrale, logisch verknüpfte und revisionssichere Vertragsbasis. Verträge sind nicht isolierte Dokumente, sondern stehen im Kontext von Standorten, Assets, Services, Dienstleistern und Kostenstellen — inklusive nachvollziehbarer Historie.

Vorteile:

Zentrale Übersicht statt verteilter Ablagen und Excel-Listen
Vollständiger Kontext durch Verknüpfungen (Assets, Standorte, Dienstleister, Kostenstellen)
Revisionssicherheit durch nachvollziehbare Dokumentation und Historie
Schnellere Entscheidungen durch konsistente Datenbasis
Mehr Transparenz für Compliance- und Audit-Anforderungen

Wie verwalten Sie alle Vertragsarten transparent an einem Ort?

In der Praxis existieren viele Vertragstypen parallel: Wartung, Support, Leasing, Miete, Lizenzen oder Servicevereinbarungen. Werden diese getrennt abgelegt, gehen Übersicht und Vergleichbarkeit verloren — und Informationen verschwinden in Ordnerstrukturen oder E-Mail-Verläufen.
i-doit ermöglicht die zentrale Ablage und strukturierte Pflege sämtlicher Vertragsarten. Vertragsdaten sind klar kategorisiert, suchbar und einheitlich dokumentiert — damit jederzeit ersichtlich ist, welche Verträge aktiv sind, worauf sie sich beziehen und welche Bedingungen gelten.

Vorteile:

Einheitliche Struktur für alle Vertragstypen
Schnelle Suche statt Ordner- und Postfachrecherche
Bessere Vergleichbarkeit von Konditionen und Laufzeiten
Weniger Informationsverlust durch zentrale Ablage
Verlässliche Grundlage für Budgetierung und Compliance

Wie behalten Sie Laufzeiten, Fristen und Verlängerungen sicher im Blick?

Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen werden im Tagesgeschäft leicht übersehen. Das führt zu ungewollten Verlängerungen, verpassten Kündigungen oder ungeplanten Kostensteigerungen — oft erst sichtbar, wenn es zu spät ist.
i-doit überwacht Laufzeiten, Fristen und Verlängerungen automatisch und informiert rechtzeitig bei Handlungsbedarf. Benachrichtigungen können rollenbasiert an die richtigen Personen gehen (z. B. IT, Einkauf oder definierte Verantwortliche), sodass nichts „durchrutscht“.

Vorteille:

Keine verpassten Kündigungsfristen oder ungewollten Verlängerungen
Proaktives Handeln statt später Krisenreaktion
Rollenbasierte Benachrichtigungen für klare Zuständigkeiten
Bessere Planbarkeit von Verhandlungen und Entscheidungen
Reduzierte Kosten durch frühzeitige Steuerung

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Wie ordnen Sie Verträge eindeutig Assets, Geräten und Standorten zu?

Wenn Verträge nur als PDFs abgelegt sind, fehlt der Bezug zur Realität: Welches Gerät ist betroffen? Welcher Standort? Welche Kostenstelle? Und wer ist zuständig? Das erzeugt Rückfragen, Abstimmungsaufwand und Fehlentscheidungen im Betrieb.
i-doit verknüpft Verträge direkt mit den Objekten, für die sie gelten — etwa Geräte, Softwarelizenzen, Serverschränke, Räume, Gebäude oder komplette Standorte. So ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Vertrag wofür gilt und welche Abhängigkeiten bestehen.

Vorteille:

Klarer Objektbezug statt isolierter Dokumentablage
Weniger Rückfragen zwischen IT, Einkauf und Facility
Schnellere Bewertung von Auswirkungen bei Änderungen oder Ausfällen
Revisionssichere Nachweisführung durch eindeutige Zuordnung
Höhere Datenqualität durch konsistente Verknüpfungent

Wie sichern Sie Dienstleister, SLAs und Verantwortlichkeiten ohne Abstimmungschaos?

Im Störungsfall kostet es Zeit, den richtigen Dienstleister zu finden, Ansprechpartner zu klären oder SLA-Vorgaben zu prüfen — besonders, wenn Informationen verteilt oder veraltet sind. Unklare Eskalationswege verlängern Ausfallzeiten und erhöhen Risiken.
i-doit dokumentiert Dienstleister, Serviceprovider und Hersteller zusammen mit den zugehörigen Verträgen. SLA-Vorgaben, Reaktionszeiten und Eskalationswege werden direkt mit den betroffenen Objekten verknüpft, sodass im Ernstfall sofort klar ist, wer handeln muss.

Vorteille:

Klar definierte Zuständigkeiten statt Rückfrageketten
Transparente SLAs inkl. Reaktionszeiten und Eskalationen
Schnellere Störungsbearbeitung durch direkten Objektbezug
Einheitliche Dokumentation von Ansprechpartnern und Kontaktdaten
Auditfähige Nachweise für Compliance und Serviceerfüllung

Wie machen Sie Budget, Kostenstellen und Controlling wirklich steuerbar?

Ohne saubere Kostenzuordnung bleibt Vertragscontrolling oft bei Schätzungen oder Excel-Auswertungen stehen. Dadurch werden Einsparpotenziale übersehen, Budgets falsch geplant und Entscheidungen basieren auf unvollständigen Zahlen.
i-doit ermöglicht die systematische Verwaltung und Auswertung von Vertragskosten, Budgets und Kostenstellen. Kosten lassen sich pro Vertrag, Objekt oder Standort transparent darstellen und über Zeit vergleichen — revisionssicher dokumentiert und für Controlling und Management sofort nutzbar.

Vorteille: